お知らせ機能で、情報伝達の遅れや漏れを削減。情報を「届ける」姿勢が、職員のエンゲージメント向上へとつながる

社会医療法人春回会は、長崎県を拠点に100年以上の歴史をもつ医療・介護の総合グループです。現在は3つの病院と13の関連施設を運営し、地域に根ざしたサービスを提供しています。

約1,200人の職員を抱える春回会では、「人事からの情報が届かない、伝わらない」という伝達の壁が課題となっていました。そこで活用されたのが、SmartHRの『お知らせ機能』です。現場にどのようにして情報を行き渡らせ、組織のエンゲージメント向上につなげたのか。人事務局人事課 課長の石井智彰さんに、人事が実践した工夫と成果について伺いました。

石井さん：春回会では16施設に約1,200人の職員が在籍し、福利厚生や法律、制度、社内ルール、法人運営に関する通知など、連絡事項も多岐にわたります。SmartHRのお知らせ機能の導入前は、そうした膨大な情報を人事課から各施設、そしてそれぞれの上長へとメールで伝え、情報を受け取った上長が口頭で職員に伝えたり、紙でプリントして掲示板に貼ったりする方法で主に周知を図っていました。

しかし、この方法では、情報伝達に時間がかかるうえ、掲示板を見ない職員や更新された情報に気づかない職員が出てきてしまい、情報がうまく行き渡らないという課題がありました。また、病院はシフト制で24時間運営されているため、職員によっては休みが続き、掲示を2～3日見られないというケースもありました。

石井さん：たとえば健康診断の案内を紙で配布していた頃は、配布時に休みだった職員に情報が伝わらず、「私だけ、案内が来ていない」「除外された」といった不満や不安の声が上がることもありました。

また、上長にとって情報伝達の業務は負担が大きいため、人事としても頻繁に連絡するのではなくまとめて情報を送る配慮が必要で、結果としてタイムリーな情報発信が難しい状況でした。さらに、アンケート結果など情報量の多い通知は、掲示だけでは内容が伝わりにくく、職員に正確に情報が届かないという弊害もありました。

石井さん：職員の9割が現場職で、PCやメールアドレスが会社から支給されておらず、口頭や紙などのアナログな手段に頼らざるを得なかった背景があります。また、医療・介護業界では電子カルテなど独自のシステムを使用しているため、一般的なデジタルツールに不慣れな職員も多く、導入が進みづらいという事情もありました。

個人のスマートフォンを活用するにしても、会社としてはアプリの導入や更新、セキュリティ管理などが必要になります。従業員が1,200人以上いるため、管理の手間や金銭的な負担を考えると、情報伝達だけのために新しいツールを導入するのは現実的ではありませんでした。

そもそも、導入しても従業員が積極的に使うとは限らず、それでは情報伝達の課題は解決しないという懸念もありました。

石井さん：2024年のリリース当時から活用しています。まさに私たちにとっては“待望”の機能でした。

人事課として、職員がお知らせ機能からの情報を確実に受け取れるよう、アプリのインストールを促しています。さらに、新入社員には入社時に必ずアプリを導入するよう案内しています。

すでに給与明細や年末調整でSmartHRを利用し、職員が操作に慣れていたこともあって、普及はとてもスムーズに進みました。

石井さん：お知らせ機能は配信件数に上限がなく、本文は最大5,000文字まで入力できるので、長文も投稿できて便利です。また、太字や色付けなど文字装飾ができるので、視認性を高め、理解しやすいレイアウトとなるよう心がけています。

さらに、ファイルも3つまで添付可能なので、本文に概要やURLを記載し、詳細な資料を添付する方法で、情報量を段階化し、必要な人に深い情報が届くよう工夫しています。以前の紙の情報伝達では、どうにかA4サイズ1枚に収めようとして文字が詰まってしまうこともありましたが、お知らせ機能では詳細な資料や動画を使うことで視覚的にわかりやすく改善されました。

石井さん：はい。全職員に対して、迅速かつ確実に情報を届けられるようになり、上長の情報伝達の負担も大幅に軽減されました。また、デジタル化により、情報量が多くても視覚的に整理された形で伝えられるようになりました。これらにより、情報伝達に関する大きな課題は解消されたと考えています。

加えて、情報発信の頻度も以前より増え、よりタイムリーなコミュニケーションが可能になりました。これまでは、上長が大変だから情報を渡すのもはばかられるという雰囲気がありましたが、いまはポチっと押せばバーンと情報が出る。人事としても気軽にどんどん情報を出せるようになりました。

