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アップデート情報

【CSV連携】従業員リストを他システムに合わせたフォーマットでダウンロードできるようになりました


いつもSmartHRをご利用いただきありがとうございます。
この度、SmartHRの従業員リストを任意のフォーマットにカスタマイズしてダウンロードできる機能をリリースいたしました。

※8月24日(火)追記:リリースした旨を追記いたしました

 

開発背景

これまで、SmartHRの従業員リストは、SmartHRが定めるフォーマットでのみダウンロードが可能でした。そのため、SmartHRと併用している他システムへ従業員情報を連携する際、他システムのインポート形式に合わせた変換作業をExcelなどで行なっていただく必要があり、お客さまには負担を強いる状況がありました。

「項目名の変更」「値や形式の変換」「項目の結合」「項目の並び替え」など、他システムに合わせた変換作業の手間を削減するため、この度、SmartHR上で「ダウンロードフォーマットのカスタマイズおよび管理できる機能」の提供を予定しています。これまでより、他システムとの情報連携がスムーズになりますと幸いです。

 

なお「CSV連携機能」は、スタンダードプラン/プロフェッショナルプラン(※1)でのご提供となります。

※1:料金プラン

リリース時期

CSV連携機能は段階的にリリースを予定しています。

リリース段階 予定時期 提供予定の機能
一次リリース 2021年8月24日(火)リリース済み ・ダウンロードフォーマットを管理する機能
・ダウンロードする項目の名称変更
・SmartHRに存在しない項目を固定の値としてダウンロードする機能
・項目を結合する機能
二次リリース 未定 ・任意の項目をコードに変換してダウンロードする機能
三次リリース以降 未定 ・全角/半角、日付形式変換、項目の分割、項目結合時の設定機能など

一次リリースの機能詳細

カスタムダウンロードフォーマットの登録

従業員リストのダウンロード時に利用するファイルフォーマットを登録できます。
給与計算システム・勤怠システムなど、複数のシステムと連携する場合も、それぞれのフォーマットを登録して活用いただけます。

ダウンロード項目の設定

CSVでダウンロードする項目を連携先のフォーマットに合わせて変換設定ができます。
連携する項目名を登録し、対応するSmartHRの項目や変換方法を設定できます。

変換内容

  • 連携先システムの項目名での出力
    • SmartHR上の項目名ではなく、連携先のシステムに合わせた項目名でダウンロードできます。
  • 項目の結合機能
    • 特定の項目であれば、結合して出力することが可能です。
    • 結合できる項目例
      • 氏名の「姓」と「名」を結合
      • 住所の「都道府県」「市区町村」「丁目・番地」「建物名・部屋番号」を結合
  • SmartHR上に存在しない項目を追加する機能
    • 法人コードなど、SmartHRの従業員情報に紐づかない項目を登録できます。
    • 固定の値もしくは空白で出力されます。

※ 今後、変換機能は随時拡充予定です。

各機能の詳細については、機能リリース後にヘルプページを公開予定です。
リリース時にあわせてご案内いたしますので、お待ちください。

その他の仕様変更

「CSV連携機能」のリリースに伴い、2点仕様の変更がございます。

1. 共通設定にある [アプリケーション連携] を [外部システム連携] と [SmartHRオプション連携] に分割します

これまで、SmartHRの[共通設定]では[アプリケーション連携]に、APIのアクセストークンや通知連携、外部システムとのAPI連携アプリ、オプション機能のアプリのインストールなどが含まれていました。

本リリースに伴い[外部システム連携]と[SmartHR オプション機能]メニューを分割し、連携にまつわる機能設定はすべて[外部システム連携]で行えるようにします。今回リリース予定のCSV連携機能も[外部システム連携]からご利用いただけます。

2.「従業員ダウンロード項目グループ」権限を廃止します

 

従来の検索画面(旧従業員リスト)にて、ダウンロード項目の管理機能を制御する[従業員ダウンロード項目グループ]権限がありますが、旧従業員リストは現在は管理者権限のユーザーさまにのみ提供しているため、この権限は機能していない状況にあります。今回リリース予定のCSV連携機能を利用するための権限は別途新設するため、混同を防止するためこのタイミングで[従業員ダウンロード項目グループ]権限を廃止いたします。

※引き続き、管理者権限であれば従来の検索画面の従業員リストから従業員情報をダウンロードできますのでご安心ください。

最後に

今後もご利用企業さまのお声を積極的に取り入れていきたいと考えております。機能面でもデザイン面でも、なにか気になることがございましたら、お気軽にお伝えいただければ幸いです。

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今後とも、SmartHRをよろしくお願いいたします。