従業員への伝達漏れをゼロに。 SmartHRで実現する「お知らせの効率化」

2025年9月18日開催の「PARK fes. 2025」から、PARKショーケースで発表いただいた、「情報伝達の効率化」についてお届けします。

東伸運輸株式会社は1965年4月に創業し、愛知県の安城市に本社を構える運送会社です。トラックの運送事業や倉庫業、バスを使用した旅客事業を展開しています。従業員数は約320名で、そのうち約8割が現場担当者です。

社内で長年課題となっていたのは、紙ベースによる非効率なお知らせ業務でした。現場では「聞いていない」「覚えていない」などのトラブルが頻発し、手間やコストも少なからずかかっていたのです。こうした課題を解決したのが、SmartHRの「お知らせ機能」を活用した情報伝達でした。総務部の小川さんに、導入の背景や具体的な取り組み内容をうかがいました。

SmartHRの主な導入目的は、紙ベースの手続きを電子化し、業務効率化を実現することでした。弊社には長らく、社内の情報伝達を紙ベースで行う慣習がありました。従業員へのお知らせがあれば社内掲示板に掲示したり、給与明細の封筒に同封して配ったり、勤怠の打刻機の近くにチラシを置いたりしてきました。現場勤務の従業員が多いということもあり、会社からパソコンやスマートフォンなどの端末や、業務用の個人メールアドレスを支給されていない従業員がほとんどであるという事情もありました。

しかし、紙ベースの手続きには膨大なコストや時間がかかってしまいます。弊社には複数の拠点がありますが、お知らせが発生すれば現場でポスターやチラシなどを準備してもらう必要がありました。現場での準備が難しければ、社内便などで送らなければなりません。

掲示でのお知らせでは、従業員がお知らせを見たかどうかを確認するのが難しいという問題もあります。どうしても見てほしいお知らせは現場の上長に口頭でお願いしてもらう必要があり、手間もストレスもかかっていました。

こうした時間やコスト、ストレスを少しでも削減しようという機運が社内で高まったことから、お知らせの電子化に踏み切りました。最初に取り組んだのは、全従業員に影響し、工数の負担が大きかった給与明細の電子化です。紙の給与明細にいくつかの書類を同封して配付するのが慣例だったため、文書配付のオプションも同時に導入して手続き全体の電子化を目指しました。

SmartHRを導入した当初に使っていたのは、お知らせ機能の前身である「お知らせ掲示板」でした。ホーム画面を開くとすぐにお知らせが表示されているので、ポスターやチラシを配付・掲示する手間がなくなりました。お知らせを登録するごとに、各従業員のメールに通知を送信できるので、現場の上長がわざわざ口頭で伝える必要がなくなりました。

一方で、「お知らせ掲示板」には課題もありました。

1つめは、お知らせを3つまでしか登録できない点です。それ以上の数のお知らせをしたいときは、古いものを消して新しいものを掲示する運用が必要でした。また、お知らせ掲示板の表示順は、固定された枠にお知らせを掲示する形式ですので、配信日が新しい順に並べたいときは手動で並べなおす必要がありました。

2つめは、文字以外の画像などを登録できない点です。手順書などのファイルを配信したいときには、お知らせに「添付ファイルを見てください」というテキストを登録し、そこからあらためて添付ファイルをダウンロードしてもらう必要がありました。ただ、従業員からは「過去のお知らせが消えてしまい、確認できない」 「ダウンロードをしてファイルを開く作業自体が難しい」という声があがっていました。

この課題をどう解決しようかと悩んでいたところに、お知らせ機能が登場しました。これがまさに弊社が待ち望んでいた機能で、お知らせ機能を使うようになってからお知らせをするのが非常にラクになりました。

まず、お知らせの中に画像を貼れるようになり、ファイルをダウンロードしなくても中身を見られるようになりました。文字の書式設定も可能で、外部のデザインツールを使わなくても見やすいお知らせをつくれます。登録できるお知らせの数にも制限がなくなり、担当者間で譲り合いをすることもなくなりました。お知らせの表示順も登録日順を選べるようになり、お知らせ掲示板時代に抱えていた課題はすべて解決しました。

お知らせ機能をうまく活用するには、全従業員に確実に通知を送ることが重要です。弊社では、全従業員がSmartHRのメールアドレスアカウント（従業員個人のメールアドレスと紐づいたアカウント）を持っていたので、これを実現できました。お知らせを登録すると全員にメールで通知が行く前提があるおかげで、お知らせ機能を安心して活用できたと感じています。

メールアドレスアカウントの作成には、大きなハードルもありました。会社には、業務に必要な情報以上には個人的な情報を渡したくないという考えで、個人のメールアドレスを会社に提供したくないという人が一定数いたのです。そのような方には、会社にてフリーメールのメールアドレスを取得し、そのメールアドレスにてメールアドレスアカウントを作成してもらいました。

SmartHR導入の壁となったのは、メールアドレスアカウントの作成だけではありません。給与明細の電子化に反対する声も少なからずありました。給与支払日になると自動的にもらえていた給与明細を、自分から見に行かなければいけなくなる。こうした変化に対して抵抗感がある人もいたようです。

対策としては、SmartHRにおける給与明細の閲覧方法をわかりやすく資料にまとめて誰もが使えるようにしました。同時に、現場の管理者に説明やサポートをお願いしました。顔を見たこともない人事担当者から急の依頼では、反発したくなる気持ちもわかります。しかし、こうした方もいつも寄り添ってくれる現場の管理者の頼みなら、協力してくださることが多いんです。現場管理者の協力には、今振り返っても感謝しかありません。

お知らせ機能をある程度使いこなせるようになった今では、お知らせ機能と文書配付機能の使い分けも意識しています。文書配付機能でお知らせをすると、「お知らせが届いたかどうか」が確実にわかります。お知らせを読んだら押す「確認ボタン」が実装されていて、そのボタンを押したことも通知として届くしくみだからです。

一方で文書配付機能には、通知が届きすぎてしまうという側面もあります。通知メールが大量に届くことで、本当に見てほしいお知らせを見てもらえないという事態にもなりかねません。

こうした事態を防ぐために、文書配付機能は、個別にお知らせする必要があるものに使っています。たとえば、以前は給与明細に同封していた勤務実績表は、各個人別に内容が違います。そのため、文書配付機能を使ってお知らせし、個人宛てに通知を送信しています。

ほかにも入社時の同意書や労働条件通知書、給与通知書、育児・介護の情報提供などに文書配付機能を活用しています。情報を届けるだけでなく従業員の同意まで確認できるため、サインや捺印をしてもらう手間もなくなりました。

一方でお知らせ機能は、会社や部署といったチーム単位へのお知らせをするのに使っています。具体的には、全社イベントの開催告知や規程改定のお知らせ、SNS更新のお知らせに使います。

お知らせ機能では、ホーム画面にお知らせが表示されているわけではありませんが、メールやアプリの通知からリンク先をクリックするとお知らせに直接遷移してくれます。SmartHRは導入時から使いやすく機能性の高いシステムでしたが、導入してからも便利な機能がどんどん追加されていくので非常に助かっています。SmartHRに負けないよう弊社も進化を続け、さらなる業務効率化を目指していきたいです。

※掲載内容は取材当時のものです。