正直不満はなかった。それでもSmartHRが給与計算をリプレイスした理由

給与計算システムのリプレイスは、人事・労務担当者にとって大きな決断です。使い慣れたシステムに大きな不満がなければ、あえてリスクをとる理由は見えにくい。今のままでも運用できているし、リプレイスに失敗したら給与の支払いが止まってしまう。そう考えて検討が止まっている方は少なくないはずです。

実は、SmartHRの給与計算担当者も、かつては同じ気持ちでした。SmartHRは長年、他社の給与計算システムを使っており、2026年1月にSmartHRの給与計算機能へ完全リプレイスしています。そのリプレイスを実務の中心で担ったのが、給与計算担当の真田です。

真田自身、「正直、以前のシステムに不満はなかった」と振り返りますが、それでもSmartHRはリプレイスに踏み切りました。結果として、従業員数が増えるなかで給与計算業務の効率化を実現しています。本記事では、最大の壁になった「履歴データのクレンジング」の話など、リプレイスの実態を担当者の声とともにお届けします。

まず、リプレイス前の業務実態から見ていきましょう。

当時、SmartHR社の給与計算業務にかかる工数は、毎月5.5営業日。最初の2営業日で約1,500名分の勤怠を締め、残りの3.5営業日で給与計算とチェック作業。これを最大5名体制で進めていました。

大変さの根底にあったのは、労務手続き・従業員データの管理はSmartHRや表計算ソフト、給与計算は別のシステムと、データが分散していたことでした。基本給や手当、住所の変更といった毎月発生する変更データをSmartHRからCSVでダウンロードし、給与計算システムにアップロードする。この手作業が、給与計算の週には何度も発生していました。

さらに、チェック作業期間中にも「この変更だけ急ぎで反映してほしい」といった依頼が都度発生し、そのたびにCSVを作り直してアップロード。計算結果は表計算ソフトに出力し、関数と目視で突合。連携やチェック作業は集中して行う必要があるため、連絡の少ない夕方以降にまとめて対応するのが常で、給与計算に取り掛かる週は多くのメンバーが遅くまで残っていました。

繰り返しになりますが、真田は「以前のシステム自体は、CSV連携以外は完成度が高く、不満はなかった」と振り返ります。つまり課題はシステム単体の良しあしではなく、従業員データと給与計算が別システムに分かれている構造そのものにあったのです。

この構造を解消することは、給与計算期間中の担当者の負担軽減や手作業によるミスへの不安を払拭し、給与計算を正確かつ持続可能に運用できる体制構築につながります。SmartHRがリプレイスに踏み切ったのは、将来にわたって給与計算を支える仕組みに変えるためでした。

では、将来にわたって給与計算を支える仕組みへ移行するうえで、何が一番大変だったのでしょうか。真田の答えは明確でした。

SmartHR社では、もともと社会保険・労働保険の手続きの効率化を主目的にSmartHRを活用してきた経緯から、履歴データを手続きの「作業日ベース」で登録する運用を続けていました。たとえば、8月1日付で手当額を変更する従業員がいたとして、7月中に変更を登録した場合、作業日ベースでは7月開始の履歴として記録されます。

この「作業日ベース」の登録は、手続き業務ではまったく問題ありませんが、SmartHR社の給与計算では前月末時点の従業員データを参照するため、変更後の手当額が本来より1か月早く、8月支払いの給与に反映されてしまいます（SmartHR社は当月分翌月払いのため、8月1日付の変更は本来9月支払い分から反映されるべき）。そのため、登録作業が7月中であっても、履歴の開始日は作業日ではなく、実際の発生日である8月1日とする必要があるのです。

そこで労務チームでは、「履歴は発生日ベースで登録する」運用を人事内に共有し、リプレイス後は作業日ベースの登録はなくなりました。さらに、今回のリプレイスを今後のデータ活用に向けて従業員データを整える機会と捉え、給与計算に関係する必須項目以外の履歴の開始日・終了日・内容もあらためて確認し「発生日ベース」に整えました※。

