入社手続きが3営業日→半日で完了。空いた時間で新しい施策を

企業向け経営・業務システムにおけるDX推進事業を展開する株式会社テクノスジャパン。社員400人以上の組織で、年末調整業務に10日以上かかること、出産などによる身上変更申請の対応を紙で実施することによる人的ミスに対して課題を感じていました。

SmartHR導入後、すべての労務関連業務で時間短縮を実現。年末調整の作業も大幅にラクになり、空いた時間で従業員のケアなど、ほかの人事施策を行えるようになったそうです。

導入を推進した田中さん、三浦さんと子会社である沖縄テクノス株式会社で労務を担当する島袋さんにお話を伺いました。

紙ベースの人事情報管理に手間がかかっていた

—— 導入前の課題について教えてください。

三浦さん：テクノスジャパンでは毎年30〜40人の新入社員が入社しています。これまでは人事関連の書類を集めるのも一苦労で、年に数回書類の転記ミスが発生していました。入力内容に間違いがあると健康保険証を作り直す必要があるため、従業員に渡すまでの時間もかかってしまいます。

また、2020年コロナ禍での年末調整の際は、全従業員350人に対して書類で対応していたため、全員分を確認するまでに非常に時間がかかっていました。まず、郵送物を作るのに丸2日。発送して記入してもらった書類を回収して開封作業をするだけでも丸1日。1つずつ並べてチェックしていましたから、10日はかかっていたと思います。コロナ禍でリモートワーク主体だったこともあり、出社した日にまとめて対応する必要もありました。

島袋さん：沖縄にある沖縄テクノスでも、年末調整は出社した際にボックスに入れてもらい回収していました。

三浦さん：加えて、人事関連の情報もすべてExcelで管理していました。住所変更の手続きも「住所変更届」を紙に印刷し、印鑑を押して回覧。コロナ禍に入ってからはメールでのやり取りになりましたが、結局提出されたデータを見てExcelに転記していました。過去の住所を遡るのも別のファイルを参照したり、メールを探し出す手間がかかっていたんです。

そのため、データの抜け漏れやデータ反映までのタイムラグが多く発生していました。育児休業給付金などは、毎月5名〜10名ほど申請があるなかで、紙での回覧が非常に手間になっており、改善の必要性を感じていました。

操作画面・資料などのデザインが統一されており、わかりやすいことが魅力

—— 労務管理のツールはどのように検討したのでしょうか？

田中さん：紙ベースでの業務に困っていたところ、代表から「労務系サービスを探すのはどうだろう？」という話があり、私から三浦さんに依頼しました。

三浦さん：SmartHRは業界でも有名だったこと、他社と比較して、アカウント権限を柔軟に設定できたことが実務者としては嬉しく、導入の決め手になりました。

機能が充実しているだけでなく、デモ画面を見た際に「とてもわかりやすい！」という印象をもちました。SmartHRはサービスも付随する資料もデザイン面が統一されていて非常に見やすいですね。費用対効果の面でも営業担当の方にご説明いただき、導入を決めました。社内説明のために必要な書類も用意してくださり、丁寧に対応いただいたことを覚えています。

—— 導入後、どのように社内浸透を促していかれたのでしょうか？

三浦さん：2021年の夏に導入して、まず全員にログインしてもらいました。「住所変更したい」という依頼があれば、「SmartHRからお願いします」と案内する形です。とくにネガティブな反応はありませんでした。

その後、2021年の11月にかけて年末調整を実施しました。これまで年末調整時は従業員からの質問がかなり人事に寄せられていたのですが、激減しましたね。手元でアンケート形式の画面に従って入力するだけでいいので、とくに疑問をもたずに使えたのだと思います。

島袋さん：沖縄テクノスでも、とくに質問もなくスムーズに導入が進みましたね。導入は三浦さんが進めてくださったので、私は主に運用を担当したのですが、問題なく利用できました。

三浦さん：SmartHRさんからいただいた導入マニュアルはそのまま使えて便利でした。従業員のためにイチからマニュアルを作らなくていいので、とても助かりましたね。

年末調整は毎年法改正が多く、すべてを完璧に把握するのに苦労しており、「これで合っているのか？」と不安になりながら年末調整担当の方とダブルチェックをしていたんです。場合によっては税務署に直接電話をしていたりしましたが、SmartHRでは法改正の対応がきちんとされているため、その不安がずいぶんと解消されました。

