3,400名分の年末調整を電子化、雇用契約締結の回収も約1ヶ月短縮。

北海道を中心に展開するドラッグストアチェーン「サツドラ」や調剤薬局を運営する株式会社サッポロドラッグストアー。

実に218もの店舗を構え、近年では海外にも進出しています。アルバイトスタッフを含め従業員数は約3,400名。道内にとどまらないチェーン全体の拡大とともに、人事労務の課題も比例して増加していったようです。

同社はいかにしてこの課題と向き合い解決へと結びつけたのか、株式会社サッポロドラッグストアー 人事部ゼネラルマネジャーの谷口 徳子さんと、人事部給与厚生担当の中村 朋広さんにお話を伺いました。

労務の手続書類に工数もコストも圧迫されていた

SmartHRを導入する以前の、人事労務上の課題を教えてください。

中村さん:雇用契約書や年末調整、給与明細、源泉徴収票、入社書類など、労務にまつわる紙書類が非常に多かったんです。

書類発送に関わる人事部は多くの工数を割き、書類の発送から回収までにかなりの時間を要していました。また、書類回収後も、格納の手間や保管場所の圧迫などの問題が発生していました。

書類手続きにまつわる大きな課題があったんですね。その中でSmartHRをお選びいただいた決め手は何だったのでしょうか?

中村さん:導入当時の、人事部のゼネラルマネジャーの決断が大きいです。

具体的には、比較的短期間で導入が可能であったこと。また、会社側の作業負担があまり多くなかったことが挙げられます。

私もペーパーレス、事務作業の効率化がイメージできたので強力にプッシュしました。

導入に際して課題はありましたか?

中村さん:基本的に、従業員情報を各自にスマートフォンから登録してもらっていますが、「パスワードを設定できない」「メールアドレスの登録ができない」など、基本操作に関わる問い合わせが多かったです。特に、普段あまりスマートフォンを使わない中高年の従業員には、最初の登録が高いハードルでした。

具体的にどのように解決したのでしょうか?

中村さん:私たちが窓口として告知し対応しました。また、各店長や所属長がスタッフに対し設定をフォローしてくれたのも大きいですね。利用開始時にあたふたしないよう、1週間前に仮アカウントを発行し、なれていただきました。

人事部給与厚生担当 中村 朋広さん
人事部給与厚生担当 中村 朋広さん

3,400人の年末調整電子化に成功。雇用契約書の回収スピードが約1ヶ月短縮

SmartHRの導入後、どのような変化がありましたか?

中村さん:給与明細は、全社員のうち約1,000人分紙での発送が残っていたのですが、全員電子配信になったので、担当部門の工数と発送にかかるコストを削減できました。

また、「ペーパーレス年末調整」によって、3,400人分の年末調整電子化に成功し、大きな工数削減となっています。年末調整シーズンは、毎年スポットで約1ヶ月間派遣社員が必要でしたが、昨年からは社員のみで対応できるようになっています。

さらに、もっとも効率化されたのが雇用契約の締結業務です。

雇用契約機能」によって雇用契約締結を電子化できたことで、契約書の回収が飛躍的に早まりました。

具体的にはどれくらい早まりましたか?

中村さん:これまで、雇用契約書は発送から回収まで約1ヶ月半かかっていたのが、現在では10日ほどで全体の95%を回収できているため、必要な時間が約1ヶ月短縮されています。万が一、書類に不備があっても、差し戻し機能があるので、修正後にすぐ再送信できるのは便利ですね。

また、2019年4月1日の「労働条件通知の電子化解禁」によって、オンライン上での雇用契約締結がより一層便利になったと感じます。

これにより、労働条件通知書を紙面で用意することなく、SmartHR上で条件通知できるようになったため、印刷や仕分け、発送・回収、ファイリングなどの業務が無くなり、効率化されました。

「人事システムの中核」となるプラットフォーム化への期待

人事部ゼネラルマネジャー 谷口 徳子さん
人事部ゼネラルマネジャー 谷口 徳子さん

人事労務が効率化されたことで、業務自体に変化はありましたか?

谷口さん:これからの人事企画について考える時間が生まれました。例えば現在は、SmartHRの「履歴機能」や「カスタム社員名簿」などを、今後どのように活用していくか、店長や所属長へどのように落とし込むかなどを計画しています。

中村さん:カスタマーサクセスを担当いただいているSmartHRの釣石さんと一緒に、「カスタム社員名簿」を活用した、現場への適切な人事情報の公開を実現しようと動いています。

今後のSmartHRに、どのようなことを期待しますか?

中村さん:「人事システムの中核」となるような、プラットフォーム型のシステムとして発展してほしいと思います。

具体的には、従業員情報の「履歴機能」の強化やSNSとの融合、e-Govへの完全対応、年末調整の更なる利便性向上などに期待したいですね。

また、人事規程集や会社規程のQ&Aの格納・検索機能などがあると、更に使いやすいシステムになると感じています。

書類に係るコストが膨大な「チェーン展開企業」にオススメ

最後に、SmartHRのオススメポイントを一言でお願いします!

谷口さん:弊社のようにチェーン展開する企業では、雇用契約の締結や年末調整でかなりの書類や書類の印刷や発送にかかる様々なコストが必要になりますが、SmartHRの導入後は大幅に削減されました。

そのため、同じような課題に悩むチェーン展開企業に、特にオススメしたいですね。

中村さん、谷口さん本日はありがとうございました!

導入事例 一覧

株式会社サッポロドラッグストアー

社名
株式会社サッポロドラッグストアー
業種
卸売・小売
従業員数
3,400名
(2019年5月時点)

TOPICS
・雇用契約や年末調整など膨大な書類が課題
・3,400名分の年末調整電子化に成功
・1ヶ月半を要した雇用契約締結が10日に短縮
・同じ悩みをもつ多店舗企業にオススメ
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