【10周年企画 】導入後の変化は？SmartHRユーザーの生の声① 〜製造、医療・介護、小売業界編〜

①SmartHR導入後のBefore / After

• Before：
  • ちょうどこの時期は12/5の賞与、12/10の給与、年末調整が重なって、てんやわんやしていました。長時間残業が当たり前でした。
• After：
  • とてもおだやかな気持ちで過ごしています！凪！
  • 賞与、給与ともに計算終了し、明細も予約済みなので落ち着いて年末調整のチェックができています。

②特にこの機能を活用したことで良い変化があった

機能：年末調整

いろいろあるのですが…やはり年末調整機能でしょうか。

• Before：
  • チェックのために紙をペラペラペラペラペラペラとしていました。正しく申告できる人はほぼおらず、「次からはこうしてくださいね」と説明しても翌年には忘れられ…の無限ループでした
• After：
  • 質問に回答するだけで年末調整ができるのが、やっぱり良いです！家族や保険料の情報は翌年に引き継がれるので、誤りが少なくなったと感じています。2025年から差分情報も見やすくなり、確認が容易になりました。
  • 社員からも「今まで全部人事に聞いていたけど、SmartHRになってから自分一人でできるようになった！」といった声が上がっています。

③これからSmartHRを活用して変えていきたいこと

タレマネ機能構築中なので、来年は実装してより便利になるぞ！

①SmartHR導入後のBefore / After

紙での掲示物が無くなりました！

以前は貼るところに困るくらいのお知らせを更衣室のホワイトボードに貼っていましたが、SmartHRで表示させられるし、お知らせは期限を設定すれば期限が来たら消えてくれる！

なんて便利なんでしょう！

前は期限切れの掲示物を注意されたりしましたが…あとは入社手続きの紙も激減！！

10枚以上記入してもらっていた紙がほんの数枚に！！

確実にペーパーレス化できていると実感しています。

②特にこの機能を活用したことで良い変化があった

機能：メッセージ

メッセージ機能です。

新しくオプションで加入。パートさんへの連絡が楽になりました！

工場で人数も多いので休憩時間が3班に分かれており、探し出すのが一苦労でしたが、メッセージを送っておくことで用件が伝わるし、これは便利！！

③これからSmartHRを活用して変えていきたいこと

スキル管理やキャリア台帳、勤怠管理とかも使ってみたらきっと楽になるに違いない！

①SmartHR導入後のBefore / After

申請書類の削減、個人保管文書のデータ化で個人フォルダ（物理）が薄くなり、保管場所の省スペース化になりました。

保管場所問題が地味に深刻でしたので、すごくありがたい変化でした。

②特にこの機能を活用したことで良い変化があった

機能：給与明細、源泉徴収票、従業員情報申請、年末調整

まず給与明細、源泉徴収票、従業員申請機能でのペーパーレス化が本当にありがたい。

そして年末調整の配付からチェックまでの工程のオンライン化で、工数削減はもちろん人事担当者の精神的な安定にもつながりました。

③これからSmartHRを活用して変えていきたいこと

ちょっと使いにくいと思っている機能でも、運用次第でなんとかなることもありますが、積極的に改善要望を出していこうと思います。神アップデートを推進していきたい。

①SmartHR導入後のBefore / After

「勤務形態」の変化

• Before：
  • 申請書類はすべて紙、従業員情報はExcel管理でした。
  • データ化していない情報もあったので、

    出社しないことにはどうにもならないことが多々あった。

• After：
  • SmartHRでの一元管理が進むほど、完全在宅勤務ができるようになった。

②特にこの機能を活用したことで良い変化があった

機能：お知らせ掲示板、お知らせ機能、文書配付（社員への通知機能）

「帰属意識が高まった」

• Before：
  • 社内通達の仕組みができておらず、以前は管理部→各部長/課長→各課員 へ口頭伝達。
  • 正確に伝わらない・そもそも伝えていないことも頻発。
  • 入社通知すらないので、各工場がそれぞれ別の会社のようでした。
• After：
  • 同じお知らせを全員が共有するので正確な情報が伝わる。
  • 入社退職のお知らせもするので他工場との距離も近く感じるように。

「ペーパーレスに。そして業務時間の短縮に。」

• Before：
  • 仕分けが手間、ミスがないよう再チェックもして時間を要していた。
  • 配付されても見ない/すぐ捨てる人もいる。
• After：
  • 仕分けの業務が不要に。紙の使用も減り、ごみも減った。

③これからSmartHRを活用して変えていきたいこと

当社初の社内報の創刊を考えているようで、おそらくはSmartHR上で掲示します。「社員が集う場」「会社を知る場」をSmartHRを活用し、作っていきたい。

総務労務担当としてPARKに「他社の同僚」がたくさんいるので、「うちの総務担当がそちらの担当の方と、SmartHRで顔見知りだそうで～」と、他部署でもSmartHRつながりの輪が広がるといいな。

①SmartHR導入後のBefore / After

• Before：
  • 社内にシステムの導入に対するガイドラインがまだ無いため、子会社、部署ごとに個別最適のシステムが乱立している状態でした。
• After：
  • SmartHRはグループ全体で運用しているので、「SmartHRに連携できるシステムで検討できないか（管理の手間がかからない）」という目線で検討できるようになりました。
  • 現在も別会社とこの目線で商談中です。

②特にこの機能を活用したことで良い変化があった

機能：従業員サーベイ

• Before：
  • 社内企画の募集について。これまではGoogleスプレッドシートやチャットでの募集でした。
• After：
  • SmartHRを使った募集が出来るようになり、SmartHRログイン時に従業員に見てもらえるようになりました。

