株式会社セリオは大阪府に本社を構え、保育事業、小学生の放課後事業、主に既婚女性を対象とした人材派遣・紹介事業を行う企業です。仕事と育児の両面から働く女性を支援することを強みに、150以上の拠点を展開しています。

従業員数は3,690名。毎月の入退社者数が多く、その手続きの準備、配布、回収の業務に多くの時間を費やしていたことが課題となっていました。属人化された業務をなくし、全員の業務レベルを統一していきたいとお話しするのは、給与課の但井さん。SmartHRの導入背景や効果を伺いました。

但井さん：平均すると毎月約100名が入社しており、入退社者数がかなり多く、入社書類や労働条件通知書、退職届などの書類の作成・準備・配布・回収・ファイリングなどの業務に人員と時間をかなり要していました。また、社会保険や雇用保険なども紙で手続きし、ハローワークへ行く手間もかかっていました。特に月初は給与計算の作業もあるため、これらの手続きの効率化が課題でした。

但井さん：ペーパーレス化だけでなく、年末調整の電子化、電子申請の活用によって、業務効率化がより進められることです。他社サービスとの比較もしましたが、SmartHRならこれらがうまく進みそうだと思い、導入を決定しました。

但井さん：従業員へは、マニュアルを作成して従業員に配信しました。また、各事業部の本部・事務局部門へ協力をお願いし、現場で働く従業員一人ひとりに周知が届くようにしました。

但井さん：入社してから入社書類を配布するまで、早くても1週間はかかっていましたが、即日でSmartHRへの招待ができるようになり、かなり短縮されました。また、社会保険・雇用保険加入手続きも、本人が登録してから2営業日以内には申請が可能になりましたので、保険証の到着も早くなったと感じています。

但井さん：労働条件通知書など、雇用契約の更新にかかっていた時間も短縮されました。定期的に必要となる契約更新作業も、書類作成・印刷・押印・郵送と、作業に1週間以上かかっていましたが、3営業日程度で完了できています。導入後は様々な業務の効率化が進み、本当に助かっています。

但井さん：入社書類の配付や回収の手間が減ったとの声をいただいています。年末調整の時も、自分で書く手間が減り、アンケートに答えるだけで書類が完成するので、操作が簡単でわかりやすかったそうです。

但井さん：管理する側も、従業員側も、わかりやすい文章と簡単な操作方法だけで業務を進められるのが良いですよね。ヘルプセンターやチャットでの問い合わせ対応にも助けられています。データの汎用性の高さ、顧客の要望を汲んだ仕様変更や機能の追加など、対応の早さも素晴らしいと思います。

但井さん：入社、退社、保険関係、労働条件通知書、すべてにおいて作業時間が短くなったことにより、1人あたりの作業量が減りました。効率化によって生まれた時間を、業務フロー作成や月次決算の準備、RPA導入推進など、さらに業務効率化を進めるための時間に使える体制になりました。

今後のミッションは、属人性を解消し、課のメンバー全員が統一したレベルで業務を進めていけるようにすることです。また、会社からの重要な情報を全従業員に漏れなく届けられる仕組みづくりを目指しています。そのために、SmartHRを活用してもらうためのより詳しいマニュアル作成、SmartHRからの配信方法を検討していきたいです。