「もう迷わない！はじめてのスキル・資格・研修設定入門セミナー」イベントレポート

スキル・資格・研修を使えば、社内に点在する資格・研修・スキルの情報を一元管理し、リスク予防やデータ活用を促進できます。自動通知機能やスマホ申請によって保有する資格の有効期限切れや証明書の提出漏れを予防できるうえ、蓄積された受講済みの研修や取得済みのスキルなどのデータを、配置検討や育成計画に活用できます。

これまでPARKユーザーの皆さまからも、アナログでのスキル管理によって「誰がどの資格・スキルを持ち、どの研修を受けたのかのデータが散在している」「資格の有効期限を管理しきれず、失効や更新漏れが起きるリスクがある」といったお悩みの声を多数いただいていました。スキル・資格・研修は、こうした課題の解消につながります。

今回のアップデートは、資格・研修管理業務の効率化をメインの目的としています。具体的には、資格の有効期限や従業員からの申請を見落とさないように、管理者向けのダッシュボード画面を新設しました。これによって管理者は、承認待ちの申請や、有効期限切れが迫っている資格・研修をひと目で確認できます。

また、従来のスキル・資格・研修機能は、資格・研修・スキルという3種類のデータをひとつの画面で管理する仕組みでした。今回のアップデートによって、それぞれのデータを分けて管理できるようになり、資格・研修・スキルそれぞれの管理業務のさらなる効率化を実現しています。

特定の資格保有者や研修受講者を、ピンポイントで探しに行けるようになったのも、大きな変化です。「この資格を保有している従業員は誰か」「この従業員はどのような資格・スキルを保有していて、どのような研修を受講しているか」をワンクリックで確認でき、配置検討などに活用できます。

まず行うのが、登録したい資格のマスター作成です。今回は普通自動車免許のマスターを作成し、そこに普通自動車免許を保有する従業員の情報を紐付けていきましょう。トップ画面のサイドバーの一番上にある「スキル・資格・研修」をクリックします。続いて「資格」をクリックすると、すでに登録されている資格が表示されるはずです。

ここで1つめのつまずきポイントとなるのが、階層の設定です。新しいスキル・資格・研修では、各資格のマスターに階層を作れるようになっていますが、これをどのように使えばいいのかわからない、といったつまずきが想定されます。

今回の普通自動車免許のマスターは並列型で作りました。「資格を追加」をクリックし、資格名に「普通自動車免許」と入力しましょう。資格コードは自動的に設定されるので、未入力でも問題ありません。自動車免許なので点数はなく「合格」か「不合格」かの管理になります。

「必須」にした場合、スキル・資格・研修の中で従業員に提出を依頼することもできますし、管理者が一括でCSV登録することもできます。ただし、管理者が一括で登録する場合は、一括で登録する従業員に対して1件でもファイルの不足があると申請できなくなってしまうため、注意が必要です。

今回は、資格番号と証明書の写しのどちらも「任意」で登録します。資格情報に従業員情報を紐づけたあとは、任意／必須の切り替えはできなくなってしまいます。事前にどちらにするかを決めておくことが大切です。

資格には、有効期限がある場合も多いものです。こうした場合、あらかじめ有効期限を登録してリマインドを設定しておけば、管理者と従業員向けに通知を送ることができ、更新を忘れることを防げます。

通知するタイミングは週と日で選択でき、最大3件まで設定可能です。通知する対象を管理者のみとするか、従業員を含めるのかも設定できます。今回は有効期限の2週間前とし、管理者だけでなく従業員本人にも知らせる設定にしました。

1日目の業務の締めくくりとして、従業員が保有している資格の紐付けを行います。管理者側であらかじめ資格情報を持っている場合は、一括登録が可能です。CSVファイルをダウンロードして必要な情報を入力し、ファイルをアップロードしましょう。

証明書のデータ提出を「必須」にしている場合は、各従業員分の証明書ファイル名を指定のファイル名に変更して一括登録すると、システムが自動的に読み込んで登録してくれます。また、従業員にデータの申請を依頼することも可能です。

従業員に資格情報の提出依頼をするには、まず「申請の管理」タブにある「申請の依頼を作成」をクリックします。申請の種別は「スキル・資格・研修の提出」を選びましょう。学習管理をオプションで付けている場合は「コース受講」という種別も表示されるため、依頼内容に適したものを選ぶようにしてください」

スキル・資格・研修において、従業員に資格情報の提出を依頼する方法は下記の3つです。このとき「依頼方法が複数あって、どれを選べばよいかわからない」というつまずきポイントも想定できます。

• ①管理者が提出してほしいスキル・資格・研修を指定（管理者指定の情報提出）
• ②従業員が自身でスキル・資格・研修を追加（従業員指定の情報提出）
• ③提出してほしいスキル・資格・研修を指定して従業員による追加も許可

①の管理者指定の情報提出は、管理者側が「普通自動車免許を提出してください」など資格を指定し、提出依頼をする方法です。

②の従業員指定の情報提出は「持っている資格があれば提出してください」と自己申告で保有資格を提出してもらう際に使います。

さらに「普通自動車免許の資格を提出してください。他に持っている資格があれば、それも提出してください」というように、①と②を組み合わせた依頼方法③もあります。今回は普通自動車免許という特定の資格の保有有無を確認したいので、管理者指定を選択しました。

最後に管理者の承認が必要かどうかの設定を行い、社員番号で一括追加するなどの方法で依頼する従業員を選択・追加しましょう。これで従業員に資格情報の提出依頼をする方法も確認できました。

各資格の一覧画面では、その資格の保有者数を確認できます。ここで「書き出し」ボタンをクリックすると、どの資格を誰が持っているのかの一覧を、資格ごとにCSVデータで書き出せるようになります。社内の報告資料や、人員配置を検討する際のデータ分析など、さまざまなシーンで活用できそうです。

部門長から「部下の資格情報をリアルタイムで確認したい」と依頼を受けた場合は、キャリア台帳機能（※2）を使います。フィルター機能で「有効期限内で〇〇の資格を保有している人」「30歳以上で〇〇の資格を保有している人」というように、部門長が求めるスキル・資格・研修の情報を絞って表示してみましょう。

上司から「属性別の資格保有者数を教えて」と言われた場合には、「HR アナリティクス（※3）」機能が使えます。この機能を使うことで、資格保有者数や特定の研修受講記録など、さまざまな資格情報を属性別に分析できます。HR アナリティクスを開いたあと「分析」をクリックし、縦軸・横軸で情報を絞り込みましょう。今回なら、横軸を部署にして資格情報を入力・適用すると、その部署の資格保有者数がすぐにわかります。