人事評価制度とは？導入手順から課題改善、効率的な運用方法まで解説

企業が従業員を公正に評価するには、人事評価制度の存在が欠かせません。

評価を受ける側の従業員からしても、評価制度がしっかりと整備されていれば、自分が何を期待され、どう評価されたかがクリアになり、迷いなく業務に集中できます。また、人事評価制度は従業員の育成や人材を適切な職務へ配置する判断材料としても欠かせません。

本記事では人事評価制度を導入する際の手順から、陥りがちな非効率ポイントと人事評価業務を効率化する方法まで解説します。

すでに人事評価制度を導入済みの企業も、自社の評価運用を見直す際のヒントとして、ぜひご活用ください。

人事評価制度とは、単なる『査定の道具』ではありません。経営目標と従業員の成長を一本の線でつなぎ、組織を強くするための『対話の基盤』です。

具体的には、経営目標を達成するために組織の将来像（ビジョン）を共有し、従業員に期待する行動や能力を明確化して成長を促す役割を担っています。それと同時に、従業員の能力や業績、経営への貢献度を評価し、等級・報酬に反映させるための制度になります。

そのため、経営目標と紐付けながら、自社に合った評価制度を設計しなければなりません。

人事評価制度を運用する目的は、単に従業員に点数をつけることではありません。主に以下の4つの大きな役割（目的）を果たすために存在します。

• 役割①：経営目標達成に向けた行動指針
  • 企業が求める役割を従業員に理解してもらい、従業員自らが経営目標の達成に向けて意欲的に取り組むよう促す。

• 役割②：キャリア形成
  • 目標達成のために必要なスキルと従業員の現状のスキルを確認し、そのギャップを埋めるための育成方法・キャリア形成の計画を立てる。

• 役割③：エンゲージメント向上
  • 評価基準や結果について透明性を持って共有することで、待遇・報酬に対する納得感を生み、エンゲージメント向上に繋げる。
    
• 役割④：適材適所な人員配置
  • 従業員の能力・業績・経営目標達成への貢献度などを客観的に見ることで、一人ひとりの強みや適性をもとに最適な人員配置を検討する。

こうした多面的な役割を果たす人事評価制度ですが、その効果を最大限に引き出すためには、緻密な設計と段階的な導入プロセスが欠かせません。

ここからは、自社に最適な制度を構築するための「6つの導入手順」を具体的に見ていきましょう。

人事評価制度の導入に必要な手順は大きく分けて以下の6つになります。

• 手順 01：事前調査
  • まずは事前調査で会社の課題を洗い出しましょう。課題を整理すれば、制度導入で改善するべき内容が見えてくるはずです。

• 手順 02：土台作り
  • 次に評価制度の内容を決める際の考え方の土台となる評価制度の導入目的を明確にします。

• 手順 03：制度設計
  • 導き出した課題や導入目的を考慮して制度設計を進めましょう。設計は人事評価制度の導入で、最も時間がかかるプロセスです。

• 手順 04：運用に向けた整備
  • 制度の設計後は、運用準備として人事評価の頻度の設定や評価シートなどのフォーマットを作成します。

• 手順 05：従業員への周知
  • 整備ができたら準備したフォーマットを従業員へ周知します。運用開始後に不満の声が出ないように、漏れなく共有しましょう。

• 手順 06：運用開始
  • これらを経ていよいよ運用開始となります。運用スタート後も定期的に制度を見直して改善していきましょう。

全体の流れを掴んだところで、ここからは各ステップを実行するための具体的なノウハウを深掘りしていきます。

人事評価制度の導入を成功させる秘訣は、単に手順をなぞるのではなく、各段階で「何のためにこれを行うのか」という本質を外さないことです。まずは、すべての土台となる「手順 01：事前調査」から、具体的な進め方と注意点を見ていきましょう。

人事評価制度導入の第一歩として、事前調査で自社の現状を分析します。

分析方法には、数値などのデータから判断する定量分析と、従業員へのヒアリングなどで見えてきた、リアルな声を調査する定性分析の2種類を実施しましょう。

企業と従業員で、労働環境に対する認識に大きな齟齬がある場合は、改善するべき課題です。分析によって見つけた課題を人事評価制度で改善できるように、制度設計に役立てます。

定性分析には従業員のリアルな声を効率的に収集できる「SmartHRの従業員サーベイ」の活用がおすすめです。

豊富なプリセット設問を活用することで、匿名性を保ちながら現場の本音や組織の課題を可視化でき、従業員の納得感に直結する制度設計の根拠（エビデンス）を得ることができます。

企業規模にもよりますが、評価制度をゼロから導入する場合、半年から1年半ほどかかるのが一般的です。そのため人事評価制度の導入を遅滞なく進めるためにはロードマップの活用が効果的です。

