兵庫県西宮市に本社を構え、ペットフード・ペット用品の卸売事業を展開されているエコートレーディング株式会社。2020年に創業50周年を迎え、「人とペットが共生する」豊かな社会の実現を目指し、事業を拡大されています。

約400名のアルバイトの方の入退社手続きを紙で実施していたため、業務が煩雑化。20を超える拠点がある中でのやりとりは従業員にも作業負荷がかかっていました。

そのような課題解決のため、SmartHRを導入し、どのように効率化を進めたのか。人事総務部のご担当者さまにお話を伺いました。特に、拠点を多く展開されている企業様におすすめです。

一番の課題は、雇用契約手続きが煩雑化していることでした。約400名のパート社員の入社書類の回収を紙で行っていましたので、時間がかかっていました。また、記入間違いも多く、都度電話やメールで拠点担当者に確認することで、双方にとって作業の負荷が高くなっていました。

年末調整は約800名分の書類を人事課数名で対応しており、その時期の残業時間はかなり増加していましたね。

人事労務に関して欲しい機能がそろっているのは、SmartHRでした。お話ししたような課題が解決できるだけでなく、電子申請ができること、給与・賞与の明細の電子化、マイナンバーの管理など、これまでの業務が1つのシステムに集約できることが決め手でした。

既存のシステムに追加で導入するより、既存のシステムをSmartHRに集約する方がコスト面を抑えられるという提案を行うことで、経営陣に納得していただけました。

入社手続きの業務効率化が進みました。全国に支店や物流センターがあるため、これまでは早くても本社に書類が届くのは約1週間後でした。SmartHRを導入してからは当日にすべて完了できるようになっています。差し戻しや修正なども、従業員の次の出勤日まで待つ必要がなくその場で依頼できています。

また、導入をきっかけに、これまでの入社手続きに関するワークフローを大幅に見直すことができました。現在も、これまで当たり前に行ってきた業務を「これは本当に必要なのか？」と随時見直しながら、さらに効率化できるのではないかと模索しています。

アルバイトの方は年配の方が多く、うまくいかないのではないかと懸念していましたが、特に問題は起きませんでした。今まで利用していた給与明細電子化サービスでは、従業員へのメール通知機能がなく、「いつから閲覧できるのか」という問い合わせがありましたが、SmartHRにはメール通知機能がありますので、そのような問い合わせがなくなりました。

パスワードを忘れた場合も、これまでは人事課で対応していたんです。SmartHRではパスワードを忘れたら自分で再設定ができるので、給与明細のやりとりがスムーズになったのではないでしょうか。

SmartHRの導入をきっかけに、課員全体が業務の効率化を意識するようになったと思います。今後は入社手続きに関するワークフローだけでなく、人事業務全体のワークフローの見直しにも取り組んでいきたいと考えています。

各拠点の従業員から提出された内容で確認事項があった際、同じ画面の情報を見ながら説明ができる点です。これまでは紙媒体でのやりとりで、どのように記入されているかを説明する時間も多拠点になると膨大な時間になっていましたので、非常に助かりました。

法改正にも常に迅速に対応していただいているため、膨大な従業員数の管理も問題なくできています。