アクトダイニング株式会社は、焼肉店「焼肉キングコング」やスペインバル「BARDEBIS（バルデビス）」など、様々な業態の飲食店を経営する企業です。

2007年に移動販売専門店の「沖縄屋あしびうなぁ」を開業し、2009年アクトダイニング株式会社を設立。以来、事業拡大を続け、2017年12月には同社初の海外進出となる「YAKINIKU KING
KONG」をフィリピンにてオープン予定で、現在は同店を含む6店舗4業態を展開中です。

事業拡大の過程で、企業規模は正社員17名を含む約80名の組織へと成長し、それとともに入退社手続きをはじめとした、人事労務面の課題も次第に増えていったそうです。

特に、人事労務を担当する人材リソースの確保にも課題のあった同社は、SmartHR導入によって劇的な変化があったと言います。

導入に至るまでの背景と、活用してからの変化を、アクトダイニング取締役の井筒将太さんにお伺いしました。

井筒さん：かつては、現場を担いつつ労務を兼任していた社員と私とで労務を担当していましたが、当時は紙と手書きというアナログな管理方法が中心だったため、入退社手続きも煩雑でしたし、また役所へ出向くなどの工数も大きな課題でした。ちょうど「働き方改革」が叫ばれ始めた中で、私たちとしても積極的に取り組む必要性を感じていました。

井筒さん：そうですね。直接的に売上を立てるのは、やはり現場となる飲食店ですし、逆に売上に直結しないバックオフィス業務が膨れてしまうと、企業成長のボトルネックになりかねず、歯がゆさを感じていました。

井筒さん：はい。なので組織改革に着手する上で、まず業務を棚卸しして、必ずしも自社のリソースでやる必要のない領域の業務について、ツールやアウトソーシングの活用を推進しました。その中で、人事労務面の効率化にあたって、SmartHRの導入を決定しました。

井筒さん：一番の理由はチャットサポートです。知りたいことを丁寧かつ的確に回答していただけますし、数分で返事がくるので、まるで隣の席から支えてくれているかのような感覚です。メインで使っている担当者も非常に気に入っていますね。

井筒さん：税理士さんもSmartHRを気に入っていて、協力的にサポートしてくれました。「SmartHRさんのアカウントを用意してもらえれば、賃金台帳や給与明細の取り込み、全部こっちでやりますよ」と。

井筒さん：まず新入社員の情報収集時のミスが激減しました。これまで、入社時手続きにあたって、入社予定の社員やアルバイトにこちらから質問して答えてもらったものをExcelに転記し、不足部分あればまた質問して……といった流れで記入していたのですが、やはり内容に誤りが生じて何度も手間がかかっていました。

しかし、今は本人に、招待メールを送って自身で名前や住所、基礎年金番号など必要な情報をすべて入力してもらえるのでミスがなく助かります。そして、役所に出向くことなく電子申請できるので、この工数を大幅に削減できたことも非常に嬉しいです。

井筒さん：はい、SmartHRの副島さんが公開されていた動画を見たらあっという間に取得できました！

井筒さん：これまで労務を兼任していた社員の人事労務に係る工数が、1日あたり4時間、週4日業務だったのですが、この時間が丸々浮きました。月に換算すると80時間ですね。

井筒さん：以前は労務兼任の社員にすべて任せていたため属人化していたのですが、後任のパートスタッフに業務を引き継ぐことができ、労務を兼任していた社員を本業である飲食店に専念してもらことに成功しました。

井筒さん：はい。今までは、労務兼任社員が、お店の営業時間前に事務所に来て労務まわりの作業していたんですよ。例えば私から「誰々さんが入社したから、手続きお願いね」とお願いしていて、「えー、また役所ですか？」みたいな……（笑）。

その労務兼任社員は飲食の専任となり、現在は労務に係る実務のほとんどを後任のパートスタッフでまかなえています。

私自身は労務周りの進捗管理が主で、経営マネジメントに時間を割けるようになりました。進捗状況をSmartHRのToDoリスト機能で見える化できるようになったのも嬉しいですね。

井筒さん：自分たちの活動を通して、三方良しで人々が幸せになればいいなと思っていて、その起点は何より従業員なので、企業理念として「従業員の幸福を追求し、全ての人を笑顔にする」と掲げています。そのため、人と人とが接するオペレーションにできるだけリソースを注力したいと考えています。

井筒さん：そうですね。「人」こそが飲食店として差別化を図り、強みにしていく部分だと思っています。なので、労務に限らず、人と機械とで付加価値が変わらない仕事は、極力ITツールによって業務を効率化し、人が担う付加価値の大きい仕事について、従業員に注力してもらおうという方針です。

井筒さん：まさにこのような取り組みを経て、雑誌『飲食店経営』（2017年8月号）で、SmartHRさんの活用事例について取材を受け掲載されました。飲食店での先進的な取り組みということで、メディア等でピックアップされることや、同業の方からも「どうやって労務を回しているの？」と聞かれることなども増えました。

井筒さん：そうだと思います。しかも、単なる人事労務面での課題に終始せず、経営課題に直結することが多いんです。特に事業拡大し店舗が増えていく中で、3〜5店舗になったあたりで、大きな壁があるようなんです。

何故かと言うと、店舗の増加とともに本部機能が必要になり、本部に求められる役割や工数が増えていきます。「では、その仕事を誰が担うのか？」となったときに、本部担当者を専任で雇うのは厳しいんですよね。これが3〜5店舗くらいの規模になった時に発生する課題です。

井筒さん：中でも飲食業は、人材が流動的な業界であるだけに人事労務の管理に負担がかかりやすい。でもそれをサポートしてくれるツールが続々登場しており、SmartHRさんもまさにそのひとつですよね。非常に心強い存在ですし、使わない手はないと思います。

井筒さん：なので、事業拡大を考えつつも、本部機能の中でも人事労務面で課題を抱えやすい3〜5店舗の飲食業の方々には、SmartHRを是非オススメしたいです！