公開日：2021/11/18

PARK

総勢6社7名！労務ぶっちゃけ座談会【PARK café #02】

SmartHRのユーザーのみなさんが集う人事・労務のコミュニティ『PARK』からスピンオフした、インタビュー企画「PARK café」。

第2回となる今回は、日々のお悩みを相互に質問しあう座談会形式で開催しました！

▼ 参加者の皆さん（順不同）
アディッシュ株式会社田島穂隆さん
キャディ株式会社伊藤和德さん
ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ株式会社渡辺歩さん
株式会社SUPER STUDIO 佐藤耕平さん
株式会社プレイド大谷菜保さん
株式会社SmartHR 穴原彩子さん
株式会社SmartHR 大塚健斗さん

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勤怠管理・給与計算の運用、どうしてる？

SUPER STUDIO 佐藤さん：

皆さんはどのように勤怠管理や給与計算を運用していますか？たとえば500人規模に拡大しているSmartHRさんでは、全員分チェックするのって難しそうな印象です。

SmartHR 穴原さん：

まず勤怠については、勤怠管理システムからCSVでデータをエクスポートし、エラーを洗い出してから社員に修正してもらっています。現状あまり効率的ではなく課題に感じており、コーポレートエンジニアに協力してもらいながらより良い形を模索していきたいと考えています。給与システムへの取り込みは、インポート用スプレッドシートを大塚さんが作成してくれました（笑）。

アディッシュ田島さん：

弊社も600〜700名で、SmartHRさんと近しい規模なので、大塚さんが組んだそのスプレッドシートに興味があります（笑）。

SmartHR 大塚さん：

私のお手製スプレッドシートは置いておいて、実は最近SmartHRが「ダウンロードフォーマットのカスタマイズおよび管理できる機能」をリリースして、こちらをオススメしたいですね。今後も機能強化していく予定があり、いずれは、そのまま給与システムにそのまま取り込める形のCSVを出力することを目指しています。

SUPER STUDIO 佐藤さん：

人によってチェックの仕方が変わったりすることってありますか？

SmartHR 穴原さん：

基本的な確認ポイントはチーム内で揃えていますが、最終的には多様な視点でチェックしたほうが良いため、弊社では二次チェックとして2人が入り、計3人でチェックしています。

具体的には、まず支給と控除の一覧をスプレッドシートで確認します。属人的な個別対応が入るところは直接目視して確認していますね。これは機械的には対応できないため、労務としての勘所が大事になってくると感じます。

SUPER STUDIO 佐藤さん：

500名分の給与計算を3名で対応するのはすごいですね。

SmartHR 穴原さん：

雇用形態のパターンが多くないため、そこまで複雑ではないという背景はあるかなと思います。

ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ（以下、ケンブリッジ）渡辺さん：

飲食店や小売店など、雇用形態が複数ある場合は大変ですよね。

SmartHR 穴原さん：

以前、雇用形態の多い企業に勤めていた経験があるのですが、そのときはやはり大変でしたね（笑）。

ケンブリッジ渡辺さん：

弊社では9割5分くらいが裁量労働制でパターンが限定的なので、複雑性は低いですね。そのため、基本的には控除よりも支給を重点的にチェックしています。

アディッシュ田島さん：

弊社では24時間365日体制で稼働しているサービスがあり、全社のおよそ半分がそのサービスに携わるアルバイトスタッフです。そのためさすがに一括での勤怠や給与のチェックはできず負担が大きいですね。体制としては、社労士にも一部委託しています。

ちなみに、アルバイトと社員で勤怠管理システムが異なっていて複雑なので、オススメの方法があれば誰か助けてください（笑）。

人事内で衝突したことはある？【匿名】

※ こちらのパートのみ匿名でお送りします！

Aさん：

皆さん、人事内での衝突ってありませんか？

Bさん：

これまでに勤めた会社で、「（制度の追加や変更などについて）なにその話聞いてない！」って後から聞かされるケースがありましたね。現職では、制度について起案する人があらかじめ労務や経理、法務を巻き込んで「税務や法律的な観点で懸念点があれば教えてください」など早い段階で巻き込んで議論しているので、議論に必要な関係者が「その話、聞いてないよ」ってケースを未然に防げていると感じます。

