雇用契約とは？労働契約との違いや契約書の作成手順を詳しく解説

新たに人を雇い入れる際、「雇用契約書はこれで万全か」「労働条件通知書との違いは何か」といった不安はありませんか？企業の労務担当者にとって、適切な雇用契約の締結は健全な組織運営の土台となります。

本記事では雇用契約の基本知識から、混同しやすい業務委託契約との違い、契約書作成の具体的な手順、業務効率化の方法までわかりやすく解説します。労使間のトラブルを未然に防ぎ、安心して従業員を迎え入れるポイントを押さえましょう。

もし入社時の書類作成や従業員とのやりとりをスムーズに進めたいなら、クラウド人事労務ソフトの『SmartHR』がおすすめです。入社に必要な情報を内定者に依頼できるので、紙での情報収集や書き漏れなどのミスを減らせます。

また、文書配付機能（オプション機能）により、オンライン上で雇用契約を締結できるのもメリットです。最新の従業員情報を一元管理して、採用計画や人事評価などにも活用可能ですので、ぜひ以下から詳細をご覧ください。

雇用契約とは労働者が会社（使用者）のために働き、会社がその対価として給与（賃金）を支払うという双方の約束です。以下のとおり民法第623条で定められています。

正社員だけではなく契約社員やパート・アルバイトなど、すべての雇用形態で雇用契約が交わされます。

雇用契約は口約束でも法的に成立しますが、「言った、言わない」のトラブルに発展しかねません。そのため、労働条件を明記した雇用契約書を作成し、労使双方が内容を確認・合意のうえで締結することが重要です。

雇用契約と労働契約は、根拠とする法律や契約の性質が異なります。主な違いを以下の表にまとめましたので、ご覧ください。

雇用契約が「当事者間のシンプルな約束」を指すのに対し、労働契約は「法律で守られた、労働者のためのルールを含む約束」というイメージです。ただし、実務上はほぼ同じ意味で用いられているため、違いを意識する必要はありません。

雇用契約と業務委託契約などの違いは、「会社との指揮命令関係があるかないか」です。以下の表をご覧ください。

契約書名が「業務委託契約」となっていても、会社が時間や場所を管理して業務指示を出している場合、雇用契約とみなされる可能性があります。この状態は「偽装請負」と呼ばれ、残業代の未払いや社会保険の未加入といった法的な問題に発展しかねません。

そのため、契約を結ぶ際は、実際の働き方がどうなるのかを確認することが重要です。

雇用契約の成立に必要な以下の書類について、それぞれの役割と法的な位置づけを解説します。労務担当者が抱えがちな「結局、どちらをどこまで作れば法的に問題ないのか？」という不安を解消するためにも、ぜひ続けてご覧ください。

1. 雇用契約書
2. 労働条件通知書

雇用契約書とは、会社と労働者がこれから働くうえでのルール（労働条件）について、双方の合意を証明する書類です。

労働基準法では、雇用契約書の作成自体は義務付けられていません。しかし、作成しないままだと、後になって次のようなトラブルが発生する原因になります。

• 「給与の金額が面接で聞いていた話と違った」
• 「このような業務内容だとは聞いていなかった」

雇用契約書がない場合、万が一裁判などの紛争に発展した際に、会社側が合意内容を証明することが困難です。

したがって、雇用契約書は無用なトラブルを未然に防ぎ、会社と従業員の双方を守るためのリスク管理ツールと言えます。正社員・パート・アルバイトといった雇用形態にかかわらず、必ず作成して署名・捺印のうえ保管しておきましょう。

労働条件通知書は、労働基準法第15条にもとづき、「会社が労働者に対して労働条件を明示すること」が義務付けられている書類です。労働者が自身の働く条件を正確に理解し、安心して働けるようにすることを目的としています。

雇用契約書は双方の合意を示す「契約」ですが、労働条件通知書は会社からの「通知」です。そのため、労働条件通知書に労働者の署名・捺印は必要ありません。

もし下記のような事態が起きた場合は、30万円以下の罰金が科される可能性があります。

• 労働条件通知書の交付を怠った
• 法律で定められた必須の記載事項に漏れがあった

そのため、労務担当者は、労働条件通知書の作成と交付を最優先で進めなければなりません。どのような項目を記載すべきか不安な場合は、厚生労働省が公開しているテンプレートを参考にすると、記載漏れを防ぎやすくなります。