※SmartHRの給与計算機能の導入にあたり必要な修正範囲は、SmartHRの給与計算機能が参照する項目のみです。それ以外の過去の履歴データの修正は、給与計算の稼働にあたって必須ではありません。

リプレイスを機に履歴を修正する作業は大変でしたが、そこには価値があったと言います。

SmartHRの給与計算機能は2025年6月にリリースされました。SmartHR社内ではリリース前から、プロダクト開発と並行してリプレイス準備を進めています。その経験から得られた、進め方のポイントは、大きく2つあります。

• MUST：正しく給与計算できること（例：年末調整機能）
• WANT：担当者の負荷が下がること（例：月中退職者の日割り自動計算）
  • WANT機能が足りない場合は、運用や仕組みの変更でカバーすると割り切る

• 旧システムと新システムの両方で給与計算を回し、計算結果が全項目一致することを確認しながら移行する

SmartHR社でのリプレイスで特筆すべきは、これだけの大がかりな移行を経ても、従業員側の体験はほぼ何も変わらなかったことです。給与明細はいつもどおりの日に届く。リプレイスの舞台裏にある大変さを従業員に感じさせないまま、裏側の仕組みだけが入れ替わっていました。

リプレイスの成果は、数字にはっきり表れています。

• 給与計算の担当者：最大5名 → 4名
• 給与計算期間：5.5営業日 → 5営業日
  • ※SmartHR社の従業員数は増加

最大の要因は、労務手続き・従業員データ・給与計算がSmartHRにひとつながりになったことです。入退社・異動・給与改定などの手続きで更新された最新の従業員データが、ボタン1つでそのまま給与計算に反映されます。リプレイス前に毎月何度も発生していたCSVの作成・加工・アップロードは、作業そのものが消えました。手作業がなくなれば、手作業に起因するミスの余地もなくなります。

リプレイス後の成果として、もうひとつ真田が挙げるのがシステムの操作性です。

具体的な場面を3つ挙げてもらいました。

従来は、手当などの金額が間違っていることはわかっても、どの区分の組み合わせでその数字になったのかが見えず、原因箇所の特定に時間がかかっていた。SmartHRでは計算過程が表示され、原因をその場で特定できる

従来は一覧画面や表計算ソフトで誤りを見つけたら、該当従業員の画面へ移動。さらに該当項目の画面へ移動して修正する必要があったが、SmartHRでは一覧のセルをクリックしてその場で修正できる

従来のシステムは再計算すると手動修正した値が消えるため、表計算ソフトでイレギュラーメモを管理し、再計算のたびに入れ直していた。SmartHRは修正したセルに修正履歴のマークが残り、値も保持される

1つ目の機能は、真田が「これができたら、限りなく理想に近い給与計算システムになる」とかねて要望したもの。開発チームへのフィードバックを経て実装されたユーザー目線のアップデートです。

リプレイスの大変さも知ったうえで「もし他社の労務責任者だったら、それでも導入するか？」という忖度なしの質問をぶつけました。

決め手は、最大の課題だった手作業のデータ連携が解消されることに加え、開発への信頼だと言います。「アップデートして出てくるものが、ユーザー目線で、業務を点ではなく面で捉えられている」。労務チームからも「リプレイスしてよかった」という声が上がっています。

最後に、リプレイスを迷っている人事・労務担当者へのメッセージを聞きました。

「正直不満はなかった」システムからのリプレイスは、たしかに簡単ではありません。最大の壁である履歴データのクレンジングは地道な作業ですし、並行稼働にも一定の期間が必要です。それでも、壁の正体と乗り越え方がわかっていれば、リプレイスは計画できます。

そしてこのリプレイスは、目の前の工数削減にとどまらず、正しい従業員データを蓄積していくための基盤づくりでもあります。「不満のないシステム」からの一歩には、その先の価値まで含めて検討する意味があります。

※掲載内容は取材当時のものです。

執筆／撮影：株式会社ビズリフレ