③これからSmartHRを活用して変えていきたいこと

• 福利厚生サービスシステムのSmartHR連携
• 規程管理システムのSmartHR連携
• 研修、資格履歴の管理の多角化

①SmartHR導入後のBefore / After

年末調整において、回収、チェック共に期間短縮、紙の削減、その後の給与ソフトへのデータ連携がスムーズになりました。

②特にこの機能を活用したことで良い変化があった

機能：文書配付

文書配付ですね。

長期休みの職員、退職職員とのやり取りも、今まで郵送していた文書がすぐに本人の手元に届くので大変便利で、値上がりした郵便代も節約になっています。

③これからSmartHRを活用して変えていきたいこと

エンゲージメント向上のため、サーベイを活用したい。

①SmartHR導入後のBefore  / After

• Before：
  • 各種手続きで年金事務所などに実際に車で出向いたりする必要があり、時間を確保する必要がありました。
• After：
  • SmartHRを使うとなんと！着座しながらドリップコーヒー片手にクリックするだけでよくなりました。情報も最初から取り込んだ状態であり、転記の必要やミスが無くなりました！

②特にこの機能を活用したことで良い変化があった

機能：文書配付

たった今起きたことなのですが…

• Before：
  • 退職者にアンケートをとりたいが、個人メールアドレスを聞くなどの運用がなく、依頼をする手段選びに困っていました（個人メールアドレスはSmartHRで分かりはしますが直接集めたわけではないので使うのに抵抗あるなぁ…など）。
• After：
  • 先ほど文書配付機能でアンケートフォームアドレスを文書通知したところ、ものの5分で「文書見ました」と通知がきました。
  • 依頼したいことがきちんと伝わった安堵で今日はぐっすり眠れそうです！

③これからSmartHRを活用して変えていきたいこと

顔写真付き組織図をつくるため、新規採用者をカメラで撮影しています。

既存の職員については、写真を撮るタイミングを各職員と調整するハードルがあり、結果的に組織図は8年前のあの頃の笑顔のままです。

これからは自撮りしてもらい、十分に盛れている状態でSmartHR経由でオートマティックに集め、組織図を更新したいと思います。

①SmartHR導入後のBefore  / After

紙の年末調整で1,200人分に対応しており、提出された書類が間違いだらけ。膨大な問い合わせを全て対応し、これらを計算・データ化して給与システムに取り込む、過酷な作業でした。

アンケート方式で回答するので間違いがほぼない、問い合わせも少ない、自動で計算されるデータ化も不要で、体感ですが業務量が1/10くらいに大幅減。何より精神的に楽になりました。

②特にこの機能を活用したことで良い変化があった

機能：年末調整

• Before：
  • 紙の年末調整で1,200人分に対応しており、提出された書類が間違いだらけ。膨大な問い合わせを全て対応し、これらを計算・データ化して給与システムに取り込む、過酷な作業でした。
• After：
  • アンケート方式で回答するので間違いがほぼない、問い合わせも少ない、自動で計算されるデータ化も不要で、体感ですが業務量が1/10くらいに大幅減。何より精神的に楽になりました。

機能：お知らせ

• Before：
  • 職員へ本部から通知をしたい時に各施設で紙で掲示しており誰も見ていない。情報が伝わらない。
• After：
  • お知らせ機能で届けたい職員にパパっと通知ができる。

機能：人事評価

• Before：
  • 人事評価も紙であったため、過去評価もわからず前任者からの申し送りや次回気を付けるポイントも伝わらず、評価と評価の繋がりしか無く、人材育成に繋がっていなかった。
• After：
  • 人事評価を全て電子化したことで、過去の評価がどれくらいで、前任者や前回評価のポイントや職員の改善点なども見えるようになり、評価が単発ではなく繋がっていくことで人材育成が加速化した。

③これからSmartHRを活用して変えていきたいこと

タレントマネジメント系のスキル管理や、キャリア台帳を導入できておらず、経営層に必要性を訴求して導入し、更なる人材育成の加速化や人材の発掘、抜擢をして組織を活性化させ、売り上げ利益に貢献したい。

①SmartHR導入後のBefore / After

前年度よりSmartHRを導入しましたが、主に大きく変わった点はやはり年末調整です。

以前は各事業所への送付準備からはじまり、提出されていない方への催促や、提出された後も修正のための確認に個々で連絡を取ったり、終えた後も源泉徴収票の発送等の業務が発生しておりました。

SmartHRを導入した後はボタンひとつでスタートし、提出状況や内容も随時わかったり差し戻し理由を記載することで個々へ連絡をとる必要が無くなりました。

源泉徴収票もボタンひとつで配布完了。例年と比べるとだいぶ時間に余裕がもてました。

②特にこの機能を活用したことで良い変化があった

機能：年末調整、お知らせ機能

上記でも記載しましたが、年末調整機能です。

また、お知らせ機能も個別で指定して送信できるので、重宝しております。

文字だけでは事務的すぎる部分もレイアウトを自由に変更したり

強調したい部分も色分けしたりできるのでバランスが取りやすいところも好きです。

添付では確認するまでにワンクッションあり、見落とされやすい部分もカバーできていると思います。

③これからSmartHRを活用して変えていきたいこと

今年は、雇用契約書等のペーパーレス化に向けて動いているので、SmartHRをうまく活用して、滞りのない運用を目指します。

また、手続き等の電子化も徐々に進めていければと思います。

店舗で働くパートさん、アルバイトさんの雇用契約がスマホ上で出来るようになりました。