入社手続き・雇用契約
個人情報の収集から届出書類の作成・提出まで、オンラインで完結
入社時に必要な手続きをペーパーレス化。雇用契約の締結、社会保険・雇用保険など多数の行政手続き書類にも対応。わかりやすい操作で、労務の担当者はもちろん、従業員の負担も軽減できます。
SmartHRの「入社手続き・雇用契約」機能
早く、ラクに、確実に。
集めて、使えるデータにするならSmartHR
従業員から提出された情報をSmartHRに登録することで、雇用契約書や労働条件通知書の作成がスムーズに。電子契約として締結できるので、書類を受け渡す時間と手間を削減できます。さらに収集した従業員データは一元管理するため、さまざまな人事・労務業務の効率化だけではなく、データ活用にもつながります。
- ※ SmartHR導入後の削減時間の数値は、サービスご利用中の企業の状況、従業員構成比などを参考に、1,000名規模の企業を想定して算出しています。
01
従業員の登録や契約書類の作成の手間を大幅に削減
入社が決まった従業員の情報をデータベースに登録すれば、一人ひとりに合わせた書類が自動で作成され、転記ミスを防げます。雇用契約書だけでなく、入社時に必要な誓約書や通知書もまとめて作成・配付ができます。従業員は、スマートフォン・パソコンから書類を確認し、フォームに必要情報を入力するだけで手続きの提出がスムーズに完結します。
AIが履歴書を自動で読み取り、入社時の
個人情報入力が完了。手入力の手間を削減
従業員登録フォームに履歴書をアップロードすると、履歴書に記載された項目（姓名・ヨミガナ・電話番号・メールアドレスなど）が自動で入力されます。AI-OCR（文字認識）を活用し、人事労務担当者の情報入力作業を大幅に効率化します。
- ※ 対応ファイル形式：pdf、png、jpeg、gif
「文書配付」機能で契約書類を自動作成。配付～同意取得までオンラインで完結しスムーズに
入力された従業員情報を書類テンプレートに紐づけることで、従業員ごとの文書をまとめて作成・配付ができます。また、押印や手書きのサインが不要なので、合意が必要な雇用契約や秘密保持契約などの締結をスピーディーに進められます。
02
従業員への依頼から状況確認まで、
入社時のタスクを管理し一気通貫
雇用契約や労働条件通知の合意、従業員の基本情報の収集、入社手続きなどの入社時に必要なタスクを、SmartHRへのアカウント招待と同時に、全てまとめて依頼できます。また、進捗管理ができるため、入社手続きの抜け漏れや遅延などを防げます。
03
従業員データから行政手続き書類を
自動作成、電子申請までできる
複数の従業員の手続きを一括で行えるため、入社に関わる行政手続き業務を効率化。また、e-Govやマイナポータル連携を用いた健康保険組合への電子申請も対応。加入中の健康保険組合が対応している場合、健康保険の書類提出も電子化できます。
- ※ 一部書類は電子申請に対応しておりません
その他の便利な特長
「入社手続き・雇用契約」に役立つ関連機能
より便利にご利用いただくための機能があります。企業規模やニーズにあわせてお選びください。
※メッセージ機能・通勤経路検索機能は、有料のオプション機能です
「スマホアプリ」で従業員が連絡を見落とすリスクを防ぐ
社用パソコンやメールアドレスを持たない従業員でもログインできる、SmartHRのスマートフォン向けアプリを利用できます。プッシュ通知が届くので、働き方や勤務環境を問わず情報を見逃しづらくなります。場所・時間を選ばずに、必要な手続きをスマホで行えます。
「メッセージ機能」で手続きの不備を従業員へ直接連絡。スムーズな進行をサポート
人事から従業員へ直接・双方向で連絡できます。画像やファイルの送付、既読状況の確認などができ、認識のズレなく確実に情報が届きます。社用端末を所有していない従業員も、個人端末からスマホアプリで利用できます。
「通勤経路検索」機能で、従業員の通勤経路と通勤費を正確に把握
株式会社ナビタイムジャパンが提供している「NAVITIME API」を利用し、通勤費を自動計算できます。従業員は「通勤手段」「出発地・目的地」を入力し「通勤経路」を選択するだけで、自動的に通勤費が計算され、申請も簡単。従業員の入力ミスを防げるとともに、人事・労務担当者の確認作業の負担を軽減します。
利便性を高めるさらなる特長
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雇用形態や職種ごとに契約書や収集フォームをカスタマイズ
入社予定の従業員によって雇用契約書の書面の内容や収集したい情報が異なる場合は、テンプレートを複数作成し保存。従業員ごとに柔軟に使い分けできます。
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マイナンバー情報も安全かつ確実に収集・保管
入社時にマイナンバー情報も同時に収集し、不備がある場合はSmartHRで直接修正を依頼。収集した情報は、行政手続書類にも自動で反映します。
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記入に迷いやすい項目には、ヒントメッセージを追加
銀行の支店番号や基礎年金番号など、迷いやすい項目はヒントメッセージをその場で確認できます。労務担当者への問い合わせの削減につながります。