なお、クラウド人事労務ソフト『SmartHR』の文書配付機能を使えば、労働条件通知書を電子化してオンライン上でやり取りできます。印刷や郵送の手間を減らせるので、以下の記事で詳細をご覧ください。

雇用契約書を作成するメリットは、認識のズレから生じるトラブルを未然に防げる点です。口頭での約束は記憶違いや解釈の違いが生まれやすく、トラブルの火種となりがちです。

たとえば、賞与について口頭で「業績に応じて支給する」と伝えただけでは、「必ずもらえると思った」という誤解を生む可能性があります。

賃金や業務内容、労働時間といった重要な労働条件を書面に起こし、双方が署名することで、合意内容が客観的な証拠になります。従業員との間に安心感や信頼感が生まれるため、健全な労使関係を築けるでしょう。

雇用契約書に具体的な条件を明記しておくと、期待値のズレを防いで、会社を不要な紛争から守れる可能性が高まります。

雇用契約書を作成しないデメリットは、労働条件を巡るトラブルの発生時に会社の主張を裏づける客観的な証拠がなく、法的に不利な立場に陥る点です。労働紛争では多くの場合、企業側に労働条件をきちんと説明し、合意を得ていたことを証明する責任が課せられます。

口頭で「給与には固定残業代が含まれる」と伝えたつもりでも、書面がなければ従業員から「聞いていない」と主張されるケースがあります。結果的に、高額な未払い残業代を請求される紛争に発展しかねません。

こうしたリスクを回避するため、労務担当者は従業員一人ひとりと、抜け漏れなく正確な雇用契約を結ぶ必要があります。しかし、法改正への対応や書類の作成・配布・回収・保管といった一連の作業は、担当者にとって大きな負担となっているのが実情です。

上記のような労務担当者の課題を解決するのが、クラウド人事労務ソフト『SmartHR』の入社手続き・雇用契約機能です。従業員への同意依頼から電子署名までオンライン上で完結するため、入社手続きの作業時間を76%（※）削減できます。

※SmartHR導入後の削減時間の数値は、サービスご利用中の企業の状況、従業員構成比などを参考に、1,000名規模の企業を想定して算出しています。

労務担当者は煩雑な事務作業から解放され、より重要な業務に集中しやすくなるでしょう。企業の信頼を守り、安心して従業員を迎え入れる体制づくりのために、以下から詳しい資料をご覧ください。

テンプレートをただ使うだけでは自社の実態に合わず、かえってリスクになりかねません。ここでは、雇用契約書に記載すべき下記2種類の項目を紹介します。

• 絶対的明示事項：必ず記載する項目
• 相対的明示事項：規定がある場合に記載する項目

絶対的明示事項とは、労働基準法によって、雇用形態にかかわらず書面での明示が義務付けられている項目です。以下が具体的な項目になります。

出典：厚生労働省ホームページ

また、同じ使用者との間で有期労働契約が5年を超えるとき（無期転換申込権が発生するとき）は、以下の記載が必要です。

無期転換申込とは、有期労働契約を無期労働契約に転換する申込のことです。

上記の記載を1つでも怠ると法律違反となり、罰則の対象となる可能性があります。

相対的明示事項とは、会社に制度や定めがある場合に限り、労働者への明示が必要となる項目です。該当する社内制度がなければ、雇用契約書に記載する義務はありません。

出典：厚生労働省ホームページ

上記の項目は口頭での明示も可とされています。しかし、トラブルを避けるためにも、制度がある場合は雇用契約書に明記しておくのがおすすめです。

法的に有効かつ実務上のトラブルを防ぐ雇用契約書について、具体的な作成手順を4ステップで解説します。以下の流れで進めれば、はじめて雇用契約書を作成する労務担当者も、手続きの抜け漏れや法的なリスクを抑えやすくなるでしょう。

1. 必要な書類を準備する
2. 対象者にあわせて労働条件を決める
3. 従業員へ内容を説明し、質疑応答を実施する
4. 書面または電子で合意し、控えを交付する

まず、雇用契約書作成の土台となるテンプレートを準備します。ゼロから作成すると法的な記載事項が漏れる危険があるため、厚生労働省のサイトで提供している「労働条件通知書」の最新様式を参考にするのが安全です。

このとき、自社の就業規則も必ず手元に用意しましょう。雇用契約の内容は、就業規則に反することはできないため、両者の整合性を確認しながら作成を進める必要があるからです。