Cさん：

勢いで進めるのではなく、起案段階から労務や経理を巻き込むっていうカルチャーが素敵ですよね。私はその巻き込みが遅れてしくじった経験があります（笑）。

Aさん：

どんな制度のしくじりですか？

Cさん：

まず内定者の「自己研鑽用の手当」ですね、もし内定辞退したら返してもらおうというルールにしようとしていたのですが、労務メンバーから「これNGですよ」ってツッコミをもらったことがあります。「リモートワーク手当」なども苦労しましたね。具体的には、時間外割増賃金を考慮すると給与テーブルそのものを書き換える必要が生じることが後からわかったんです。このように、アイデアをそのまま進めるのではなく、法律要件をクリアしながら実現させていく力ってすごく重要ですよね。

Dさん：

弊社も労務デューデリジェンスを実施した際に、資格取得や維持にまつわる経費の扱いがNGで報酬として支払う必要があると指摘を受けました。また、その報酬を支払うことで賞与扱いになるので賞与支払届も発行しないといけないということがわかりました。なので、会社として賞与を支払うタイミングにあわせてこれらの支援金も払うのが運用としてはベストだねと辿り着きました。

Cさん：

うちもまったく同じで、リモートワーク手当は賞与の算定ロジックに組み込みました。話を戻すと、皆さん衝突ってありましたか（笑）？

Eさん：

衝突かはわからないんですが、採用と労務間でありましたね（笑）。採用のメンバーが雇用保険や社会保険の仕組みを理解しておらず、入社者は「雇用保険に入れる」と思っていたんだけど、採用側はそれを意識しておらず雇用保険に加入しない状態でGoしようとしたところ、後から労務サイドで確認したらやっぱり加入すべき対象者だったことが発覚したケースがありました。採用に携わるために必要な労務の基礎知識もあると感じますね。

Fさん：

お互いに最低限必要な知識を携え、リスペクトをもってやれると嬉しいですね。

Gさん：

現場から「管理監督者にしたい」とリクエストがくるけど、実態は労働者性があって適用できないケースにおいて、その説明が負担に感じることはありますね。個人的に労務に関する説明をするのって理解が深まるので好きではあるんですが、社員数が増えてくると結構大変でして。

Aさん：

管理監督者扱いにしたいリクエストはあるあるですよね（笑）。以前の職場でもありましたが、その際は適用できる条件が決まっていることを説明して要件について理解していただきました。あとは適用できたとしても勤怠管理する必要があることを知らない人も、なかには居ますね。