石井さん：まず、育児・介護休業制度などについて、現場スタッフからの質問や問い合わせが50%減ったと、上長から報告を受けています。

紙で掲示していたころは、職員から上長へ、さらに上長から人事へと問い合わせが回ってくるケースが多々ありました。その背景には、掲示物では伝えられる情報量に限界があったことが挙げられます。現在はお知らせ機能を使い、より詳しく情報を伝えられるようになり、職員の疑問や確認の手間を減らせています。

健康診断の案内についても、連絡漏れを防げるようになっただけでなく、予約用のURLを一緒に共有することで、職員がスムーズに予約できるようになりました。さらに、そのリンク先から問診票も記入できるようになり、業務の効率化と職員の利便性向上につながっています。

石井さん：ハラスメントが起こった際の第三者への相談など、職員のメンタルヘルスをサポートするために導入しているカウンセリングサービス「Smart相談室」について、使い方や利用事例をお知らせ機能で発信して、利用促進を図りました。その結果、2024年には半年で10件だった利用が、2025年はわずか3か月で14件にまで増加しています。これは職員をサポートすると同時に、人材流出の防止にも効果があると感じています。

石井さん：大きな反響がありました。連絡がリアルタイムで届くようになり、連絡が遅れる、届かないといった従来の課題が解消されたという声や、どこにいても確認でき、自分のタイミングで読めるという点も好評です。ほかにも、直近のお知らせをすぐに見返せるようになって便利という声も寄せられています。

SmartHRは給与明細や身上変更など、職員自身が能動的にアクセスする場所でもあるため、必然的にお知らせ機能で届けられる人事からの情報を閲覧する機会が多いことも影響していると思います。

石井さん：お知らせ機能は、福利厚生や法律、制度・社内ルールの更新などニュース性が比較的高い情報の発信がメインです。一方お知らせ掲示板には、常に掲載しておくべき重要な情報や、特にその時期に伝えたい内容を優先的に表示しています。

たとえば、職員がいつでもアクセスできるように人事ポータルサイトの案内は常時掲載し、健康診断の案内のように、その時期に必須の内容もお知らせ掲示板に表示するようにしています。また、理事長からのあいさつなど、全職員に必ず見てもらいたい情報も掲示対象です。

ちなみに、就業規則の改定の通知は、この人事ポータルサイトをお知らせ掲示板で案内できるので、情報伝達の労力が法人全体で約80%削減されたと実感しています。

石井さん：私は、会社が職員に情報を発信すること自体が、「あなた方を大切に思っていますよ」というメッセージになると考えています。本当に大切に思っていなければ、何も伝えず、「とりあえず働いてくれればいい」といった対応になるはずです。

たとえば、健康保険料率が上がったという、事務的な連絡だけではなく、人事評価サーベイの結果を報告したり、Smart相談室の案内をするなど、「あなた方をちゃんと見ているよ」「大切にしているよ」という会社からの意思表示でもあると思っています。

だから私は、情報発信は“お知らせ以上”の意味をもつと考えています。実際、情報がしっかり届く会社とそうでない会社とでは、職員が感じる会社への信頼感やエンゲージメントに、明らかな違いが出るのではないでしょうか。

石井さん：現在は人事からの情報発信が中心ですが、今後は施設ごと、職種ごとなど、より細かやかに情報発信し、また職場ごとに職員同士がコミュニケーションを取れるようにもしていきたいです。その結果、職員一人ひとりに「自分に関係がある」と感じてもらえる情報が届けば、「会社から見てもらえている」「大切にされている」とより実感できるようになり、さらにエンゲージメントの向上にもつながると考えています。

また、業務以外の情報も発信して、人と人のつながりが生まれるような場もつくっていきたいです。時代に合ったイベント、たとえば運動会やBBQなど、家族も参加できる交流の機会を企画し、それをしっかり伝えていければと思っています。そして、そうした取り組みを通して、自然と社内コミュニケーションが生まれる環境を整えていきたいです。

石井さん：SmartHRは、ユーザーの声を本当によく聞いてくれていて、実際に機能のアップデートを怠らないスタンスがとてもすばらしいと思っています。課題に向き合い、業種ごとのニーズに応じて機能を改善、連携しながら、スピーディーに対応してくれるので助かっています。そうした姿勢を続けていってほしいと思います。