「世界中の良質な情報を必要な人に送り届ける」ことをミッションに、スマートフォン・タブレット向けニュースアプリ「SmartNews」を提供する、スマートニュース株式会社。

同アプリは、現在日米3,500万ダウンロードを突破するなど、国内にとどまらず世界にその活躍の場を広げています。国内外で、日夜最新情報を配信する同社は、“働く人”も“働き方”も多様。

一方、ダイバーシティ化が進むと負担が大きくなるのは、対応の幅が必然的に広がる、各種手続きを含めた人事労務管理です。そんな中、同社はどのように“スマート”な人事労務管理を実現させているのでしょうか？

「SmartNews」の成長をバックオフィスから支える、スマートニュース株式会社 People Operations 久保田紗和子さんにお話を伺いました。

久保田さん：私は現在入社して10ヶ月ほどなので、前任者時代のお話なのですが、前任の人事・採用マネージャが2016年に就任した当時、本来は採用や企画系の業務に注力したい一方で業務の大半が労務に費やされていたようです。

しかし、労務は入社手続きや社会保険の申請など、従業員が安心して働く上で絶対に必要であり、優先順位が非常に高い業務です。
加速する企業成長の中でもっと注力したい業務があるにも関わらず、人事・採用マネージャが、自ら給与明細のPDFをフォルダで仕分けているなど、その非効率的な業務に歯がゆい思いをしていたようです。

久保田さん：SmartHR導入によって人事労務部門の効率化を低コストで実現できました。以前は産休手続きなどもギリギリになっていたようですが、今では前倒しで対応できるようになり、従業員が安心して働ける環境づくりの構築に努めています。

久保田さん：私は2年ほど労務を担ってきましたが、基本的に紙業務でした。また、以前はオンプレミス型のソフトウェアを使用していたこともありますが、デザインがわかりづらく、お世辞にも使いやすいソフトとは言えませんでした。

久保田さん：わかりやすく使いやすいデザインであるため、混乱することなく業務を進められるようになりました。

弊社では外国籍の従業員が複数名在籍するほか、アルバイトや派遣社員、業務委託など、働き方も契約形態も様々で、従来方式の業務フローなら手続きや管理が複雑なはずです。しかし、SmartHRの従業員情報収集においては、「従業員招待フォーム」を事細かにカスタマイズできます。

前職では紙で収集した情報をExcel等に転記していましたが、現在はその作業を経ること無く、SmartHRで収集した従業員情報をもとにして、手続き書類の自動作成が可能になっています。

更に、SmartHR上で委託先の社会保険労務士と連携し、社会保険手続きの申請までを含め効率的に対応できています。その他、ToDoリストでやるべきタスクが可視化されるのも嬉しいですね。様々な効率化によって全体で月30時間ほど業務が削減できています。

久保田さん：「オンライン雇用契約・文書配付機能」を導入する前は、大きく3つの課題がありました。

1つめは、紙手続きによる負担。弊社は雇用契約書を印刷して配布し、署名・捺印をもらい回収。そこからコピーをとり、PDFデータにして保存、原本を入社者へ返却するという流れで行っていたため、この作業が管理者・従業員双方の手間となっていました。

2つめは、書類のファイル管理や保管場所。

3つめは、コミュニケーション。雇用契約書の作成から管理までにおいて部署をまたいでいたため、確認漏れやミスが発生しやすい状況でした。

久保田さん：雇用契約書の作成から配布、そして合意から確認までSmartHRだけで完結するため、担当者間の確認漏れやミスも大幅に減りました。もちろん会社内のペーパーレス化にも貢献しています。

印鑑やサインが不要になり、スマホで確認・合意できるので従業員からも「とても便利」という声をいただいています。また、雇用契約をクラウド上で締結すること自体が企業としての評価やイメージに繋がっていると実感しています。

さらにインターネット環境があればどこでも確認などの業務ができるため、リモート作業ができるのは大きなメリットです。多様な人材の多様な働き方を支えつつ、採用から雇用契約、そして入社手続きと、一連のフローで一挙に効率化できるのは本当に嬉しいですね。

紙でやっていた時と比べ、「オンライン雇用契約・文書配付機能」導入後は1/3以下の作業時間になりました。今後は、雇用契約書以外の書類添付も「オンライン雇用契約」上で行っていく予定なので、更に便利になっていくと思います。

久保田さん：おすすめポイントは3つあります。

まず、チャットサポートがスピーディかつとても丁寧で、とても嬉しいです。

また、前述の通り管理者側の業務が効率化されるだけでなく、従業員側の手間も省けるため、従業員からの評判も良いですね。

更に、様式変更があっても、SmartHRは迅速にアップデートされるため、担当者としてありがたいですね。これは人事労務に特化したクラウドサービスだからこその強みだと思います。新たに加わった「オンライン雇用契約・文書配付機能」を含め、労務業務がどんどん効率化されていることを実感しています。今後は労務だけでなくプラットフォーム化にも取り組んでいくということで、人事の皆さまにとって、より活用の幅が広がるのではないでしょうか。

これからも人事領域の効率化を、SmartHRに牽引していってほしいと期待しています。