人事データを収集・蓄積・活用！アプリを使った仕組みづくり

事業成長を叶えるには、今いる従業員を最大限に活かす「タレントマネジメント」が重要です。
本稿では、個人の業務PCを持たない従業員とのやりとりを最適化するスマートフォン向けアプリを活用し、SmartHRでタレントマネジメントを一歩進めるヒントをご紹介します。

昨今、1人あたりの生産性向上がますます重要視され、従業員の力を最大化できるタレントマネジメントの重要性が高まっています。

タレントマネジメントの実践には、今いる従業員の人事データを活用した、持続的な事業成長のための人材育成や、離職防止、適切な人員配置などの取り組みが効果的です。一方で、「タレントマネジメントに注力したい」といえど、思うように実現できない場合もあります。

蓄積した情報を効率的に活用するタレントマネジメントのサービスは、世の中に多く用意されています。しかし、あくまでそれらのサービスは手段であり、その手段を充分に利用するためのもととなるデータがないという課題に直面することが多いようです。

タレントマネジメントというと「人事データの活用」にフォーカスしがちです。一方、SmartHRが実施した調査では、実は前工程となるデータの｢蓄積｣に課題を抱えている場合が多いことがわかりました。

前述の通り、タレントマネジメントを実行するには、組織・従業員に適切な施策を立案するための判断材料が必要です。

しかし、従業員にサーベイを実施しても、従業員が回答を忘れてしまう、個人の業務PCを保有していない従業員からの回答手段が限られるなど、そもそも判断材料が集まらない場合もあります。そのためには「蓄積」だけでなく、さらに前段階であるデータの「収集」から整える必要があります。

人事データをもとにしたタレントマネジメントの実現には、正確かつ最新のデータが蓄積され、整理せずとも組織全体で使える状態が必要です。つまり、データの活用サイクルを促すためには、「収集」「蓄積」「活用」3段階の仕組みを整え、活用できる状態のデータづくりが必要といえます。

SmartHRの場合、労務手続きを通じて従業員の基本データが収集できるだけでなく、人事評価やスキル管理、従業員サーベイなどの人事施策に利用できる機能により人事データを「蓄積」できます。また、サーベイのクロス分析で人事課題を見つける、蓄積したデータを見ながら人員配置をシミュレーションするなどの「活用」もできます。

さらに、「収集」をサポートするスマートフォン向けアプリがあるからこそ、「収集」「蓄積」「活用」をSmartHRという1つのシステムで最適化できます。

SmartHRのスマートフォン向けアプリには、タレントマネジメント促進を助ける3つの特徴があります。

1. PCと並ぶ会社と従業員のコミュニケーションの媒体となるため、とくに個人の業務PCを持たない現場社員と会社のコミュニケーションを円滑にする
2. プッシュ通知により、従業員が対応すべき手続き依頼・タスクを見逃さない
3. 場所や時間にとらわれず情報提出できる

スマートフォン向けアプリとかけあわせて利用すれば、効率的に情報の収集ができ、データの収集・蓄積のお悩みが解决します。

では、実際にどのようなタレントマネジメント施策でアプリを利用できるのか、具体的なユースケースをご紹介します。

従業員向けのサーベイは、組織状態を定量的に把握できる、従業員個人のキャリア観やマネジメント課題を収集できるなど、従業員の価値観が多様化する昨今の組織づくりにおいて重要な取り組みになっています。

• 毎月新入社員にサーベイを実施
• 半年に1度エンゲージメントサーベイを実施
• 1年に1度キャリアサーベイを実施

など、さまざまなタイミングでサーベイを実施されている企業も多いのではないでしょうか。

従業員から組織づくりに重要な情報を集めることができるサーベイですが、「従業員の声（回答）が十分に集まらず、回答結果が組織づくりの判断材料として機能しない」という課題につまづく場合もあります。

回答率を高めるにはスマートフォン向けアプリと「従業員サーベイ」機能を組みあわせての利用が効果的です。

SmartHRの従業員サーベイ機能から発信されたアンケートは、アプリのプッシュ通知で従業員のもとに届きます。個人の業務PCを持たない従業員にも漏れなく通知が届くため、多くの従業員に回答の必要があるサーベイの存在をお知らせできます。また、未回答の従業員にはリマインドのプッシュ通知が送られるため、気づかなかった・忘れていたを防止できます。

実際に、スマートフォン向けアプリと従業員サーベイを利用いただいているA社では、アプリ利用前後で平均16%も回答率が改善されています。

人事評価は、従業員個人の適正な評価を行ない、モチベーションを高めます。また、評価結果をもとにしたキャリアプランや育成方針の検討、それらを踏まえた組織配置をする重要な情報となります。そのため、人事評価の情報は点在することなく、1つのデータ形式に集約されていることが重要です。