—— 操作方法で不明点があった場合、どのように解決しましたか？

三浦さん：まずヘルプページで検索して調べました。それでも分からなければ、チャットサポートを活用しました。私はチャットの方が好きですね。電話ですとその場で回答内容のメモを取る必要があります。SmartHRのチャットサポートは問い合わせ内容の履歴が残るので、落ち着いて確認できます。すぐに回答できない場合でも、およその回答時間を伝えていただけるので、困ることはあまりなかったです。

島袋さん：私もわからない部分があればヘルプページで調べていました。細かい操作方法などに関する説明も多くわかりやすかったので、ほとんどヘルプページで解決できました。

三浦さん：年末調整のときはウェビナーも参考にしましたね。定期的にSmartHRから届くメルマガも読んでいます。

（参考）スムーズな導入を支援！SmartHRの「年末調整サポートコンテンツ」を解説

入社手続きが3営業日→半日で完了、ToDoリストも便利

—— 導入後の効果について教えてください。

三浦さん：すべての労務関連作業において時間を短縮できたのが1番のメリットです。今まで雇用保険の電子申請などもe-Govを使用していましたが、システム上の不明点やトラブルなどで結局ハローワークまで行くことが多かったんです。SmartHRのシステムは非常に安定していて、今まで手書きで書いていたものがすべてパソコン上でできるのでかなり時間短縮につながっています。

島袋さん：入退社時の業務フローも効率化できました。3営業日はかかっていた作業が半日程度で完了するようになっています。社会保険の加入手続きができるだけでなく、入社手続き時のToDoリストもカスタマイズできるので「この方に対して、これを案内していない」というのもひと目でわかります。煩雑だった作業の進捗も見れるようになり、とてもラクになりました。

従業員側としても年末調整の作業はラクでしたね。スマホ1つで30分足らずで完了するのには感動しました。業務時間がかなり短縮されたおかげで、採用など別の業務を進められています。

（管理者が入社手続きに確認するToDoリストのイメージ画面）

三浦さん：年末調整業務は格段にラクになりましたね。1週間ほどかかっていた年末調整の準備は1日まで短縮できています。これまで誰が提出したかを確認するだけでも時間がかかっていたのに、ひと目で提出状況がわかるのはありがたいです。

田中さん：在宅勤務をする方も増えているなかで、どこにいても人事手続きができるようになったのは大きな変化です。育児休業の申請がどれくらい出ているかなどもSmartHR上でわかるため、労務に関わる施策や社内活性化など福利厚生の施策を立てる際に参考にしています。

三浦さん：弊社では顧客先に常駐している社員が多いため、これまで各申請書類を会社までわざわざ持参してもらっていました。その手間が必要なくなり、都合のよい時に場所にとらわれず申請手続きができるのは、このような業態の会社にとって非常に助かります。

効率化でうまれた時間で、人事制度改革や従業員のケアに注力していきたい

—— 今後の展望について教えてください。

田中さん：2022年度は「ビジネスコーポレートセンター」という新しい部署を立ち上げました。人事と協力会社とのアライアンス、プロジェクト管理、技術のタレントマネジメント、人材教育を行います。私は人事部門責任者として人事総務グループ、タレントマネジメントグループで構成されるHR管理本部をみています。

2022年度は人事制度改革を進めたいと思っています。「自律とエンゲージメント強化による業績向上」を目指すべく、OKRや1on1、360度フィードバックを取り入れていきます。さらに管理者層はジョブ型雇用に切り替えることも検討しています。人事データをきちんと管理し、タレントマネジメントなどにも活かしていければと思っています。

島袋さん：業務効率化でうまれた時間で、採用業務に力を入れたいです。沖縄テクノスは会社を大きくしていくフェーズですので、働く環境もより良くしていきたいですね。

三浦さん：まだSmartHRをデーターベースとしては使い切れていない部分もありますので、より使い込んでいきたいです。また、もっと社員のケアをすることに時間を使いたいですね。私は社歴が長いこともあり、何かあったら相談されることが多いです。ただ、最近入社した新入社員とはコロナ禍もあり接点をもてていない方もいますので、年代関係なく皆さんの相談相手になれるといいなと思っています。

——短縮された時間でさらにさまざまな施策を行われているのが印象的でした。お話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。