アプリの通知で解決！従業員との労務手続きをスピードアップ

SmartHRでは、2023年よりスマートフォン向けアプリを提供しています。アプリでSmartHRをご利用いただけば、下記のようなシーンで強みを発揮します。

• 管理者からの手続き依頼・文書・お知らせを、従業員にすばやく確実に見てもらいたい
  • →プッシュ通知機能やアプリアイコンのバッジにより、従業員が管理者からの手続き依頼・文書・お知らせに気づきやすくなる
• 個人の社用端末（PCなど）を保有していない従業員でも、場所や時間にとらわれず情報の閲覧や申請・文書の提出をしたい
  • →従業員がスマートフォンでSmartHRを操作しやすくなる

スマートフォン向けアプリは、SmartHRの有料プランご契約中の企業様であればどなたでも無料でご利用いただけます。

本稿では、よくある労務手続きのお悩みがスマートフォン向けアプリにより便利になるユースケースをご紹介します。

SmartHR上での労務手続きにおいて、従業員から情報収集したいとき、もしくは従業員に手続き依頼・文書・お知らせなどを確認してほしいときに、以下のような課題はありませんか？

• 従業員がSmartHRからのメール通知に気づかず、文書・手続きのやり取りが進まない。
• 従業員がメールアドレスをもっていない（SmartHRに未登録である）ため、メール通知・リマインドを送れず、口頭・紙面での案内が必要になる。
• 従業員が1人1台の社用端末を所持しておらず、従業員がSmartHRにログインし、依頼・通知を確認する頻度が少ない。

労務手続きの多くは、程度の差はあれど期限が決まっており、かつ業務担当者のみでは完結せず、従業員も含めて漏れなく対応が必要です。だからこそ、双方がスムーズに無理なく対応できるような仕組みづくりが重要になります。

これらの課題解決の一助となるのが、スマートフォン向けアプリの導入です。

スマートフォン向けアプリには、以下3つの特徴があります。

1. 従業員はSmartHRへの招待フォーム入力（入社時、新しいアカウントの作成時など）から、日々の労務手続きや情報の閲覧、退職の手続きまでアプリのみで対応可能
2. 依頼が送られたらすぐにプッシュ通知が届き、また未読の通知がある場合はアプリアイコンにバッジがつくため、未確認の手続き依頼・文書に気が付きやすい
3. メールアドレスをもっていない社員番号アカウントや社用端末を持たない従業員が多い場合でも、従業員のスマートフォンに通知を届けられる

普段利用するスマートフォンにアプリを入れてもらうことで、従業員が場所や時間を選ばずに会社の情報を閲覧でき、自身が対応すべき手続き・文書を見逃さない仕組みを構築できます。

スマートフォン向けアプリは、リリースして2か月で20万以上のユーザーが利用しています。本段落では、実際にアプリ利用による課題解決の実例をご紹介します。

本アプリ公開に先駆けてテスト版をご利用頂いたA社様では、配付文書の開封・閲覧率が向上し、文書合意までの時間が短くなるという結果が出ました。

閲覧率は、アプリ利用前と比べ4~7%の増加が確認され、配付から閲覧に至るリードタイムも平均3.1日の短縮につながりました。

また、小売業などで有期雇用を多く抱えるB社様からは、

• 元々１週間以上かかっていたパート・アルバイトの入社・契約更新における文書合意・回収をアプリで回収するオペレーションに変更。その結果、案内から数分で文書合意が終わる人もいるなど、回収業務の効率化になった。
• メールアドレスをもっていない・メールを見ない従業員も多いが、アプリ導入後は通知に対する反応が増えた。アプリのプッシュ通知・バッジにより、リアルタイムで情報が届きやすくなったと感じる。
• 年末調整の遅滞が少なくなった。
• 申請の承認者となる従業員にとって、出先でも気になる申請内容などをさっと確認できることが嬉しい。

など、多くのポジティブなご意見をいただきました。

スマートフォン向けアプリの導入により、労務手続きをよりスムーズに進められるようになった実感をいただいています。

では、実際にどのような労務手続きでアプリを利用できるのか、具体的なユースケースをご紹介します。

雇用契約書や契約更新文書をSmartHRで送付した際、従業員が通知に気づかず合意がなされないことで、期日までに回収しきれない、別途電話やメールなどでリマインドが必要になることはありませんか？

限られた労務担当者で多くの従業員の対応が求められるような手続きでは、従業員1人ひとりの対応が遅延すると、フォローに多くの時間がかかります。

スマートフォン向けアプリと文書配付機能を組み合わせることで、従業員はSmartHR上で雇用契約書・文書が送られた際に、すぐにプッシュ通知を受け取ることができます。緊急性を要する文書であっても、スマートフォン上で迅速に契約合意まで対応できます。

結果的に、文書の合意遅延や対応漏れが軽減され、労務担当者のフォロー工数削減が実現します。

氏名変更や住所変更、福利厚生の利用、産前産後・育児休業など、SmartHRからさまざまな申請が必要な場合、オフィス外にいることが多い従業員や、社用PCを持たない従業員は対応が後回しになりがちです。タイムリーに申請ができていないと、情報の申請漏れや、古い情報をもとに労務手続き・給与計算を進めてしまうなどのリスクがあります。

スマートフォン向けアプリと申請・承認機能を組み合わせることで、従業員は場所や時間を選ばずに申請できます。手元のスマートフォンで操作できるため、各種申請への対応のハードルを軽減が期待されます。

また、申請の承認者も、アプリ内で通常通り内容を確認し、承認ができます。忙しい管理職でも、移動などのスキマ時間で対応できます。

年末調整対応は労務担当者にとって、時間と工数か非常にかかる業務のひとつです。

申告書（アンケート）の回収や、修正事項の差し戻し対応を期限内に完了するためには、従業員側にも迅速な対応が求められます。一方で、従業員は慣れない対応が多く、日々の業務が忙しいなかで、対応を後回しにしてしまうというケースもあるでしょう。

さらに、複数の従業員が共有端末で年末調整を提出していた場合、共有端末が空いているタイミングでしか操作ができず対応が遅くなる場合もあります。

スマートフォン向けアプリと年末調整機能を組み合わせれば、複数ある年末調整の工程のなかで、必要なタイミングで従業員のスマートフォンに通知が届きます。アンケート提出開始時や差し戻しがあった際にタイムラグなく通知が届く、メールアドレスをもたない従業員であっても、自分が対応すべき依頼を見落としません。

とくに修正事項の差し戻しにはスピーディな対応が求められます。アプリならば、直接スマートフォンに修正依頼の通知が届くため、これまでに発生していた多くのリマインドや、修正完了までのリードタイムを軽減できます。また、スマートフォンへのアプリ導入によって従業員の対応工数削減も叶います。

本稿では、労務にまつわる手続き・申請の対応、文書・お知らせの確認について、アプリと組み合わせることで便利になるシーンをお伝えしました。

メールアドレスを持っていない、社用端末を所持していない従業員のシステム利用に不安があった場合でも、SmartHRをさらに便利にお使いいただけるようになっています。ぜひSmartHRやアプリのご利用を検討してみてください。

従業員の方々にアプリダウンロードを促進するためのコンテンツを用意しております。こちらも合わせて、この機会にご利用くださいませ。