株式会社ハブは、​英国風PUBチェーン「HUB」「82（エイティトゥ）」を運営する企業。「英国PUB文化」を日本に普及させ、日本の暮らし・社会をより一層豊かなものにすることを目指しています。

同社では、全国に100店舗以上ある店舗の管理業務を本社の総務人事部で取りまとめており、今回、労務と人事評価業務の効率化のためSmartHRを導入。業務改善と従業員エンゲージメントの向上に取り組んでいます。

総務人事部 人事課　課長の砂川さんに、​SmartHR導入の背景や効果についてお話を伺いました。

砂川さん：総務人事部は、総務・人事・採用教育の3つの課に分かれており、人事課は私と社員1名、アルバイト1名の3名で全社の労務と人事を担っています。

具体的な業務内容は、給与や社会保険関連の一般的な労務業務と、人事制度の構築や人事評価の管理、福利厚生の運営、労働安全衛生管理、感染症対策など多岐に渡ります。

砂川さん：私は人事課の業務全般の統括を担当しています。

また、弊社では人財こそが競争力の源泉だと考え、従業員の教育や成長支援に力を入れてきました。中期経営計画においても定着率や従業員満足度を人財領域のKPIに掲げています。こうしたKPI達成に向けた人事施策の推進も担当しています。

砂川さん：表計算ソフトでの人事評価の運用が非常に煩雑でした。弊社では人事評価を半期に1回実施しています。現場での1次・2次評価を経て、評価委員会で最終評価される、という流れです。

従来は、評価シートを表計算ソフトで作成し、本人の記入が済んだら1次評価者へメール、その次は2次評価者へメール…という形で運用していました。メールのやり取りだけでも相当な手間がかかります。

砂川さん：各エリアの店舗を取りまとめるグループマネージャーにも大きな負荷がかかっていました。

グループマネージャーの配下には各店舗の店長がいて、その下にサブマネージャーがいます。1人のグループマネージャーで約50名分を評価する必要がありました。評価作業そのものにかかる時間もさることながら、50名分のファイル管理も大きな負担だったんです。

SmartHRの人事評価機能を使い始めた背景にはグループマネージャーからの「評価業務を効率化したい」という強い要望もありました。

グループマネージャーは各エリアの営業責任を負う立場です。人事側としても、本来使うべき業務に時間を使ってもらえるよう、生産性を上げなければならないと感じていました。

砂川さん：あとは情報管理にも課題感がありました。

店舗業務の中心は接客ですので、全従業員がPCを持っているわけではありません。バックヤードに置かれた1台のパソコンを複数の従業員で共有して使っているという店舗が大半でした。

業務の合間でバックヤードに下がり評価作業をするので、時間が限られます。作業途中で業務に戻った際にほかの従業員の目に触れてしまうリスクもありました。

また、評価シートをメールで送る際に送信先を間違えたり、シートの数字や計算式を誤って変えてしまったりする可能性もあります。

もちろん、全従業員で情報を安全に管理するよう心がけてはいるのですが、現場の忙しさのなかで徹底することは難しく、いつヒューマンエラーが起きてもおかしくない状態でした。

砂川さん：もっとも効果を実感しているのは、メールでのやり取りをすべてなくせたことです。

SmartHRの人事評価機能なら、配付も回収もすべてSmartHRで実施でき、別途ファイルを管理する必要もありません。メール送受信やファイル管理など、注意の必要な作業から解放されて、本当に楽になりました。

評価作業時のミスも大幅に減りました。表計算ソフトの評価シートでは、誤って数式を消す、入力欄を間違えるといったミスがあったんです。SmartHRの人事評価機能は、計算式を裏側に組み込んだり選択式の設問にしたりできるため、小さなミスを防げるようになりました。

砂川さん：人事としては、評価の取りまとめや、従業員への最終評価のフィードバックを効率化できたことも大きなポイントです。

現場での評価を終えたあとは、結果を人事で取りまとめ、最終評価を行なう評価委員会へ提出するという流れでした。従来は、現場から届いた大量の表計算ソフトと格闘しながら集計しており、資料作りに5〜6時間はかかっていました。

