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「SmartHRに出会えてよかった」名門ホテルが挑む理想の環境づくり

株式会社ニュー・オータニ

主な活用機能

  • 年末調整 年末調整
  • 申請・承認機能 申請・承認機能
  • Web給与明細 Web給与明細
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  • 課題
    入社・社会保険の手続きがすべて紙で煩雑だった
    従業員数が非常に多く、特に年末調整には時間がかかっていた
  • 解決策
    担当の負担を軽減するため、入社・社会保険手続き、年末調整をペーパーレス化
  • 効果
    自宅でスマートフォンがあればすぐに申請・変更ができるようになったので効率化ができた
    年末調整に関する人事課員の労働時間が、導入初年度で約4分の1ほどに減少

1964年に開業、日本を代表する名門ホテルの一つである「ホテルニューオータニ」を運営する株式会社ニュー・オータニは、人事労務業務の効率化と、その先にある働き方改革の実現を目指してSmartHRを導入。2019年4月より運用を開始しました。

あらゆる人事労務手続きが「紙」だった導入以前と比べて、どのような変化を感じられているのでしょうか。導入以降の様子について、人事総務部支配人の今井さん・フロントクラークの定石さんに伺いました。

参考:1964年開業、ホテルニューオータニが「SmartHR」を導入。従業員2,200人がホスピタリティを発揮できる環境づくりを目指して

入社・社会保険の手続きが紙で煩雑。年末調整も課題

導入以前の業務上の課題、チームの状況を教えてください。

今井さん:4年前に人事課へ異動してきた時に一番驚いたのが、入社手続きや社会保険の手続きがすべて紙で行われていたことです。これは何とか解消できないものかと考えていました。

従業員数が非常に多く、特に年末調整には時間がかかっていたので、担当の人事課員にとってはかなりのストレスだったのではないかと思います。

(人事総務部 人事課 支配人の今井 章江さん)

(人事総務部 人事課 支配人の今井 章江さん)

導入後、従業員の立場で初めて利用した時の印象はいかがでしたか?

定石さん:これまで何かしらの申請・変更をする際は、実際に事務所へ行って書類をもらった後、提出のために再度、事務所へ行かなければなりませんでした。SmartHRを使い始めてからは、自宅でスマートフォンがあればすぐに申請・変更ができるようになったので効率的だと感じました。

SmartHRを導入したことによって、仕事やチームにどのような変化がありましたか?

今井さん:年末調整に関する人事課員の労働時間が、導入初年度で約4分の1ほどになりました。次回以降はさらに減っていくのではないかと思っています。

また、従業員がSmartHRを非常に楽しんで使っているのを感じています。特に給与明細は、以前よりも断然見てもらえるようになったと思います。

名字や住所変更も自宅から手続きが可能

ご利用いただくなかで、SmartHRを使って良かったと感じたエピソードがあれば教えて下さい。

定石さん:私自身、最近氏名変更と住所変更を行ったのですが、先輩スタッフからは一般的に氏名変更の手続きには時間がかかると聞いていたので、大変なのかと心配していました。実際には、SmartHRを使うことで自宅にいながら簡単に変更手続きができたので助かりました。

(フロントクラークの定石 かれんさん)

(フロントクラークの定石 かれんさん)

従業員の皆さまから、SmartHRに対して感想をもらったことはありますか?

今井さん:導入当初、スタッフからはかなりの頻度でSmartHRの機能について問い合わせがあったのですが、それに対して人事課員がチャットサポート機能を利用してSmartHRさんへ確認したところ、即座に回答をいただけて「とても助かった」と話していました。

スタッフが幸せに働ける環境を目指して

SmartHRスタッフとのやりとりで印象に残っているできごとを教えて下さい。

今井さん:以前、SmartHRさんの事務所に人事課の皆で訪問する機会があり、普段やりとりさせていただいているチャットサポート担当の方に直接会うことができました。その時は、人事課員も嬉しくて「わ〜! チャットの◯◯さんだ〜!」と非常に喜んでいたのが印象的でした。

最後に、SmartHRに対して感想をお願いします。

今井さん:私としましては、所属する人事総務部も含め、働いているスタッフ皆が元気で幸せに働ける環境を整えることを念頭に、人事として何をすれば役立てるのかをいつも考えています。そのなかで、当社は「SmartHRに出会えて良かった」と、そのように思っています。

心温まるお言葉に感激しました。貴重なお話をありがとうございました!

人事総務部 人事課 支配人の今井 章江さん

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