法改正などの労務トレンドはどうキャッチアップしてる？

ケンブリッジ渡辺さん：

皆さんは日々の法改正などの労務トレンド情報はどうやってキャッチアップしていますか？

SmartHR 穴原さん：

弊社では毎日朝イチで30分ほど時間をとって、社内労務ユニットとドメインエキスパートのユニットで法改正チェックをしています。

SmartHR 大塚さん：

探す情報ソースを厚労省や官報、e-Gov、マイナポータルなどあらかじめ定めて、それらのページを泥臭く調べていますね。

ケンブリッジ渡辺さん：

原本を見て回っているんですね、ハードそうです。

プレイド大谷さん：

自社だけでなくプロダクトに反映ともなると、そこまでする必要があるんでしょうね。

SmartHR 大塚さん：

あとは労政時報や労働新聞も購読して積極的にチェックしています。

SmartHR 穴原さん：

労働新聞はQ&Aコーナーがマニアックで勉強になりますね。あとは労務ドットコムや、その運営をしている名南経営所属の宮武先生の情報もキャッチアップしています。

SUPER STUDIO 佐藤さん：

僕も宮武先生のSNSから情報を仕入れています。すごくはやいですよね。

ケンブリッジ渡辺さん：

判例って見ていますか？

SmartHR 穴原さん：

ひっくり返ることも多いので、地裁はよほど重要な事件でない限りみていませんね。基本的には最高裁判例です。

アウトソース？それとも内製？

キャディ伊藤さん：

皆さんはどのようなミッションを持っていますか？前職のウィルゲートと現職のキャディではより従業員数や特色が異なるため、皆さんから色々と聞いてみたいです。

SmartHR 穴原さん：

個人的には障害者雇用を今期のミッションとして置いています。最近のプロダクト開発においてアクセシビリティを強化中で、9月には全盲の方が入社しています。これから会社やプロダクトが歩む方向に対して、障害者雇用もあわせて動いていきたいです。とはいえ正解がなかなかわからない領域でルーチンも少ないため、目下の課題はオペレーション構築です。

具体的には、300名規模のときのオペレーションのまま現在に至るため、1,000名規模を見据えてオペレーション構築していく必要性を感じています。いわゆるメガベンチャーの先行例など、すでに経験している会社の知見を取り入れながらやっていきたいですね。

SmartHR 大塚さん：

急に話したい話をするんですが、1,000人から2,000人の規模になってくるとアウトソースを検討することが増えるんですよね。

SmartHR 穴原さん：

労務って不思議で、規模の推移に応じてアウトソースしたりその後に内製に戻したり、行ったり来たりするんですよね。主には締め日に左右されます。

アディッシュ田島さん：

弊社は給与は社労士事務所にアウトソースしていますが、社内でも計算し最終的に突合しているのでアウトソースしなくても業務を遂行できる体制にはしています。社会保険や雇用保険などの手続きももともとアウトソースしていましたが、SmartHRを導入する際に内製に戻しました。

地方拠点の増加にあわせて、もともと労務サイドで担っていた入社手続きなども属人化を防ぎつつ現場で実行できるように、台本をつくって動画で入社手続きすすめられるようにしました。それでもわからない部分は質疑応答で穴を埋めていくようなフローですね。

キャディ伊藤さん：

弊社は給与計算をアウトソースしているのですが、今後も企業規模は拡大していくので、無理に内製化しないほうが良いのでしょうか。給与計算実務に詳しい人がいないと、内製化したとしても「これって合ってるんだっけ？」と適切な判断ができるのかが懸念になりそうだと感じています。アウトソースのほうがいいのか、あるいは内製化するために理想な体制があれば色々ご意見を聞きたいですね。

プレイド大谷さん：

私はまさに出したり戻したりを経験してきましたね。労務になって初日から社内に誰も詳しい人がいないなかでその月から給与計算をやるというのが労務としてのキャリアの入り口だったんですが、そのときの給与のサイクルが20日締め25日払いだったんですよ（笑）。

一同：

（笑）

プレイド大谷さん：

この条件だと受けてくれるアウトソース先がないのでなんとか内製でやりましたね。その後なんとか締めのサイクルを変えて、結果的にアウトソースにできました。でもやはりIPOを迎えるにあたっては、実務とチェックの担当を分けたほうが望ましいので、実務とチェックをそれぞれ自社とアウトソース先のどちらで分担するのか、みたいな関係は続いていますね。

プレイド入社時も社会保険手続きなどアウトソースしていましたが、私が入社してから内製化しました。現在は社会保険手続き実務を自社で、チェックを社労士に委託して、という体制です。

ちなみに、労務の専門性を高めていきたいという観点では、私としてはなるべく実務を内製化したい派なんです。チェックだけをやって自分で実務をやらなくなってしまうと、感覚がなくなって忘れていってしまうんですよね。

SmartHR 穴原さん：

複雑な給与体系の会社にいたときは、社保と所得税だけアウトソースしていましたね。締め日の兼ね合いで、依頼しようにもできない業務は社内でやらざるを得ませんでしたね。

プレイド大谷さん：

結局自分たちでやっちゃったほうが早い業務も、ものによってありますよね。

ケンブリッジ渡辺さん：

弊社では、労務メンバーとアウトソース先がSlack上で直接やり取り可能な事務所を選びました。メールだと誰かが窓口となってやり取りに時間がかかりますが、Slack上だとそのムダがないため、効率的で助かります。社内の評判もいいので嬉しいですね。