労働条件通知書と雇用契約書を1枚にまとめた、「労働条件通知書 兼 雇用契約書」として作成するのも一つの手です。書類管理の手間が省けて、交付漏れも防げるメリットがあります。

準備したテンプレートに、採用する従業員の雇用形態や、個別の状況にあわせた労働条件を記入しましょう。一人ひとりにあわせて内容をカスタマイズすると、後のトラブルを防ぎやすくなります。以下が記載の一例です。

パート・アルバイトの契約書では、昇給・賞与・退職金の有無を明確に「有り」または「無し」で記載することが法律で義務付けられています。また、雇用管理の改善に関する事項にまつわる相談窓口についても同様に記載が必要です。賃金や勤務時間、業務内容などを正確に反映させ、実態と乖離のない雇用契約書を作成しましょう。

雇用契約書が完成したら、従業員本人に内容を丁寧に説明する場を設けます。下記のように、従業員にとって複雑あるいは不利益になりうる事項については、口頭での補足説明が大切です。

• 専門用語が多い箇所
• 固定残業代制度
• 将来の配置転換の可能性

一方的に書類を渡すだけでは、従業員が内容を十分に理解しないまま署名してしまい、後々トラブルに発展しかねません。説明の最後に「何か質問はありますか？」と問いかけ、従業員の疑問や不安を解消することで、心からの納得を得やすくなります。

従業員がすべての契約内容に納得したら、合意の証となる署名をもらいましょう。書面での署名・捺印のほか、近年では電子契約も広く認められています。

電子契約を導入すると印刷や郵送の手間が省けるため、とくにリモートでの採用活動において効率的です。ただし、電子契約で手続きを進めるには、必ず従業員本人の希望と同意が必要になる点に注意しましょう。

署名が完了したら、締結した雇用契約書の控えを必ず従業員本人に交付します。書面と電子契約それぞれの交付の仕方は、以下のとおりです。

• 書面の場合：同じ雇用契約書を2部作成し、1部を交付する
• 電子契約の場合：締結後のデータを共有する

控えの交付は法的な義務ではありませんが、労使双方が合意内容をいつでも確認可能にする重要な手続きです。

以上のようなステップを、よりシンプルにできるのが『SmartHR』です。

SmartHRなら、AIが履歴書から従業員情報を読み取り自動入力するため、転記ミスの防止につながります。配属先や時給など、契約に必要な追加情報を入力するだけで、正確な雇用契約書を作成できます。

法改正にも順次対応しているため、企業側で利用中のテンプレートを最新の法律内容に更新することで、法に準拠した雇用契約書を運用しやすいのもメリットです。

また、雇用契約書はオンラインで従業員へ送付でき、従業員はスマートフォンやPCで内容を確認して同意（電子署名）するだけで完結します。

ミスの許されない煩雑な事務作業から解放され、注力すべきコア業務に時間を使えるようになるでしょう。ぜひ以下から資料をダウンロードして、今の業務がどれだけ効率化されるのかをご確認ください。

ここまで解説した記載項目の中でも、とくに注意が必要なのが「固定残業代」です。記載方法を誤ると労務トラブルの原因になりうるため、法的に有効となる重要ポイントを見ていきましょう。

下記の3点を押さえれば、残業代未払いなどの深刻なリスクを低減させ、安心して制度を運用しやすくなります。

1. 基本給と固定残業代を明確に分ける
2. 対象時間数・金額・算定根拠を明記する
3. 上限超過分は別途支払う旨を明記する

固定残業代制度を有効にするには、明確に以下を区別できるようにしましょう。

• 給与のうち、どの部分が通常の労働時間の対価（基本給）か
• 給与のうち、どの部分が時間外労働の対価（固定残業代）か

「月給30万円（残業代含む）」のような曖昧な記載では、給与全額が基本給と判断され、制度自体が無効になるリスクがあります。そのため、雇用契約書には、次のようにそれぞれの項目と金額を分けて記載しましょう。

• 基本給：250,000円
• 固定残業手当：50,000円

給与明細でも同様に、基本給と固定残業手当の項目を分けて支給することが重要です。

次に、固定残業代が何時間分の時間外労働に対する対価なのか、具体的な時間数を明記しましょう。たとえば、「固定残業手当 50,000円（月30時間分の時間外労働に対する手当として支給）」のように、金額と時間数を必ずセットで記載します。

