2013年2月に創業し、同年7月にサービスを開始したフリマアプリ「メルカリ」。

まだ開始3年弱と新しいサービスですが、ダウンロード数は日米合計3,200万（2016年4月）、月間の流通額は国内で100億円を超えるほどの急成長を遂げています。

サービスの拡大に合わせ、メルカリを運営する株式会社メルカリの社員も大幅に増えており、なんと3ヶ月で70人増え、200人から270人へとこちらも急成長しているそう（2016年4月現在）。

しかし、労務担当者はなんと1名のみで運用しているとのこと。そんな慌ただしい現場にSmartHRを導入することで、何が変わったのかをコーポーレートプランニング部にお話を伺いました。

やはり従業員の入社・退社の際の手続きですね。劇的に楽になりました。新入社員が入社する際、今までは新入社員に個人情報をエクセルに記入してもらい、社労士さんにそのデータを添付したメールを送り、社労士さんに各種用紙に記入したものを郵送してもらい、それに押印してまた社労士さんに送り直し……という方法で申請をおこなっていましたが本当に大変でした。

そうなんです。煩雑なだけでなく、健康保険証が従業員の手元に届くまでのタイムラグも問題でした。SmartHRを導入してみたら、従来扶養者がいない従業員では2-3日、扶養者がいる従業員では7日もあったタイムラグがなくなったので、かなり効率的になりました。特にお子さんがいる従業員にとっては「子どもが急病なのに、保険証が手元にない」というリスクが減るので、大きな変化だと思います。

Googleフォームで情報を記入してもらったり、エクセルやスプレッドシートで管理していました。しかし、基礎年金番号や雇用保険番号の桁数が足りないとか、住所に全角と半角が混在するなどの問題も少なからずありました。何かしら入力ミスする人は、5人に1人くらいはいたかもしれません……。

かなりありましたね。SmartHRで入力をしていると、記入すべき欄が埋まっていなかったり、基礎年金番号の桁数が間違っていればすぐにアラートを出してくれるので、正しい情報が揃います。導入前までは従業員が入力ミスに気づかずに提出してしまうことがありましたが、今では正しい情報が集まるので、あとは所属などの情報を私の方で取り込むだけでデータべースが出来てしまうのは素晴らしいです！

また、最近ではマイナンバーを収集する必要がありましたが、新たな収集ツールを使うことなく、SmartHRの機能で簡単に収集して一元管理できるのも便利でした。頻繁に変わる保険や法律などの制度や、書類フォーマットにもしっかり対応していて素晴らしいです。

さらに、メルカリでは顧問社労士事務所にもSmartHRのアカウントを渡し、メルカリと社労士事務所で同じデータが見えるようにしています。これがかなり便利です。

これまではDropboxでやり取りをしていたので、反映までタイムラグがあったり、社労士事務所が作業中のエクセルを重複して更新してしまったりと管理が煩雑でしたが、今は共通のSmartHRのページにアクセスするだけでズレのないデータベースが閲覧できるので、作業がかなり効率化されました。

もともと、クラウドサービスにはあまり期待していなかったんです。クラウドのサービスって、パッケージソフトと比較すると融通が効かないことも多くて……問い合わせても「クラウドなので個別の対応はできません」と言われた経験もあり、今まで率先して選んではきませんでした。

しかしSmartHRの存在を知り、社保の手続きや個人情報収集（人事データベース）に特化するクラウドサービスがある事にまず驚きがありました。さらに、複写の印刷まで追加料金なしで対応されていると聞いて、これは正直想定外でした。ウェブ申請にいたっては想定以上の機能だと思います。

ですので、苦手意識が強かったクラウドサービスですが、一度お話を伺いたいと思いました。

実際にお会いしてみると、ユーザー側の意見を親身に聞いていただけるということに驚きました。何を言っても、最初から「無理ですね」とか「出来ません」とはおっしゃらないんですね。それでクラウドサービスへのイメージが一新されました。

これも「びっくりした」という感想です。社保というお堅い領域ですが、まずデザインが分かりやすい。そして何よりも便利。実際に従業員から「情報の登録が簡単で、ゲームのような感覚で終わっていく！ これなら説明はいらない」と言われたんです。私自身も入力してみてそう感じました。想像を超えてきましたね。

そして柔軟な対応をしてくださるんです。要望によっては改修のスピードもすごく早い！ 最近では従業員の住所を「海外の住所フォーマット」でも可能にして欲しいとお伝えしたら、数日後には実装されていてびっくりしました。メルカリはアメリカにも拠点があり、アメリカ在住の従業員もいるのですごく助かりました。

また、給与明細に賞与明細を追加していただいたこともあったのですが、こちらはまさかの数時間でご対応をいただけました。もちろん、全てが素早く対応をいただけるわけでないですが、サポートの方がこちらの温度感をくみとってくれるんですね。

本当に速いですよね。便利なので一時期5分に1回は質問していましたが、だんだん申し訳なくなって質問や要望をエクセルでまとめて送ったこともありましたね（笑）。

なんでも丁寧に答えてくれますし、実際に反映していただけるので、小さなことでも言いたくなるんです。

他にも便利機能をあげると、従業員データのインポートやエクスポートはCSVのみが対応しているツールが多いのですが、CSVをインポートすると社員IDの“0落ち”が発生するため、毎回エクセルとCSVの変換ツールを使用してから作業していました。

そんな雑談をSmartHRさんとしていたら、後日エクセルデータのままインポートやエクスポートができる機能がついていて驚きました。まさか変換ツール自体が不要になるとは思ってもみませんでした。この作業に気をつかわずに済むのはかなりありがたいです。

確かに、エンジニアさん達とお会いする機会があったのですが、みなさん気合が違いますね。「やらされている感」が一切ないと感じました。

意外なところで助かったこともあります。通常、社内向けに各種ツールのマニュアルを作成しているのですが、SmartHRの場合はデザインも分かりやすく、見れば誰でも操作方法や入力内容が分かるので、マニュアルを作る手間がほぼ不要で済みました。

例えば、月額の交通費や日額の交通費の登録や計算、現況表などの入社前に最低限の情報入力を行える機能、住民税額の管理などいくつかありますが、これらは不満というより期待です。伝えれば、きっと早期に実装していただけるのではないかという……。

※従業員項目をカスタマイズすることにより、可能になりました。（2020年12月現在）

私たちにとっては10点中9.8点です！

本心なので安心してください（笑）。