入社手続きの“隠れた手間”を削減！SmartHRの「ID管理」でアカウント発行がスムーズに

こんにちは。SmartHRプロダクトマーケティングマネージャーの古川です。

このたびSmartHRでは、新機能として「ID管理」機能を提供することになりました。本機能では、入社時に必要となるアカウントの発行や、退職時に発生するアカウントの削除といった業務を効率化できます。

人事・労務担当者と情報システム部門（情シス）の連携をスムーズにし、業務負担の軽減にもつながります。今回は、この「ID管理」機能の概要と解決できる課題についてご紹介します。

（※なお、本機能は2025年夏頃にリリースを予定しています）

近年、事業者向けSaaS（クラウドサービス）の数は増加の一途をたどり、企業での利用数や活用範囲も拡大しています。それに伴い、課題となるのが「アカウント管理」です。

とくに人事・労務担当者の方は、従業員の入退職や異動に応じてSaaSアカウントの発行・削除を情シスなどに都度依頼する必要があり、煩雑さを感じている方も多いのではないでしょうか。

さらに、アカウントが適切に管理されていないと、不要なライセンス費用の発生や情報セキュリティリスクの増加などの問題につながる恐れがあります。

たとえば、退職者のアカウントが残ったままだと、無駄な費用が発生するだけでなく、情報漏洩や不正アクセスなど、重大なリスクを招く可能性もあります。

こうした背景から、企業にはアカウント管理に関する適切な対策が強く求められています。

SmartHRの「ID管理」機能は、SaaSアカウント管理の課題を解決し、人事・労務や情シスなど担当者の業務負担を軽減。企業全体としてセキュアな管理体制の構築を支援します。

SmartHRに登録された従業員情報をもとに、以下の操作がSmartHR上で完結します。

• アカウント作成：ワンクリックで従業員情報をもとに発行可能
• アカウント削除：退職ステータスに連動して自動削除が可能
• アカウント可視化：SaaSの利用状況を一覧表示し、突き合わせも自動化。アカウントの棚卸しの工数を大幅に削減できます

各SaaSアカウントはSmartHR上の従業員情報と連携されているため、作成・削除の漏れを未然に防止できます。

さらに、雇用形態や役職、部署などの条件に応じた自動設定や、ワークフローによる許諾プロセスの組み込みも可能です。

SmartHR上で常に最新の従業員情報を一元管理しているため、人事・労務担当者は情シスへの人事情報の共有の手間が減ります。

情シス担当者はSmartHRにアクセスするだけで必要な情報を取得できるため、確認などの工数が大幅に削減されます。

また、カスタム権限機能により、アクセス権を細かく設定できます。これにより従業員の詳細な個人情報には触れられない「情シス向けアカウント」を用意するなど、役割に応じた権限の管理が可能です。

SmartHRの各機能を組み合わせることで、人事・労務や情シスといった管理者だけでなく、入社者にとっても負担の少ない手続きが実現できます。

たとえば、「入社手続き・雇用契約」を使った入社手続きを経て、「メッセージ」機能によるチャットで手続きの不備や質問にも対応。「ID管理」機能を使いSaaSアカウントを適切に管理し、情報共有には「お知らせ機能」や「IdP」などもあわせて活用できます。

関係者の多い入社手続きこそ、情報がスムーズに共有される仕組みが重要です。SmartHRは、バックオフィス全体にまたがるシームレスな入社体験を支えます。

今後ますます進むSaaSの活用を見据え、SmartHRの「ID管理」機能は、安全なアカウント管理の体制構築と業務効率化の両立を支援します。

アカウント発行・削除に煩雑さを感じている方や、管理体制に不安がある方は、ぜひ本機能のご活用をご検討ください。