一方、いくつかの業種（製造業、建設業、小売業、医療業界など）においては個人の業務PCを持たないノンデスクワーカーがおり、PCで利用する人事評価システムの導入が効果的に働かない場合もあります。目標自体をシステムに入力する術がない、共用PCから目標の入力をしなければいけないためタイムリーな対応ができないといった課題が生まれます。その結果、入力期限に圧迫され、場当たり的な目標設定になってしまったり、システムで対応できないためにデータの収集形式にばらつきが出てしまうことも考えられます。

スマートフォン向けアプリを組み合わせることで、共用PCの利用が必要なくなり、オフィスにいなくても、いつでもどこからでも目標・評価の入力ができます。また、入力期限が迫った際もプッシュ通知によるリマインドができ、場当たり的な対応の防止にもつながります。

スマートフォン向けアプリと「人事評価」機能を組み合わせれば、設定した目標や評価が1つのシステムにデータとして格納されるため、従業員のキャリア形成や組織の成長を促す示唆を得られます。

スキルとは、「ある業務を遂行できる力」のことです。スキルを客観的な事実（保有資格、研修の受講歴、経歴など）で裏づけることで、より正確に従業員の能力を把握し、組織としての理想と現状のギャップを特定できます。また、可視化されたスキルを適正な人材配置や人材育成のために活用できれば、労働生産性の向上が期待できます。

スキルを管理・可視化するには、従業員から情報を提出してもらう必要があります。しかし、スキル情報の登録を忘れる、保有資格の証明書提出がもれる、共用PCで提出する必要があるため入力機会が限られる、といった課題があると、スキル収集に手間を取られるだけでなく、活用に必要なスキル情報が蓄まりません。

スキル収集の課題解決には、スマートフォン向けアプリと「スキル管理」機能の組み合わせが有効です。

スキル管理機能で担当者から従業員にスキル登録依頼を送れば、アプリにプッシュ通知が送信されます。自身のスマートフォンに通知がくるため、見落としを防止します。また、スマートフォンで提出操作ができるため、すべての従業員がいつでもどこでもスキル・資格情報を登録できます。資格提出にあたって証明書の添付が必要な場合も、スマートフォンのカメラ機能により撮影した証明書画像を登録フォームに添付でき、登録・提出の手間を減らせます。

集めたスキル情報は、SmartHR上で各部署・各従業員ごとに確認ができ、人材配置や人材育成の参考情報として活用できます。

ここまで、タレントマネジメントを実行するためには、活用の前に「データが収集できる」体制の整備が重要であること、その実現方法をお話ししてきました。

それではデータ｢活用｣にはどんな手法があるのでしょうか。代表的な活用例の1つが「人員配置」です。
HR総研の調査によると、多くの企業がタレントマネジメントの目的として「人材の適正配置」「戦略的な人材育成」を挙げています。

SmartHRはタレントマネジメントにおける収集だけにとどまらず、蓄積、活用まで伴走します。

SmartHRで収集した従業員のデータは「キャリア台帳」機能に蓄積されます。
キャリア台帳機能では、ここまでのステップで収集した基本情報、評価、スキル情報、サーベイで取得したエンゲージメントなど、タレントマネジメントに必要な従業員情報をまとめて確認できます。

また、「配置シミュレーション」機能では、従業員ごとに蓄積されたデータを見ながら、適正配置をシミュレーションできます。滞留年数、資格、評価、エンゲージメントなど、必要な情報を多角的に確認したうえで適切な従業員を配置する。その結果、従業員の育成や昇進などの検討、組織全体の成長につながるタレントマネジメントを実現できます。

本稿では、タレントマネジメントを｢収集｣｢蓄積｣｢活用｣の3ステップにわけて説明しました。タレントマネジメントの推進は「活用」が重視されがちですが、まずはデータの収集と蓄積ができる体制を整える必要があります。

「収集」を解決する方法としては、スマートフォン向けアプリの併用がおすすめです。メールアドレスを持っていない、個人の業務PCを所持していない従業員のシステム利用に不安があった場合でも、SmartHRをさらに便利にお使いいただけるようになっています。ぜひSmartHRやアプリの利用をご検討ください。

スマートフォン向けアプリは、SmartHRの有料プランご契約中の企業様であればどなたでも無料でご利用いただけます。

従業員の方々にアプリダウンロードを促進するためのコンテンツも用意しております。あわせてご利用ください。

以下の二次元コードからインストールできます。ぜひご利用ください。