【Q&A付き】今年の年末調整のマルフ身上情報を基本機能にカンタンに反映する

こんにちは、SmartHRプロダクトマーケティングマネージャーの石本です。

2025年より、SmartHRの「年末調整」で収集した今年の「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」（通称：マルフ）の身上情報（従業員情報・家族情報）を基本機能への反映機能が追加されました。

本稿では、この機能の概要や活用場面をご紹介するとともに、現在、SmartHRの「年末調整」をお使いのご担当者さまが気になるポイントをQ&A形式でお答えします。

新機能を紹介する前に、その前提情報となる、SmartHR「年末調整」の利用フローについておさらいします。

SmartHRは基本機能と年末調整機能、それぞれ別の機能として構成されています。

年末調整機能を利用には、まず基本機能に登録されている身上情報（従業員情報・家族情報）を、年末調整機能に同期する必要があります。

同期された身上情報は、あらかじめ年末調整機能のアンケートに記入された状態で、各従業員がアンケート回答します。従業員は、修正がない場合はそのまま申告、修正がある場合は最新の身上情報を記入して申告します。

従業員から申告された身上情報を担当者が確認し、チェック済みのステータスにすることで、年末調整機能上の身上情報が最新化された状態となります。

先述したように、年末調整機能と基本機能は別の機能なので、年末調整機能で収集した最新の身上情報は、基本機能には自動更新されません。基本機能の情報を更新するには、ご担当者さまが従業員リストから個別に情報更新したり、CSVを成型して一括更新したりする作業が必要で、手間がかかっていました。

今回の新機能では、年末調整機能で収集した今年の「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」（マルフ）の身上情報を従業員が修正申告していた場合、年末調整機能の画面上で、今年の「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」に記載されている身上情報を、基本機能にも一括更新できるようになりました※。

※ 年末調整終了後の家族情報の更新手順は、家族情報の管理方法や、従業員からの情報収集の方法、年末調整期間中に申請を承認するか否かで異なります。詳細はヘルプページ「年末調整終了後に家族情報を基本機能に反映する際のパターン例」を後日更新しますので、ご覧ください。

これにより従業員リストからの個別更新や、CSVを成型して一括更新する手間を軽減できます。

また、今年の「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」の身上情報について、従業員から修正申告がなかった場合、まとめてチェック済みにできる新機能もあります。詳細はヘルプページ「『今年の給与所得者の扶養控除等（異動）申告書』をまとめてチェック済みにする」でご確認ください。

年末調整は年に1回、ほぼ全ての従業員から最新の身上情報を収集可能なまたとない機会です。

年末調整機能で収集した最新の従業員情報・家族情報）を、基本機能にも一括更新できれば、SmartHR上で身上情報を最新の状態に保てるだけでなく、ほかの機能での活用にもつなげられます。

基本機能から年末調整機能に同期した時点の身上情報で、今年の「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」に記載される情報のうち、従業員からの修正申告がされた（＝差分がある）情報のみが対象です。来年の身上情報として申告された情報は更新できません。

また更新対象は、「従業員情報」と「家族情報（配偶者・扶養家族）」単位で選択できますが、住所のみ・世帯主のみなど項目単位で選択して更新はできません。

今年の「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」に記載されている家族情報が追加されて申告された場合は、基本機能にも情報が更新されます。

一方、家族情報が削除された場合は、基本機能の家族情報は削除されずに、「税法上の扶養状況」のみ扶養しないで更新します。基本機能でも家族情報を削除する場合は、基本機能でご対応ください。

年末調整機能で「更新」ボタンを押した時点で情報が更新されます（処理時間分のタイムラグが発生します）。身上情報が更新された時点で、身上情報の履歴も自動で追加されます。なお、適用日の指定はできません。

「基本機能と年末調整機能の差分リスト」で確認できます。年末調整機能で収集したデータを基本機能に更新する前に、「基本機能と年末調整機能の差分リスト」をダウンロードください。詳しくはヘルプページ「基本機能で手続きが必要な従業員を抽出する」をご確認ください。