上図はその一例ですが、このように進行スケジュールを引いておくと、遅延があった場合にどのぐらい遅れているのかが一目でわかるので、進行管理に適しています。

現状分析によって課題を認識できたら、次は考え方の土台となる人事評価制度の運用目的を設定します。企業理念や行動指針、経営計画を参考に、従業員が目指すべき姿を検討したうえで設計します。

また運用目的は、従業員にとって働き方の指針となるほど高い重要性をもちます。自社が今後目指したい方向と相違が出ないように、十分な検討が求められます。

人事評価制度の設計前に、人事評価制度は「等級制度」「評価制度」「報酬制度」という3つの制度から成り立つと理解し、制度設計はこの3つの制度を意識して進めましょう。

• 等級制度とは
  • 従業員を役割や階級で分ける制度です。等級の設定によって、社内の従業員に序列をつけます。

• 評価制度とは
  • 従業員の企業への貢献度合いを評価する制度で、従業員の意欲向上に効果をもちます。

• 報酬制度とは
  • 職種や役職といった等級と、業績や能力への評価に応じて、従業員の報酬を決めるのが報酬制度です。

制度設計は、評価基準の設定から進めましょう。「手順 02：土台作り」で設定した運用目的達成に向けて、貢献度合いが大きいと考えられる行動を高く評価できるように設定します。

企業として、従業員にどのような行動を期待するかという観点で考えると、適切な基準が思い浮かびやすいでしょう。職種や部署によって求められる役割が異なるので、不公平感が出てしまわないように、基準は評価対象別に設定するのが基本です。

続いては評価項目の設定です。評価項目では案件獲得数や売り上げなど、具体的な数値を設定すれば、従業員が評価を高めるためにするべき行動をイメージしやすいでしょう。

注意したいのは職種によって目標の数値化が難しい場合がある点です。とはいえ、評価項目が抽象的だと評価を上げるために何をすればよいか、従業員が迷ってしまいます。

一般事務のような具体的な項目が定めにくい職種でも「◯◯のデータ入力作業を1営業日以内に完了させる」というように、数値による明確な評価項目の設定が、目標達成に向けたモチベーションアップにつながります。

評価基準や項目の作成後は、評価内容が従業員の昇給や昇級にどのように関係するかを明記した規定を作りましょう。

就業規則や賃金規定の変更が必要になる場合は、労働基準監督署に届け出なければなりません。待遇のなかでも、給与や賞与との関連性は可能な限り明確にしておきましょう。

「評価の向上が収入の増額につながる」と従業員に伝われば、モチベーションの維持・向上が期待できます。

人事評価の評価基準には以下の4種類があります。それぞれの違いを理解し従業員が納得する評価基準の設定を行いましょう。

次は運用に向けた整備を進めましょう。まずは、評価の実施頻度の設定です。1年に1度や四半期に1度などが多くの企業で設定されています。ただし、期間が短いと評価者や従業員の負担となるので注意が必要です。

また、評価シートの作成も欠かせません。下の表は評価シートの一例です。

評価の種類と評価項目、項目の重要度を示すウェイトと5段階の評価欄が記入されています。シートの項目に制限はないので、自社に合う内容で作成しましょう。ほかにも運用に必要なものがあれば、この段階で準備しておきましょう。

実施頻度や評価シートの整備が済んだ後は、運用スタート前の最終作業として従業員へ制度の導入を周知します。メールや社内掲示、資料配布、ミーティングでのアナウンスなど、多角的な方法で周知を進めましょう。

また、周知から人事評価の運用開始までは1か月程度が理想です。この期間を、社員からの質疑応答にあてるなど、スムーズな人事評価制度導入に向けた準備期間としましょう。運用開始後に従業員から不満が出ないようにするためにも、このプロセスは非常に重要です。

社内周知および従業員からの問い合わせ対応が済んだら、いよいよ運用開始です。しかし、人事評価制度は「作って終わり」ではありません。むしろ運用初年度は「不満が出るのが当たり前」という心構えが必要です。現場の声を拾い、微調整を繰り返すことで、ようやく「自社らしい制度」に育ちます。

現行制度に不備がないかを定期的にチェックし、必要に応じて改善を重ねていく取り組みを心がけてください。

具体的な方法としては、従業員が制度を十分に理解できているか、評価項目への納得度合いについてのアンケート調査などがあります。アンケートは評価を受ける従業員だけでなく評価者にも実施して、双方の意見が聞けるように進めましょう。

SmartHRの従業員サーベイは設問作成から結果分析まで、従業員や組織の状態を手軽に可視化します。

従業員にアンケート調査を実施して、組織の状態を簡単に可視化できます。

エンゲージメントをはじめ、課題に即したさまざまなプリセットサーベイの用意があり、設問の作成から回答結果の分析まで、一連の流れを手間をかけずに実施できます。

人事評価制度を導入しても、目指した成果が得られない場合は、「制度設計」「情報共有」「運用状況」のいずれかに問題があると考えられます。

• 制度設計に問題がある場合
  • 内容が会社が目指す方向性と異なるなど、根本的な問題があるかもしれません。

• 情報共有に問題がある場合
  • 周知が不十分で、従業員が評価制度のメリットを理解しておらず、モチベーションが低くなっている可能性が考えられます。

• 運用状況に問題がある場合
  • 「運用負担が大きい」「フィードバックの質が低い」といった課題もあるでしょう。このような場合、原因を明らかにし、制度改善が必要です。

