1964年に開業、日本を代表する名門ホテルの一つである「ホテルニューオータニ」を運営する株式会社ニュー・オータニは、人事労務業務の効率化と、その先にある働き方改革の実現を目指してSmartHRを導入。2019年4月より運用を開始しました。

あらゆる人事労務手続きが「紙」だった導入以前と比べて、どのような変化を感じられているのでしょうか。導入以降の様子について、人事総務部支配人の今井さん・フロントクラークの定石さんに伺いました。

参考：1964年開業、ホテルニューオータニが「SmartHR」を導入。従業員2,200人がホスピタリティを発揮できる環境づくりを目指して

今井さん：4年前に人事課へ異動してきた時に一番驚いたのが、入社手続きや社会保険の手続きがすべて紙で行われていたことです。これは何とか解消できないものかと考えていました。

従業員数が非常に多く、特に年末調整には時間がかかっていたので、担当の人事課員にとってはかなりのストレスだったのではないかと思います。

定石さん：これまで何かしらの申請・変更をする際は、実際に事務所へ行って書類をもらった後、提出のために再度、事務所へ行かなければなりませんでした。SmartHRを使い始めてからは、自宅でスマートフォンがあればすぐに申請・変更ができるようになったので効率的だと感じました。

今井さん：年末調整に関する人事課員の労働時間が、導入初年度で約4分の1ほどになりました。次回以降はさらに減っていくのではないかと思っています。

また、従業員がSmartHRを非常に楽しんで使っているのを感じています。特に給与明細は、以前よりも断然見てもらえるようになったと思います。

定石さん：私自身、最近氏名変更と住所変更を行ったのですが、先輩スタッフからは一般的に氏名変更の手続きには時間がかかると聞いていたので、大変なのかと心配していました。実際には、SmartHRを使うことで自宅にいながら簡単に変更手続きができたので助かりました。

今井さん：導入当初、スタッフからはかなりの頻度でSmartHRの機能について問い合わせがあったのですが、それに対して人事課員がチャットサポート機能を利用してSmartHRさんへ確認したところ、即座に回答をいただけて「とても助かった」と話していました。

今井さん：以前、SmartHRさんの事務所に人事課の皆で訪問する機会があり、普段やりとりさせていただいているチャットサポート担当の方に直接会うことができました。その時は、人事課員も嬉しくて「わ〜！ チャットの◯◯さんだ〜！」と非常に喜んでいたのが印象的でした。

今井さん：私としましては、所属する人事総務部も含め、働いているスタッフ皆が元気で幸せに働ける環境を整えることを念頭に、人事として何をすれば役立てるのかをいつも考えています。そのなかで、当社は「SmartHRに出会えて良かった」と、そのように思っています。