時間数の明記がないと、その手当が労働基準法で定められた割増率（1.25倍以上）をクリアしているかどうかを検証できません。結果的に、手当の有効性が認められない可能性があります。

企業側は、金額の理由や法定の割増率を上回っていることをいつでも示せるよう、計算の根拠を明確にしておきましょう。

固定残業代は、残業代を定額で打ち止めにする制度ではありません。あくまで、設定した一定時間分の残業代を前払いする制度です。

そのため「実際に働いた時間外労働」が「設定した固定残業時間（例：月30時間）」を超えた場合、超過した時間分について、労働基準法で定められた割増率で計算した賃金を別途支払う義務があります。

このルールは重要なため、次のような趣旨の一文を、必ず雇用契約書に記載しなければなりません。

上記の記載と、実労働時間を正確に管理し超過分を支払う運用が伴って、はじめて固定残業代制度は法的に有効となります。

それぞれの雇用形態に特有の法的ルールや、トラブルになりやすいポイントがあります。ここでの解説を参考に、各雇用形態の実態にあわせてテンプレートをカスタマイズしましょう。

1. 正社員：配置転換や転勤の有無を記載する
2. 契約社員：契約期間・更新基準・雇止めのルールを明確にする
3. パート・アルバイト：昇給や賞与の有無を記載する

無期雇用である正社員は、長期的なキャリア形成が前提となるため、将来の働き方にかかわる項目の明記が重要です。

2024年4月の法改正により、「将来の変更の範囲」の明示がすべての企業に義務付けられました。以下の可能性がある場合は、その範囲を雇用契約書に具体的に記載しておく必要があります。

• 会社の命令による部署異動
• 転居を伴う転勤

たとえば、「変更の範囲：会社の定める国内の全事業所」といった記載などです。この記載がないまま異動を命じると、従業員から拒否されるなど、労務トラブルに発展する恐れがあります。

将来の円滑な人員配置とトラブル予防のためにも、就業規則と整合性をとりながら設定しましょう。

有期雇用である契約社員にとって、重要な項目が「契約期間」と「契約の更新」に関するルールです。以下の流れで明確にすると、契約満了（雇止め）時のトラブルを防ぎやすくなります。

1. 契約期間の開始日と終了日を、一日単位で明確に記載する（例：2025年8月1日から2026年7月31日まで）
2. 契約更新の有無について「更新する場合がある」と明記する
3. 更新を判断する基準を具体的に列挙する（例：本人の勤務成績、会社の経営状況）

また、2024年4月から下記を定める場合、その旨の明示も義務化されました。

• 更新回数
• 通算契約期間の上限（例：更新は4回まで）

雇止めが不当解雇と判断されるといったリスクを回避するためにも、曖昧なルールは避けましょう。

なお、SmartHRの「オンライン雇用契約・文書配付」機能を活用すれば、煩雑になりがちな契約更新業務も効率化できます。SmartHR上から契約期限の近い従業員をリストアップし、対象者への書類配付までをシステム上で完結させることが可能です。機能の詳細は以下の資料からご確認ください。

パート・アルバイトを雇用する際は、パートタイム・有期雇用労働法で定められた特別な明示義務に注意が必要です。具体的には、次の4項目について、雇用契約書（または労働条件通知書）に文書で明示することが義務付けられています。

• 昇給の有無
• 賞与（ボーナス）の有無
• 退職金の有無
• 相談窓口

もし上記の制度が会社にない場合、「昇給：なし」「賞与：なし」「退職金：なし」とはっきりと記載しなければなりません。空欄や未記載は法律違反となります。昇給や賞与の有無は見落としやすい項目なので、契約書作成時に必ずチェックしましょう。

ここでは、法的な正確性を保ちながら、雇用契約に関する一連の業務を効率よく進める方法を紹介します。自社の規模や状況にあわせて以下の方法を組み合わせると、事務作業の負担を軽減し、より重要な業務に時間を割けるでしょう。