人事評価業務を行っていると、気付かぬうちに煩雑で非効率になってしまうことはありませんか？

• 評価シートの回収・確認・集計に手間がかかる。
• 評価情報の検索や閲覧に時間がかかる。
• 転記作業が都度発生し、転記ミスが起これば余計な修正対応がかかる。

これらの非効率は、人事評価業務の運用を「アナログ」で行っていることが原因です。アナログ運用による負担が積み重なると、結果として評価制度が「作って終わり」の状態に陥ってしまいます。

ここからは人事評価業務によくある4つの非効率と、効率化に向けてできる対策を紹介していきます。

紙や表計算ソフトを用いた「アナログ 」な人事評価運用では 、主に4つの非効率が発生します。4つの非効率により工数負荷が大きいだけではなくヒューマンエラーにもつながりやすくなります。

• 非効率①：ファイルの数が膨大
  • 機密情報であるため、例えばファイル別にパスワードを管理するなどのケースがある
  • グループ別や役職別で権限を設定する手間が発生する
  • 時期別 / 時系列など管理が複雑化しがち

• 非効率②：進捗がわかりにくい
  • メールで共有しているため、誰がどのファイルをどこまで入力したのかがわからない
  • 提出状況などの進捗を管理しながら、未提出者への個別催促が都度発生する

• 非効率③：追えない変更履歴
  • 期中に目標変更をすると、変更後のファイルを回収し直す必要がある
  • 新旧のファイルを見比べながら変更点を確認
  • 場合によっては、変更に気付かず評価期間になって慌てて対応することも

• 非効率④：手作業・手入力
  • 評価結果を集計ファイルに人数分転記する作業が必要
  • 単調作業の繰り返しで転記ミスや確認漏れが発生する

これらの状態は業務自体が非効率なことに加えて、リスク管理ができていない危険な状態であると言えます。

人事評価業務の非効率を解消するためのポイントは「データ活用」です。もしあなたの会社の人事評価業務が非効率な状態に陥っている場合は、次に紹介する4つの対策に取り組んでみてください。

• 対策①：評価情報をデータとして集約・整理できる体制づくり
• 対策②：評価作業の進捗をリアルタイムに確認できる運用
• 対策③：必要なタイミングで変更内容を把握できる環境の整備
• 対策④：評価結果が自動で集計・反映される仕組み

紹介した4つの対策を実現するにはクラウド型の人事評価システムを活用するのがおすすめです。

SmartHRの人事評価なら、従業員データを用いて手間なく評価を開始できます。評価作業の進捗をリアルタイムで把握できるのはもちろん、評価結果をはじめあらゆる人事情報の一元管理も可能です。さらに、評価データと他の情報をかけ合わせた分析・活用まで、ワンストップな人事評価を実現します。

評価入力後、部署全体の最終評価をボタンひとつでグラフ化でき、ひと目で評価の分布を確認できるので、効率的に甘辛調整を行えます。評価分布をマトリクス表示で一覧化したり、甘辛調整前後の評価を見比べることもできます。

評価情報を可視化することで、別の人事施策への活用などタレントマネジメントの促進にもつなげることが可能になります。

SmartHRの人事評価は、単に評価点数をつけるためのツールではありません。蓄積された評価データを活用し、他機能と組み合わせることでタレントマネジメントをシームレスに実現します。

評価履歴をキャリア台帳で管理し、データにもとづいた昇格検討が可能です。

複数部署の配置案をクラウドで統合し、最新の正確なデータに基づいた組織図を直感的にシミュレーションできます。

AIが仮説検証をサポート。人事評価やその他のデータを活用し、誰でも簡単に組織改善を始められます。

人事評価は、単に過去を振り返るためのものではありません。短期的な業績目標の達成度はもちろん、中長期的に経営理念を体現できる人材を把握し、育てるための重要なプロセスです。

人材要件の評価指標3つの基準

• 成果評価：目標の達成度
• 能力評価：業績達成のため身に付けたスキル
• 情意評価：仕事に対する姿勢・熱意

人事評価を効率化し、正しく実行できるようになれば、蓄積されたデータは「従業員一人ひとりのキャリアアップ」や「適材適所の組織づくり」を支える大きな力になります。

制度の導入や見直しは、組織を強くするための第一歩です。この記事をきっかけに、まずは自社の人事評価が「本来したかったこと」につながっているか、見直してみてはいかがでしょうか。