■ SmartHRの導入以前に抱えていた課題とは

紙を使ったアナログ作業を減らしたいというのが最大の課題でした。弊社はグループ全体の従業員数が10,000名に迫る規模なのですが、これまで人事労務に関する業務の大半が紙ベースで行われていたことに課題を感じていました。今後の企業規模の拡大、それに伴う従業員数の増加を踏まえても、このタイミングでの人事労務業務の電子化は優先度の高い施策でした。

最初に効率したかったのが年末調整です。昨年の年末調整にあわせてSmartHRを導入し、効率化を図りました。これまで、年末調整では「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」や添付書類など、すべてを紙で集めなければならず、枚数の多さもあり管理に苦労していました。各店舗からは記入済みの書類が送られてきますが、データでやりとりをするわけではないので、発送済みなのか否かを確認することができずに困ることがありました。特に店舗責任者からは、管理業務に関する工数削減の要望があがっていました。本来注力すべき、お客さまに対するサービス改善や料理品質の向上にもっと時間を費やせるよう、可能な限り本来業務以外の業務は効率化を進めていきたいと考えています。


■ SmartHR導入の決め手

最も大きかったのは、飲食・サービス業における導入実績です。特に弊社以上の規模の企業の事例は、導入を判断する上での決め手になりました。その企業さんたちも当然、過去に現在の私たちが抱えているような課題に直面した時期があったと思います。それを解決するためにSmartHRを導入し、フローを整えることで乗り越えてきたはずです。後発である私たちにはまだノウハウがないので、そこを知るSmartHRさんから学びながら自分たちの運用に活かしていきたいと考えています。加えて、弊社のグループ会社である株式会社SLDの導入事例も大いに参考にしました。身近な企業で先に導入していて、すでに効率化に成功していたのも大きなポイントでした。

• 「SmartHR」の 導入企業一覧
  
  

■ SmartHR導入によって得られるメリットやねらい

コスト削減と採用競争力の強化等のねらいなどがありました。新規ツールの導入は、一見すると費用の部分が強調されて見えてしまいます。しっかりと導入効果を理解してもらうために、このように項目を整理して上層部にメリットを伝えることで導入の承認を得ました。

飲食業界ならではかも知れませんが、店舗における採用には大きくわけて2つの課題があると思っています。1つ目は、応募者の取りこぼしを防ぐことです。募集広告を打って応募者が面接に来たとしても、その後の対応が遅れることで、本来採用できたはずの人を逃してしまうことがあります。2つ目は、各店舗の店舗責任者がおこなっているアナログ作業の効率化です。面接後、内定を出した方の書類の扱いですが、店舗によっては宅配便を使って本部宛に郵送したり、近隣の店舗であれば社員が直接持参したりする場合もあります。

新卒だと1年で約200名、弊社でパートナーさんと呼んでいるアルバイトさんに関しては月に約200〜300名の入社があります。この点の効率化は極めて重要な課題です。応募者の取りこぼしを防ぐこと、各店舗責任者がおこなっているアナログ作業の効率化。これら2つの課題解決に向けて、今まさにSmartHRのカスタマーサクセス担当者の方と一緒に入社手続きの効率化を進めています。



■ 導入にともない役に立ったことや運用面で工夫されたこと

導入もそうですが、もともとはそれ以上に運用がうまく回るのかが心配でした。ただ、その点については担当者の方がいつも丁寧に説明してくれますし、従業員向けに使い方が書かれたマニュアルも用意していただきました。実際は、弊社の運用にあわせて一部加工して利用しましたが、マニュアルを一から作るのとでは大きく工数が違います。とても助かりました。

店舗の従業員でいうと、老若男女様々な属性の方々が働いています。そのため、必ずしも従業員全員がITリテラシーが高いかというと、そんなことはないんですよね。そんな背景もあり、先ほどのマニュアルもそうですし、SmartHRの初期登録を促すPOP、こういったものを活用して、誰もが使いやすい状態をつくることを意識しました。最初からそういったツールが用意されていたのも、スムーズな運用につながったポイントでした。



■ 今後効率化の先で実現したいこと

店舗側の観点では、先ほど述べたように、店舗責任者を含む従業員が本来注力すべき業務に集中できるような環境をつくっていきたいですね。人事の観点では、組織が大きくなる中でも、必ずしも増員に頼らない生産性の高いバックオフィス部門をつくっていきたいと考えています。組織が大きくなる ＝ バックオフィス部門を大きくしなくてはいけない、この発想からの脱却が必要だと思っています。今後はSmartHRを軸にRPAを連動させてさらなる効率化を図るなど、引き続き会社全体で効率化を推進していきたいと考えています。

■ SmartHRに期待すること

SmartHRは、我々ユーザーからの声をシステムの機能に転換していくということをやられている。いくら便利な機能があっても、ユーザーが使い方を知らなかったら、機能が生かされないと思うんですが、SmartHRはソフトの部分と、カスタマーサポートの部分で、100％フォローをしてくれる会社だと感じています。年末調整の運用がひと段落し、今後は入社手続きの導入も始まります。繰り返しになりますが、SmartHRを通じて、バックオフィス部門から、会社全体の効率化に繋がることを引き続き期待しています。

今後もSmartHRは、クラウド人事労務ソフト「SmartHR」を通じて、HRテクノロジー市場をリードするとともに、企業の「働き方改革」の実現に向けて、アナログ業務の効率化や企業の生産性向上施策に貢献できるよう努めてまいります。

• 「SmartHR」および本機能に関するお問い合わせ

※既にSmartHRをお使いの企業様は、弊社担当者へご連絡ください。



■ クラウド人事労務ソフト「SmartHR」について

SmartHRは、入社手続きや雇用契約、年末調整などのあらゆる労務手続きのペーパーレス化を可能にするクラウド人事労務ソフトです。最新の人事データベースをもとに、社員名簿や人事レポートの作成も可能。勤怠管理や給与計算システムとの連携も充実しており、カンタン・便利なプラットフォームによって企業の人事労務改革を後押ししてまいります。「労務管理クラウド」シェアNo.1(※1)。

※1：『HRTechクラウド市場の実態と展望 2018年度』ミック経済研究所調べ



■ 会社概要

社名：株式会社DDホールディングス
所在地：東京都港区芝4-1-23　三田NNビル18階
代表取締役社長：松村 厚久
設立：1996年3月
資本金：6億9938万円（2019年2月時点）
企業URL：https://www.dd-holdings.com/

社名：株式会社SmartHR
所在地：東京都港区六本木3-2-1 六本木グランドタワー39F
代表取締役：宮田 昇始
設立：2013年1月23日
資本金：48億2852円（資本準備金含む）
企業URL：https://smarthr.co.jp/