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人事・労務業務のペーパーレス化を実現する各種機能と使いやすさを評価

テイシン警備株式会社

■ 業務課題と「SmartHR」導入理由
テイシン警備株式会社は、在籍する約3,000名の従業員の大半が事業所に立ち寄らず直行直帰する外勤従業員のため、人事・労務業務にまつわる紙の配付・回収に課題を抱えていました。なかでも、入退社に伴う書類手続きや月に2回発生する給与明細の配付・保管業務の負荷が非常に高く、ペーパーレス化を通じた業務効率の向上が急務でした。

「SmartHR」には人事・労務業務を効率化する多くの機能があり、複数業務のペーパーレス化を一つのサービスで実現します。課題となっていた給与明細の配付や入社手続きのほか、年末調整に関連する印刷・郵送・回収といった業務を「SmartHR」上で完結できるため、担当者の業務負荷の軽減やミス防止につながります。さらに、同社が利用している基幹システムとの連携実績や、ITツールに不慣れな従業員を抱える企業の活用(※1)にもつながっているUIのわかりやすさ、従業員認知度の高さから、従業員向けのフロントシステムとしての運用が期待できる点が評価されました。

また、業務効率化に加えて、従業員の意識変革につながる役割も期待されています。給与明細の確認や年末調整時の利用のほか、資格など行政手続きに使用しない従業員情報の提出や社内での各種申請ができる「申請・承認機能」の利用を通じ、従業員が自身の端末で手続きをすることへの抵抗感を減らし、ペーパーレス化の推進を後押しします。検討開始当初は、運用のネックと考えられていた従業員のスマートフォン所持率も、同社内でのアンケートを通じて実態より低く見積もっていたことが分かり、導入に向けた安心材料となりました。

※1:「ITツールに不慣れな方でもSmartHRをご利用いただけるアイデア」(https://smarthr.jp/resources/ebook_94

■ 「SmartHR」に期待すること

経理・人事部門の業務改善の推進と、多くの他社システムとの連携実績を拝見し、導入決定を致しました。弊社の管理部門の業務において、複数の業務改善が見込まれることが理解しやすかったことも大きな要因です。

今後、サービスを使用していく中で様々な希望・要望が出てくると思いますが、柔軟な対話と対応をしていただきたいと思っております。サービス自体、非常に良いものと感じていますので、更なるサービス拡充に期待します。

テイシン警備株式会社
総務部 次長 大島 正一郎 様