産休・育休の手続きをシンプルに！SmartHR届出書類機能で効率化する方法

こんにちは。SmartHRのプロダクトマーケティングマネージャーの野田です。

最近、産休・育休制度に関する法改正が相次いで実施されています。産育休に関わる手続きは多岐にわたり、それに伴う書類作成や提出管理は非常に煩雑です。

この記事では、届出書類機能を中心に、SmartHRを使うことで産育休に関わる各種手続きの効率化を促進する方法をご紹介します。

産休・育休制度は近年、働きやすい環境整備を目的として頻繁に法改正が行われています。

2022年10月には、男性の育休取得促進を狙いとした「産後パパ育休（出生時育児休業）」が創設され、通常の育休とは別枠で出生直後の休業が可能になりました。また、「育児休業の分割取得」も解禁され、夫婦の状況に合わせて柔軟に休業時期を分散させることが可能となっています。

さらに2025年4月からは、両親ともに出生後に育児休業を取得した場合、育児休業給付金の上乗せ給付が受けられ、トータルで手取り10割となるよう支援する「出生後休業支援給付金」や、2歳未満の子供を養育するために時短勤務をした場合、時短勤務中に支払われた賃金額の10%を給付する「育児時短就業給付」が開始されました。 これらは「育休を取ると収入が減る」「復帰後に時短で働くと給料が下がる」といった経済的な懸念を払拭する施策ですが、同時に企業側には複雑な制度理解が求められています。

このような法改正に対応するためには、常に最新の情報を把握し、適切な書類を漏れなく作成・提出する必要があります。

SmartHRの届出書類機能は、社会保険や労働保険の手続きに必要な書類をまとめて作成・電子申請できる機能です。

従業員からオンラインで収集した情報を基に届出書類を作成できるので、書類作成から申請までをSmartHR上で完結できます。

申請した書類の状況や公文書の管理もSmartHR上で確認ができるので、e-Govやマイナポータルを確認する手間も削減できます。

SmartHRの給与計算機能や給与明細機能とも連携しているため、書類作成に必要な情報を引用することで、業務を大幅に効率化させることができます。

SmartHRの届出書類機能では、以下の主要な産育休関連書類を全て作成することができます。

＊ 協会けんぽ様式の書類で受付している場合に限り、健康保険組合にも印刷した書類で届出ができます。

これらの書類がすべて一つのプラットフォーム上で作成できるので、担当者の作業負担を大幅に軽減できます。

届出書類の作成手順については下記の記事も参考にしてください。

産育休の管理には、届出書類の手続き以外にも、従業員からの情報回収や書類の配付、問合せ対応や従業員への意向の確認といった様々な周辺業務が発生します。

SmartHRにはそれらの業務も効率化する機能が備わっており、業務全体の効率化を実現することができます。　

SmartHRの申請ナビゲーションを使うことで、従業員は「出産した」といったイベントを選択して質問に回答するだけで、従業員の状況に合わせた申請や手続きをタスク化できます。社内規定などを確認する手間を削減しつつ、漏れなく申請を進められるため、従業員と労務担当の双方の効率化を実現することができます。

SmartHRの従業員情報申請を使うことで、従業員自身が産休・育休の申請をいつでもどこでも行うことができます。労務担当者は、紙での情報回収の必要がなくなるので、従業員情報の収集から届出書類の作成までをオンラインで完結することができます。

SmartHRの届出書類機能を使うことで、産休・育休に必要な主要な書類を全て作成することが出来ます。書類作成は、従業員から収集した情報を基にスムーズに作成が可能です。電子申請から公文書の管理も一元化することが出来ます。

SmartHRの文書配付機能を使うことで、産育休に関する社内規程や手続きガイド、「育児休業取扱通知書」「育児休業給付金支給決定通知書」「記載内容に関する確認書・申請等に関する同意書」といった手続きに関わる書類を従業員に直接オンラインで配付できます。

産育休の管理において、従業員とのコミュニケーションは様々な場面で発生します。特に妊娠期の産育休の取得に向けた調整や、職場復帰に向けても従業員とのやり取りは重要な業務となります。

SmartHRのスマホアプリとメッセージ機能を活用することで、必要書類の提出依頼や情報共有など、休業中の従業員とも円滑なコミュニケーションを実現できます。復職に向けた準備や手続きの案内も効率的に実施が可能です。

このように、SmartHRを活用すれば産休前の申請受付から休業中の各種手続き、そして復職時の手続きまで一気通貫で効率的に申請から管理、その後のやり取りまでできるようになります。

産育休関連の法改正は今後も続くことが予想され、企業の人事・労務担当者の業務負担は増加傾向にあります。そこでSmartHRの届出書類機能を中心とした各種機能を活用することで、この複雑な業務の効率化を促進することができます。

産育休の申請や管理、その後のやり取りを効率化することは、単に人事・労務担当者の負担軽減だけでなく、従業員が安心して休業に入り、スムーズに職場復帰するための重要な要素です。

法改正に左右されない適切な労務管理体制をSmartHRで実現し、煩雑な産休・育休管理をシンプルかつ確実に行うことで、従業員にとっても取得しやすい制度にしていきましょう。