1. 厚生労働省のテンプレートを活用する
2. 専門人材に業務を委託する
3. 電子契約サービスを導入する

以下のような悩みを抱えている労務担当者も多いのではないでしょうか？

• いざ雇用契約書を作ろうにも、何から手をつければいいかわからない
• ネット上のテンプレートは、最新の法律に対応しているか不安がある

最も手軽でコストをかけずにはじめられるのが、厚生労働省のサイトで公開されている労働条件通知書のテンプレートの活用です。

公式テンプレートには以下の特徴があるため、専門知識に自信がない労務担当者でも、法的な要件を満たした書類を作成できます。

• 労働基準法で定められた記載事項を網羅している
• 法改正にも随時対応して更新される

そのため、フォーマット作成にかかる時間を大幅に削減できるでしょう。

ただし、あくまで一般的なテンプレートのため、自社の就業規則の内容を反映させたり、独自の制度に関する条項を追加したりといったカスタマイズは必須です。

以下のような場合は、社会保険労務士などの専門家に業務を委託するのも選択肢のひとつです。

• 自社の就業規則が複雑で、契約書にどう反映させればいいか自信がない
• 法改正のたびに、契約書への影響を調べるのが大変

専門家は最新の法律知識にもとづき、企業の業種や実態にあった雇用契約書を作成してくれます。自社で法改正の情報を契約書に反映させる手間や、誤った内容で作成するリスクを考えれば、専門家への委託はコストパフォーマンスの高い投資と言えるでしょう。

とくにはじめて人を雇用するスタートアップなどにとっては、心強い味方となります。

紙ベースの契約業務に対して、次のような限界を感じている方も多いのではないでしょうか？

• 入社のたびに書類を印刷・郵送し、返送を待つのに多くの時間がかかる
• 保管した雇用契約書がキャビネットの奥に埋もれ、探すのが一苦労

契約手続きを効率化してペーパーレス化を実現したいなら、電子契約サービスの導入がおすすめです。電子契約サービスを利用すれば、下記すべてのプロセスをクラウド上で完結させられます。

• 雇用契約書の作成
• 従業員への送付
• 内容の合意（電子署名）
• 法的に有効な形での保管

従来かかっていた印刷・製本・郵送といった手間やコストが不要になるため、契約締結までの時間を短縮できます。また、契約書の保管・管理も容易になり、過去の書類を探す際もすぐに検索可能です。

リモートでの採用活動が一般化した現代において、物理的な距離に縛られずに契約手続きを実現できるのは、大きなメリットでしょう。

雇用契約の手続きは、書類の作成から従業員情報の登録、そして契約書の郵送・管理まで、多くの手間と時間がかかります。SmartHRは、こうした煩雑な業務を大幅に効率化し、担当者の負担を軽減します。

SmartHRの入社手続きなら履歴書のPDFをSmartHRにアップロードすると、履歴書に記載された項目をAI-OCR（光学的文字認識機能）が読み取り、自動で入社手続き画面に入力されますされます。姓名・生年月日・住所など、従業員の労務手続きに必要な情報をSmartHRのデータベースに簡単に登録することができます。

SmartHRの文書配付機能を使うことで、SmartHRの従業員情報を「テンプレート変数」として差し込める「書類テンプレート」を作成し、文書作成から送付までを効率化することができます。送付対象の従業員と利用する書類テンプレートを追加するだけで、書類の作成から従業員が書類を確認したかの進捗把握までをシームレスに遂行できます。

郵送管理の手間削減は勿論、書類の渡し間違いや情報の記入間違いを未然に防ぐことができます。また、従業員も手元のスマートフォンでいつでも確認できるため、スムーズに契約を締結できます。

雇用契約に関して、多くの担当者の方が疑問に思う点をQ&A形式で紹介します。

雇用契約書は給与や業務内容に関するトラブルを防ぎ、会社と従業員双方を守るために欠かせない書類です。とくに法律で義務付けられた労働条件通知書の交付と、必須記載事項の明記は必ず守りましょう。

また、指揮命令関係の有無を正しく理解して、偽装請負などの法的リスクを回避することも重要です。雇用契約書の作成・締結プロセスは複雑ですが、厚生労働省のテンプレートや電子契約サービスなどを活用すれば、安全かつ効率的に手続きを進められます。適切な契約を結び、健全な労使関係を築きましょう。

なお、雇用契約書を作成する負担やリスクを抑えたい労務担当者におすすめなのが、SmartHRの入社手続き・雇用契約機能です。法改正に対応したテンプレートを使い、雇用形態にあわせた契約書を作成できます。

従業員への送付から内容の合意、電子署名までオンライン上で完結するため、面倒な紙のやりとりがありません。煩雑な手続きから解放され、社内規程の整備や健康管理といった、より付加価値の高い業務に集中しやすくなるでしょう。

ぜひ以下の資料をダウンロードして、機能の詳細や活用事例をご覧ください。

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