従業員の成長を促す評価サイクルを実現。年8,000時間を削減し、「人財」に向き合う人事評価活用

スギホールディングス株式会社は、調剤併設型ドラッグストア「スギ薬局」を中核事業として展開するヘルスケアカンパニーです。同社は関東・中部・関西圏を中心に展開する約2,200店舗のドラッグストア・調剤薬局を通じて、地域のヘルスケアインフラを目指しています。

同社は正社員とパート・アルバイトの人事評価を紙で運用しており、評価シートの回収や集計業務の非効率性に課題を抱えていました。そこでSmartHRの「人事評価」機能を導入。ペーパーレス化により年間8,000時間もの工数削減を実現し、従業員の成長を促すサイクルを回し始めています。

導入の経緯や効果について人事制度課の宇津木さんにお話を伺います。

宇津木さん：人事制度課は、正社員やパート・アルバイトの評価や昇格、賞与など、人事制度全般の運用を担っています。SmartHRの導入当時、私は正社員とパート・アルバイト双方の評価業務に携わっていました。

宇津木さん： 一言でいえば、従業員、スーパーバイザー（※）、そして私たち人事という三者全員にとって紙の運用が大きな負担となっていました。

※複数の店舗を統括し、エリア全体の業績向上と店舗運営の円滑化を担う役割

従業員は評価シートを印刷して手書きで記入し、各店舗の店長に提出する必要がありました。手間がかかっていましたし、紙での運用のため過去の評価シートも振り返れない状態でした。

スーパーバイザーの負担も深刻です。1人で10〜15店舗を担当するため、多い人では評価時期には300枚以上の評価シートを回収する必要があったんです。

とくに都心部では、大量の個人情報が詰まった紙の束を持って電車で移動するため、物理的な負担だけでなく紛失リスクとも隣り合わせです。提出漏れがあれば、回収のために店舗へ再訪問することもありました。

私自身もスーパーバイザーとして働いていた時期がありますが、評価は対象人数が非常に多いうえ、評価シートの管理は「回収漏れはないか」や「絶対に紛失できない」という点でも大変気を遣いました。

宇津木さん： 全従業員分の紙の回収状況の確認や、Excelへの手作業による転記に膨大な時間がかかっていました。また、手入力による転記ミスが発生するリスクも常に抱えていましたね。

宇津木さん： 評価機能単体ではなく、給与明細の確認などほかの労務管理とまとめて効率化できる点に魅力を感じました。

また、従業員が普段から使っているツールで評価まで完結できる利便性と、操作の分かりやすさも大きな決め手でした。

宇津木さん： 人事評価については本導入前に一部エリアでテスト運用を実施しました。参加者からは操作感について好評の声が上がっていました。

本導入後も同様です。弊社には学生からシニア層まで幅広い年代のパート・アルバイトが在籍しており、なかにはスマートフォンの操作に不慣れな方もいます。そうした方々からも戸惑いの声は少なく、直感的に使い方を習得しているようです。

人事評価シートの冒頭にPDFの操作マニュアルを添付するなどの工夫もしましたが、SmartHR自体の使いやすさに助けられた面は大きいと思います。

あるとき私が店舗の手伝いに行った際、「新しい人事評価のサービス、どうですか？」とパート・アルバイトに使い心地を聞いたところ、使用感についてはポジティブな意見が多く、紙からデジタル化を望んでいた声が多く聞かれました。

宇津木さん： 最も大きな成果は、評価シートの回収・集計にかけていた時間の大幅削減です。概算ですが会社全体で年間約8,000時間の業務削減効果がありました。とくにスーパーバイザーの回収業務がほぼゼロになったのは大きな変化です。

これにより生まれた時間で、上長が部下一人ひとりと向き合う「評価面談」の時間をしっかりと確保できるようになりました。また、従業員自身もSmartHR上で過去の評価をいつでも振り返れるようになったため、「前回の評価や課題を次に活かす」という成長につながる評価サイクルを回しやすくなったと感じます。

宇津木さん： そうですね。人事評価について従業員から寄せられた問い合わせをもとに、そもそも質問が生まれないよう評価シート自体を改善するサイクルを回しています。

なかでも効果が大きかったのが、学生アルバイトの卒業に伴う退職の対応です。弊社では毎年3月には1,000人前後の学生が就職を機に退職します。以前はその情報を店長から電話で一件一件受けて人事が手作業で評価対象から外していました。

これを評価シート上に「就職のため3月末で退職予定」と記載できる項目を追加した結果、現場の店長が問い合わせをする手間と人事の電話を受ける手間がなくなり、大幅に効率化されました。

また、SmartHRの機能アップデートにも助けられています。最近では、評価テンプレートでIF関数が使えるようになり、70種類以上ある複雑なテンプレートの準備に担当者がかける時間が約2日分も削減されました。

評価分布をマトリクス表示できる機能が追加され、SmartHR上で甘辛調整が可能になった際も、スーパーバイザーから「楽になった」の声があがっていました。

宇津木さん： 目的は大きく2つあります。

1つは従業員一人ひとりのモチベーションの可視化。もう1つは、その結果をマネジメントへ活用することです。部下のエンゲージメントスコアを、上司自身の評価項目に定量的な数値として組み込んで、部下のやる気を引き出すマネジメントを促しています。

また、集計したデータは、社外向けにエンゲージメントの変遷として公表したり、人事制度の変更が従業員に与える影響を測ったりするために活用しています。

宇津木さん： 以前は一般的なアンケートツールで実施していましたが、誰が回答したか正確に把握できず、全体の進捗を追いづらいという課題がありました。

従業員サーベイに移行してからは、従業員はSmartHR上で届いたアンケートに答えるだけになり、プロセスが非常にシンプルになりました。また、私たち人事側も全体の進捗を格段に追いやすくなりました。

宇津木さん： 弊社の根底には、一人ひとりの成長が会社の成長につながるという考えがあります。一般的に人材は材料の「材」を使いますが、弊社では財産の「財」という字を当てて“人財”と呼び、人の成長なくしては会社も成長できないという考えのもと、「社員」が最も大切な財産という視点を大切にしています。

宇津木さん： まずは、目標設定から評価の確定、フィードバックまで、人事評価に関わる一連の業務すべてをSmartHR上で完結させ、従業員の成長をさらに支援していきたいです。

そして、この仕組みをグループ全体の成長基盤として活用していきたいと考えています。M&Aによって増えたグループ会社へも私たちの人事制度を展開しており、SmartHRをその運用基盤として活用していく計画です。これまで明確な評価制度がなかった会社にも、評価を通じて成長する文化や、私たちの“人財”への思いを根付かせていきたいですね。

現状ではまだSmartHRを導入していない会社もあるため、出向者が多く評価がしづらいという組織的な課題がありますが、これもグループ全体へSmartHRを導入し、グループ管理機能を活用することで解決されると期待しています。

宇津木さん： 定期的なミーティングで課題を的確に理解し、機能のアップデートで解決策をご提案いただけるので、非常に助かっています。「できることが日に日に増えていく」のを実感しており、今後も私たちの課題解決に向けて、共に取り組んでいけることを期待しています。