SmartHRの人事評価機能なら集計も簡単ですし、評価委員会から戻ってきた最終結果をCSVファイルで取り込んで反映できるので、転記ミスの心配もありません。

従業員へフィードバック用に評価シートをPDFファイル化したり、それをメールで配付する手間もなくなり、すべてSmartHRで効率的に完結できるようになりました。

また、当初は想定していなかった効果として、過去の評価履歴を保存・参照できることは大きかったです。

弊社では店舗間での人事異動があります。その際、個人で管理していた評価シートのデータを前任地のPCに置いてきてしまうケースも珍しくありませんでした。個人情報管理の面でリスクがありますし、異動先の上司が過去のデータを遡って参照するのが難しかったんです。

SmartHRの人事評価機能なら個人情報の管理も安心ですし、過去の履歴を後から振り返るのも簡単です。振り返りは従業員のモチベーション維持や自己成長の面でも重要ですし、上司が部下の成長を長期的に把握し、適切にフィードバック・指導しやすくなりました。

砂川さん：グループマネージャーからは「一度の評価作業にかかる時間を2時間ほど短縮できた」という声が届いています。人事側の効率化も大切ですが、現場で実際に店舗を運営し、従業員を管理しているグループマネージャーの負担軽減は、会社の利益への大きな貢献になったと思います。

また、店長からは「PCで表計算ソフトの評価シートを扱うより、SmartHRのスマートフォン版の方がやりやすくなった」と聞きました。

砂川さん：前提として、飲食業界は、参入障壁が低く、競争が非常に激しい業界です。比較的容易に出店でき、コンセプトも真似されやすいため、競合他社との差別化は難しくなります。

では、飲食業界における競争力の源泉は何であるかというと「人」であると当社は考えています。なぜなら、どんなに素晴らしいコンセプトのお店をつくったとしても、お客様に心地よい空間と体験を提供できるのは、結局のところ、そこで働く従業員だからです。

砂川さん：「会社の一番の宝は人」という考えのもと、弊社では積極的な人財投資をしてきました。企業内大学として設立した当社独自の教育プログラム「ハブ大学」もその1つです。

さらに2022年に策定した中期経営計画では「業界の常識を覆す『最高の処遇』と『多様な働き方』を達成する」という目標を掲げました。具体策の1つとして取り組んだのが人事制度の改定です。

たとえば、店長のなかでも3つのグレードを設けるなど細分化。従業員が将来の姿を描きやすく、モチベーションを高めてもらえるよう工夫しました。

砂川さん：キャリア面談は従業員の状況やキャリア希望などを知る重要な機会です。保有しているスキルや資格だけでなく、働くうえで不安や課題に感じていることはないか、どのようなキャリアを描きたいか、転居や異動の希望はあるかなど、多面的にヒアリングします。

砂川さん：面談前に従業員本人に回答してもらうアンケート用のシートを人事評価機能の評価シートで再現。配付から従業員による入力、回収までSmartHRで完結できるようにしました。

従来は表計算ソフトでアンケート用紙のようなシートを作成し、面談情報を記録していました。各シートが集計しづらい構造だったため、スキルや資格、居住地などを集計するには、一度紙で印刷して、手動でデータ化しなければいけません。たとえば、急に本部のスタッフが必要になった際など、必要なスキルをもつ従業員を探し出すのは非常に手間がかかっていました。

砂川さん：従業員データを収集・活用しやすくなりました。必要な従業員データはCSV形式でエクスポートし、フィルター機能を使って簡単に抽出できます。「この資格をもっており、かつ異動希望の社員」といった条件でも検索しやすくなりました。

また、シートの配付や回収が容易になり、従来は年1回だったキャリア面談を、SmartHR導入後は2回に増やすことができました。年に2回の評価フィードバックにあわせて面談を実施し、従業員の状況やキャリアの希望を把握できています。

砂川さん：従業員の皆さんが心も体も健康で、楽しく働いてもらえるような職場環境をつくりたいと思っています。

飲食業界は競争が激しいため、他社との差別化や優秀人財の定着には、従業員が「やりがい」を感じられる人事制度が必要だと考えています。その実現のために、これからもSmartHRを活用していきたいです。

最近は、現場から「SmartHRでこんなことができないか、あんなことができないか」という問い合わせを受ける場面も増えてきました。今はまだない機能についても、今後さらに充実していくことを期待しています。

ただ、やりがいを感じられる仕事と、プライベートの充実の両立は、なかなか難しい課題です。 従業員が心身ともに健康でなければ、お客様に楽しい空間を提供できません。

安心して働けるように、相談しやすい環境や、疲れたときに頼れるようなサポート体制をつくり、従業員一人ひとりに寄り添える人事になりたいと考えています。