株式会社SmartHR（本社：東京都港区、代表取締役：宮田 昇始）が運営するクラウド人事労務ソフト「SmartHR（スマートエイチアール）」は、従来の「雇用契約機能」をリニューアルし、人事労務担当者が従業員に送る “あらゆる人事文書（※1）” の配付に対応した「文書配付機能」の提供を2020年9月末より開始いたします。
本機能は、合意の要/不要といった文書の種類に関わらず、人事労務担当者から従業員へ個別の文書送付が可能となるものです。印刷・郵送・回収・保管の手間を削減し利便性を高めると共に、2020年中に文書のテンプレートの登録および機能全体の入力画面と表示画面のリニューアルを予定しております。

※1　人事文書：「雇用契約書」「秘密保持誓約書」といった合意（同意）を必要とする文書および、「在籍証明書」「給与改定通知」などの合意不要な文書を想定しています。

■ 多拠点やテレワークでの文書配付もスムーズに実現する「文書配付機能」
SmartHRはWeb上で雇用契約が交わせる「雇用契約機能」を2018年8月に公開。ワンクリックで契約書を従業員に送付でき、紙の契約書の作成・配付・回収作業を不要にする機能として、人事労務の業務効率化に寄与してまいりました。この度、雇用契約機能をリニューアルし、配付可能な文書の対象を合意の要/不要に関わらない “あらゆる人事文書” に拡大。これにより、雇用契約書に限らず様々な文書をSmartHR上でやり取りでき、人事労務担当者の文書配付と回収の手間をさらに削減いたします。

＜活用場面の一例＞
多拠点展開しており、「給与改定通知」を全社員に配付する際に印刷の手間と郵送コストが発生している場合
→ 従業員ごとの給与額のデータ（※2）をアップロードしSmartHRに登録することで、個別の文書配付が可能。印刷・郵送はもちろん、従業員の出社タイミングに合わせた配付の手間も不要です。
受け取った文書はSmartHR上に個人ごとに蓄積されるため、従業員側も文書の紛失リスクなく手軽に内容を確認できます。

「在籍証明書」の配付と通知を行い、従業員が受け取ったか否かを確認したい場合
→ 合意が必要な文書を送ると「署名」と「合意」ボタンが表示され、合意不要な文書を送った際には「確認」ボタンが表示されます。管理者は個人ごとに「文書を開封したかかどうか」と「確認ボタンを押したかどうか」を一覧で把握できます。

※2　アップロードするデータ：Excel・CSV（Comma Separated Values）といったデータ形式でアップロードすることで、SmartHRに登録していない情報に関する文書も配付可能です。

■ 開発背景
SmartHRをご利用いただく中で「テレワークだと、オフィスに勤務している時よりも紙の文書配付に多くのコストと手間が発生している」「合意を必要としない文書を全国の拠点に手軽に配付したい」といった声をいただき、これらの課題を解決するため機能のリニューアルを決定いたしました。

■ 今後の展開（機能提供スケジュール）

• 2020年 9月末：現行の機能（雇用契約機能）に合意不要な文書が送付可能となる機能を実装
• 2020年 11月頃：PDF（Portable Document Format）ファイルの文書テンプレートとしての登録・配付が可能に
• 2020年 12月頃：文書配付機能に則した使用感を目指し、文書配付機能全体の入力画面・表示画面をリニューアル

■ クラウド人事労務ソフト「SmartHR」について
SmartHRは、2年連続シェアNo.1(※3)のクラウド人事労務ソフトです。雇用契約や入社手続き、年末調整などの多様な労務手続きのペーパーレス化を実現します。組織や従業員の情報を集計・可視化できる「ラクラク分析レポート機能」は戦略人事にも活用可能。さらに、勤怠管理や給与計算システムなど、様々なサービスとの連携も充実。SmartHRは煩雑で時間のかかる労務手続き・労務管理から経営者や人事担当者を解放し、企業の生産性向上を後押しします。
※3 『HRTechクラウド市場の実態と展望 2019年度 労務管理クラウド部門』ミック経済研究所調べ

■ 会社概要

• 社名：株式会社SmartHR
• 代表取締役：宮田 昇始
• 事業内容：クラウド人事労務ソフト「SmartHR」の企画・開発・運営・販売
• 設立：2013年1月23日
• 資本金：4億9000万円
• 本社：東京都港区六本木3-2-1 住友不動産六本木グランドタワー39F
• 企業URL：https://smarthr.co.jp/

※記載情報は、発表日現在のものです。情報は予告なしに変更されることがありますので、 あらかじめご了承ください。