IBトータルサービス株式会社は運送業を中心に倉庫業やシステム開発まで幅広い事業を展開し、日本の物流を支えています。複数拠点を構える同社では、乗務員の入退社の手続きの煩雑さや情報共有に課題を感じていました。

その課題解決のため、ペーパーレス化を目指してSmartHRを導入。導入前後の変化について、代表取締役社長 石橋さんと鈴木さんにお話を伺いました。

石橋さん：今はペーパーレス化やシステム導入に注力しています。従業員の働きやすさや、若手の採用を見据えて業務効率化を進めていく必要があると考えています。

運送業界はIT化が遅れているのが現状です。ITを苦手とする世代の方も多く、新しい取り組みに対して少なからず拒否反応がありました。ただ、実際にシステムを導入すると、意外とすんなり進められたこともあり、弊社は積極的にIT化を進めているところです。結果的に、運送業界全体の発展にもつながるといいなと思っていますね。

鈴木さん：従業員の入社手続きや雇用契約書のやりとりが大変でした。たとえば中型免許を持っている人には書類Aを、大型免許を持っている人には書類Bを、というように、乗務員（トラックなどの車内で職務を遂行する方）が扱う車種などによって雇用契約の内容が異なるため、10種類ほどの書類を組み合わせて締結する必要がありました。

その書類を各営業所で印刷してもらい、従業員が記入・捺印後に回収。各担当が確認するという流れのため、手間も多く、書類の不備がなくならないことが課題でした。紙ベースでのやりとりは個人情報の漏洩リスクもあり、大変時間がかかっていました。

石橋さん：SmartHRを知ったきっかけは取引先からの紹介でした。もともと直近で別の領域のシステム導入をしていて、ほかの領域でも何か効率化できないかと考えていたところでした。

さきほどもお話ししたように、とくに労務の部分では入退社の書類のやりとりでどうしてもヒューマンエラーが発生しやすい状況だったため、ペーパーレス化によりミスを減らして業務の効率化をはかることが急務でした。

SmartHRの提案を受け、資料を見たら非常によかったので、「もっと早く言ってよ！」と思いましたね（笑）。今困っていることをすべて解決できそうと感じ、すぐに導入を決めました。

鈴木さん：そうですね。SmartHRなら入社手続きをする際に従業員が直接入力してくれるので転記ミスがなくなりますし、効率化が図れる点が一番大きかったです。

鈴木さん：入社手続きの完結までのスピードが上がりました。各拠点の営業所を通さず直接従業員とやりとりできるため、営業所側の負担もなくなり、業務効率化が進みました。

具体的には、社会保険加入依頼から保険証の受け渡しについて、これまでは加入手続きで約3週間かかっていたところが5日程度で完了できるようになりました。また、不備があった場合も、従業員に直接訂正依頼ができることで、郵送の待ち時間や、やりとりの手間も減りました。電子申請を取り入れたことで保険証もすぐ届くようになり、助かっています。

年末調整についても、従業員から「これまで用紙への記入は難しい言葉が多くわかりづらかったが、SmartHRではアンケートに答える感覚でスムーズに最後まで完了できた」という声をいただいています。わかりやすくなったおかげで記入ミスも減り、労務側で訂正をする手間もなくなりました。

石橋さん：大半の方が自動車通勤をしているのですが、車両の管理や保険加入状況なども、紙ベースの申請からSmartHRでの管理に変更できました。また、入退社の手続きや各種申請のペーパーレス化が実現できたことで、単純な転記ミスや書類受け渡し時の個人情報の漏洩リスクがなくなるなど、ヒューマンエラーが減りましたね。

紙に書く、紙をまとめる、という作業そのものは仕事ではなく、正確な情報をきちんと管理することが仕事だと思っています。作業そのものをなるべくSmartHRを活用して効率化し、「正しく管理できているか」に気を配れるようになったのはよい変化です。

鈴木さん：お知らせ機能を利用し、乗務員に直接連絡事項を共有できるようになったのも大きな変化です。これまで乗務員が連絡事項を確認する場合は、各拠点にある共通のPCからしか閲覧できませんでした。

SmartHRなら個人のスマートフォンなどから一人ひとりが自分のタイミングで確認できるため、今まで情報共有に少なからず時間がかかっていましたが、周知・伝達するまでのタイムロスが少なくなりました。今後もっと活用していきたいと思っています。

石橋さん：お知らせ機能、いいですよね。運送業界では労災に関わる注意喚起や教育が必要ですが、それらをタイムリーに伝えるツールとしても活用できると思っています。運送業の皆さんは24時間365日稼働し、出勤時間がバラバラです。直接何か伝えたいと思ってもこのような環境ですので、全社に情報共有したい場合に活用していきたいですね。

鈴木さん：SmartHRから提供されたポスターなどを活用して少しずつ進めていきました。従業員のメールアドレスに対して招待を送りましたが、メールが届かなかったり拒否設定が解除できなかったりと、最初は少し大変でした。

基本的には個人のスマートフォン端末から利用してもらうので、スマートフォンを持たない数名の方については会社のパソコンでの利用をお願いしました。

また、スマートフォンの操作が苦手な人のために、SmartHRから提供されたマニュアルと自分たちで作成したマニュアルを併用して導入を進めました。各営業所の拠点の方々が大変協力的で、従業員からの操作に関する質問も想像していたより少なく、思ったよりもスムーズに導入できました。

鈴木さん：まずSmartHRスクールで学習し、実際の操作をしながらわからないところはヘルプページで検索して解決しました。ヘルプページがとても充実しており、使用頻度が高かったですね。それでもわからないときはサポート担当の方に問い合わせをしました。

サポート担当の方もすぐに返信をくださり、やりたいことに対して「今はできないけれど、違うやり方ならできます」と別の方法を提案していただき、とても助かりました。

鈴木さん：SmartHR導入で削減できた時間を使って他業務の処理を前倒ししたいですね。また、弊社は福利厚生制度があるものの、従業員への案内や有効活用がまだまだできていないのが現状です。

今後はベネフィットステーションやリゾートホテルなどの案内を積極的に発信し、有効活用していただくことで、従業員のワークライフバランスの充実につながるような活動をしていきたいです。そのためにもお知らせ機能はもっと活用していきたいですね。

ペーパーレス化が進んだことで改善してきましたが、従業員が働くうえでの手間や煩わしさを少しでも減らして、楽しく仕事ができる環境にしたいと思っています。

石橋さん：そうですね、やはり日々の仕事を楽しいものにしたいです。そのためには本来やるべき仕事に注力できるよう、付帯業務や煩わしい作業をいかに減らせるかが重要になってくると思います。

運送業界としても人手不足が進んでおり、高齢化も進んでいます。弊社は業界のなかでは平均年齢が42歳ほどで、若い方が集まっていただいていると思いますが、それはIT化を進め、面倒な作業を効率化していることも理由なのではないでしょうか。

今後も積極的にシステム化を進め、誰もが働きやすい環境を整えていくことで、人手不足のなかでも選ばれる会社になると考えています。