評価の不満は「運用」から生まれる！「従業員の声」をもとに解決するには

こんにちは。SmartHRのプロダクトマーケティングマネージャーの埜村です。

SmartHRが2021年10月より人事評価機能を提供するなかで、お客様から人事評価に関するご相談を非常に多くいただいております。

そこで本稿では、人事評価制度の検討・見直し時に見落としがちな課題や、SmartHRでいまから取り組める解決方法をご紹介します。

人事評価に関する不満の声から、人事評価制度の変更を考えている企業も少なくないのではないでしょうか。そこでまずは、実際に被評価者が感じている不満をもとに、見直すべき点を考えてみましょう。

日経BPコンサルティングが1,500名以上を対象に実施した調査によると、62.3％と過半数が自身の勤め先の人事評価に対して不満を感じているという結果が出ています。

不満の原因については以下のようになっています。

• 評価基準が不明確　（「制度」の課題）・・・62.8％
• 評価者の価値観や業務経験によって評価にばらつきが出て、不公平だと感じる（「運用」の課題）・・・45.2％
• 評価結果のフィードバック、説明が不十分、もしくはそれらの仕組みがない（「運用」の課題）・・・28.1％
• 自己評価よりも低く評価され、その理由がわからない（「運用」の課題）・・・22.9％
• 評価結果が昇進・昇格に結びつく制度ではない（「運用」の課題）・・・21.4％

この調査によると一番多い不満の理由は人事評価「制度」に関するものですが、それ以外の要素はすべて人事評価制度の「運用」に関するものとなっています。

実際にSmartHRに人事評価制度を変えたいとご相談いただく際も、背景には被評価者が人事評価制度の運用に不満を感じているケースも多くあります。よくある内容を紐解くと、以下のような原因が見えてきます。

• 評価者がプレイヤー業務も担っており、被評価者の活動を把握できていない
• 評価者の評価スキル不足で適切な目標設定や評価フィードバックができていない
• 評価者のマネジメントやコミュニケーションに問題がありメンバーとの関係性が良くない
• 評価者・被評価者共に人事評価制度に対する理解度が低く、会社の意図に沿った人事評価の運用がされていない

そもそも、人事評価ではどれだけ良い制度を作っても、評価者・被評価者の関係性によっては「あの人に評価されても納得できない！」と納得感が得られないケースが発生する場合や、逆に多少粗い制度でも評価者が被評価者の納得感を得られていれば不満が出ないことがあります。そのため、大掛かりでコストもかかりがちな制度自体の変更よりも、運用の改善に着手した方が課題解決につながるケースが多くあります。

また、制度自体の変更にも着手する場合でも、並行して運用の改善に着手することは人事評価制度変更の効果向上につながります。

パーソル総合研究所の調査によると、評価者の研修経験のなかで部下に使う面談時間や評価プロセスの遂行度に最もプラスの相関があったのは、評価者研修や目標設定研修ではなく「人事制度全体の説明・研修経験」だったそうです。

人事評価制度の運用を改善する際にも、まずは制度そのものが正しく理解されているかを確認し、人事評価制度の理解度を高める取り組みから始めてみるのも効果的かもしれません。

ここからは、すぐに取り掛かることができ、効果も見込める人事評価の「運用課題」の解決に、SmartHRを活用する方法をお伝えします。

SmartHRの「従業員サーベイ」機能には、以下のテーマの質問雛形（プリセットサーベイ）があります。

前提となる人事評価制度について従業員がどの程度理解しているのかを把握できます。理解度が低い場合は、まずは制度自体の意図や仕組みを理解してもらえるように繰り返し説明をするのが効果的です。

評価者・被評価者それぞれが評価に対しての考え・感じたことをヒアリングできます。「評価期間全体を通して働きぶりや成果を把握していた」などの質問を通して、評価者の自己評価と被評価者の感じ方を比較できるため、被評価者の不満の原因が鮮明にわかります。

また、被評価者向けのサーベイでは、「人事評価が自身の成長やモチベーションにつながっているか」などの質問があり、「人事評価本来の狙い」に関する調査も可能です。回答結果から本質的な運用課題を発見できる設計にもなっています。

現在、人事評価制度の改訂を進めている・検討している方も、人事評価制度変更前に上記のサーベイを実施しておくことがおすすめです。人事評価制度改訂の前・後で同じ調査をすれば、回答結果の比較により制度改訂の効果測定ができます。

SmartHRに人事評価の結果を入れれば、「分析レポート」機能上で以下のようなレポートを作成可能です。

このレポートでは評価結果割合の推移や、等級や職種ごとの評価結果割合を見ることができます。

例えば、年々高評価者の割合が高まってきている場合、要因の1つとして評価基準が甘くなっていることが考えられます。適切ではない評価基準やそれにともなう従業員の過度な昇給は、将来的に経営を圧迫する可能性があります。

また、特定の等級や職種において、評価結果が低い従業員の割合がほかと比べて多い場合、該当従業員に不満が溜まり、モチベーション低下や離職を招く危険性が高まります。

データを見ておくことで、このようなケースに早めに気づき事前に対策できます。

さらに、等級や役割、職種ごとに評価結果の偏りなどを確認でき、評価運用の改善ポイントがわかります。

紙や表計算ソフトで、データの収集から分析までを詳細に実施するのは、難易度が高いのではないでしょうか。

SmartHRは「人事評価」機能があるからこそ、すぐにデータを連携した分析ができます。また、従業員が労務や人事評価で普段から利用するシステムだからこそ、サーベイの回答結果も集めやすくなります。

人事評価業務自体をシステムによって効率化・DX化するだけでなく、より組織課題に即した人事評価へ改善できるという点でも、SmartHRを便利にお使いいただけます。

人事評価に寄せられる従業員からの不満を解消するには、「制度」を見直すだけでなく「運用」の改善が大きく寄与します。

ぜひSmartHRの活用で、人事評価に関する課題解決に着手し、従業員の皆様がさらに気持ちよく働ける会社づくりを推進していただければと思います。

ご紹介した機能についてもっと知りたい方は、お問い合わせください。