SmartHR 大塚さん：

社員からの労務相談もアウトソース先が受けてくれるんですか？

ケンブリッジ渡辺さん：

最初の窓口を私が担って、その先は社労士事務所のスタッフさんと社員間で直接Slack上でやり取りしてもらっています。

SmartHR 大塚さん：

それはとても便利ですね〜。

コロナ禍のメンタルヘルスケアはどう対策してる？

キャディ伊藤さん：

前職時代に、特にコロナ禍になってから、以前よりメンタルヘルスの重要性が高まってきていると感じていましたが、皆さんの会社で何か取り組まれていることはありますか？

前職のウィルゲートでは、部署単位での分析用ではなく社員一人ひとりをケアできる形でのサーベイを実施しました。その際、あえて匿名ではなく実名でアンケートを取ることにしたのですが、それにより回答する従業員の心理的安全性が下がらぬよう、実名での結果を閲覧できる範囲を人事部門の一部メンバーに限定することを周知し、運用においても徹底しました。サーベイの結果、コロナ禍で体調に影響がでている社員を把握し、個別にケアできるようになりました。

また、それ以外にわかったこととして、「悩みごとが仕事起因ではなくプライベート起因なこと」も時々あるんですよね。誰にどこまでの情報を共有するかは本人と握ることを前提に、解決すべき課題の解像度が高まるメリットもあると感じました。

SmartHR 穴原さん：

弊社では、グループ会社のオンラインカウンセリング『Smart相談室』を取り入れています。1on1やサーベイも定期的に実施していますが、その場では話しづらいことや書きづらいこともあると考えています。そこで、Smart相談室を使って第三者の立場にあるカウンセラーに相談できる場所を設けています。会社としては相談内容を確認できないため、こちらから実態の把握やケアをできるわけではないのですが、セルフケアの一環として第三者に話を聞いてもらう機会をつくるのは効果的だと感じます。

キャディ伊藤さん：

本人が直接相談しづらいこともありますもんね。

ケンブリッジ渡辺さん：

第三者という観点では、社内で話せる人をつくるように「社内コミュニティへ誘う」ように意識的にしていますね。たとえば、新入社員の入社日をなるべく揃えて同期入社のメンバーがいる状態をつくっています。これは新卒入社や中途入社、年齢などに関係なくです。同期がいることで、もし配属先で悩みがあっても、同期のメンバー間で互いに悩みをシェアしたり、アドバイスしたりしやすいんですよね。

そのほか、共通の趣味などを軸に、各部活での歓迎会を開催してもらうなどの取り組みもあります。

SUPER STUDIO 佐藤さん：

今、弊社で従業員のコンディションを把握するためのツールの検討をしています。具体的には、従業員ごとのSlack上のテキストコミュニケーションをもとに、AIがワーク・エンゲージメントやストレスレベルを客観的に解析するツールです。

サーベイだけだと恣意的な設問になったり、回答数が多くて負担がかかり適当な回答になったりで、本来計測したいデータがとれない可能性もあります。日々のSlack上のテキストをAIが客観的に解析することで、その課題を補完できると考えています。

SmartHR 穴原さん：

本人がまだ課題と認識できていないような“無意識なアラート”も拾ってくれそうですね。

SUPER STUDIO 佐藤さん：

解析の結果、客観的に課題があると考えられる従業員を対象に個別サーベイを送って、定性情報を集めることもできるようです。

キャディ伊藤さん：

客観性って大事ですよね。サーベイでの課題点として、サーベイ作成側の「こういう結果がほしい、こんなふうに答えてもらいたいという」という無意識の思惑が設問に反映されてしまうことも起こりうるはずです。客観的に把握できるひとつの手段としてのメリットは大きそうですね。