従業員情報申請
従業員の情報登録・更新をフォーム経由で受け取って、一元管理
申請フォームの作成から、従業員への提出依頼、申請内容の確認と承認の工程を、SmartHR上に集約できます。承認された情報はそのまま従業員データベースへ反映。ステータス表示や承認経路の設定などにより、膨大な従業員情報の変更業務を効率化します。
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承認された申請内容は、
従業員情報へ自動で反映
従業員からの申請内容が承認されると、自動的に従業員情報に登録済みのデータが更新されます。申請内容を確認しながら手入力でデータベースの登録情報を修正する必要がなくなるため、従来の申請・承認作業にかかっていた時間を短縮できます。
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対応状況がひと目でわかるステータスで、見落としや重複を防止
申請一覧の画面には、申請ごとに「提出待ち」「承認待ち」「差し戻し」「完了」「取り消し」のステータスを表示。今、どの申請がどの段階にあるのか、ひと目で状況を把握できるため、対応の見落としや申請の重複を防げます。
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申請フォームや承認経路は、柔軟に設定可能
申請に必要な情報の入力フォームをまとめた「申請フォーム」と、申請に必要な承認者とステップを設定する「承認経路」をそれぞれ作成しておきます。用途に合わせて、「労務の承認が必要な申請」「上長の承認が必要な申請」などワークフローを柔軟に使い分けられます。
その他の便利な特長
「結婚した」などイベントごとに、
必要な申請をホーム画面でわかりやすく案内
「申請ナビゲーション」機能を使うと、イベントごとに必要な申請や対応すべきタスクを設定し、SmartHRのホーム画面にボタンを掲載できます。従業員は迷わず申請画面にたどり着けるため、問い合わせ削減につながります。また、イベントごとに必要な申請タスクを漏れなく案内できることで、人事・労務担当者の手続き漏れ確認作業も削減されます。
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表示するイベントは、
雇用形態・部署役職で制御正社員のみ・マネージャーのみなど、特定の雇用形態・部署・役職の人に対して、イベントごとに公開範囲を制限できます。
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SmartHR以外の申請や
タスクも掲載できる他社サービスのフォームや申請システムだけでなく、紙の提出物なども「申請ナビゲーション」機能で依頼できます。
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プリセットのイベント設定とAIで、設定作業を効率化
よく使うイベントをプリセットで搭載。SmartHRに登録済みの申請フォームからAIが探して自動で推薦。設定作業を効率化できます。
「従業員情報申請」機能には、使い勝手に優れたさまざまな特長があります
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「申請フロー」タブから対応状況をチェック
各申請の詳細な状況を知るには、「申請フロー」タブが便利。一連の承認経路と進捗状況をひと目で把握できます。承認者が複数いる場合でも「誰か1人が承認」「全員が承認」というように必要な承認数を確認できます。
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申請データはCSVファイルでダウンロードが可能
SmartHR上に保存されている申請データは、CSVファイルで一括ダウンロードできます。収集した情報を別フォーマットにあわせて加工したいとき、過去の一定期間の情報など特定の情報のみを活用したいときに便利です。
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通知メールと再通知で申請・承認の抜け漏れを防止
従業員への提出依頼や承認者への承認依頼など、申請に関する通知メールを自動で送信。申請のステータスが「提出待ち」や「差し戻し」の場合、再通知するタイミングを設定できるため、対応の抜け漏れも防げます。
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スマホアプリへのプッシュ通知が可能
従業員がスマホアプリ「SmartHR」を利用していると、申請や承認の依頼はプッシュ通知されます（スマホでの設定が必要です）。通知を受け取った従業員はスマホから対応できるので、申請のやりとりがより速やかにできます。
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