年末調整業務を効率化。テレワークに対応する労務改革

コロナ禍での在宅勤務に対応するため、ペーパーレス化を推進

SmartHR導入の背景を教えてください。

本間さん：新型コロナウイルス感染症の流行で在宅勤務中心の働き方になったものの、どうしても紙の手続きのために出社するケースがありました。

とくに、年末調整業務では毎年4,000枚程の紙を1枚ずつ給与システムに入力する必要がありました。以前は期間限定の派遣社員を確保したり、一部アウトソーシングで対応したりしていたのですが、コロナ禍で対応が難しくなり、抜本的に改善する必要に迫られました。

作業に追われるような仕事そのものを見直し、会社としても生産性の高い働き方を目指していたため、システム導入による改善を前向きに検討しました。

グループ会社も導入いただいていますが、本社で対応されているのですか？

本間さん：労務はマルコメ本社で一括管理しています。各グループ会社から書類を回収して、問い合わせや手続きをまとめて対応しています。

検討の流れと、導入の決め手を教えてください。

本間さん：いくつかのサービスについて説明を聞き、デモ画面の操作もしながら比較検討しました。当時すでに人事システムは利用していたのですが、SmartHRは年末調整含め解決したい課題に対してできることが多いこと、「社会の非合理を、ハックする」というミッションに惹かれたことからSmartHRの導入を決めました。

スマートフォンでの年末調整対応は、予想より早く完了

社内への導入をどのように進めましたか？

本間さん：段階的に進めました。まず4月の新卒社員に対して利用しました。つぎに従業員の給与明細の配布からSmartHRに触れてもらったうえで年末調整を実施しました。

工場など別の拠点で働く方にはオンラインで説明会を実施、マニュアルも配布しながら操作方法を案内しました。製造業のため、従業員全員にパソコンを貸与しているわけではありません。そのため、個人のスマートフォンやパソコンを利用してもらう必要がありましたが、とくに問題なく対応できました。

パソコンやスマートフォンを持たない方はどのように対応しているのでしょうか？

本間さん：一部の部署で共有のiPadを設置しています。

みなさん使いこなされているんですね！

本間さん：はい、私も驚きました。まずSmartHRに登録し、ログインして給与明細を確認するところからスタートしたのがよかったのかもしれません。

はじめは導入に対してネガティブな意見も出るだろうと思っていたのですが、何もトラブルがなく、むしろ「年末調整をSmartHRで実施してすごく便利だった」という声も多くありました。実際、「年末調整の申告方法がわからない」という質問は、ほとんどありませんでした。

年末調整ではパートさんが多く在籍するグループ会社の提出が早く、スマートフォンでの対応は初めてでありながら予想より早く完了しました。SmartHRの充実したサポート資料を加工して案内できたこと、従業員みなさんのご理解・ご協力があったことが早く完了した要因ではないかと思います。

SmartHRの操作方法はどのように理解されたのでしょうか？

本間さん：SmartHRはサポートコンテンツがとても充実しています。ヘルプページで検索すれば解決方法がわかりますし、それでもわからない場合はチャットサポートできめ細やかなフォローを受けることができます。

年末調整業務は、4名→約1名で対応可能に

導入後の変化を教えてください。

本間さん：やはり年末調整業務は圧倒的にラクになりました。これまで4名体制で対応していたのですが、現在は1名で対応しています。以前は2ヶ月かかっていた年末調整の期間も1ヶ月程度にまで短縮できました。

紙に書かれた内容をチェックする必要がなくなったのも大きな変化です。何千枚とある紙を自宅に持ち帰ることはできませんが、今なら在宅勤務でも対応できます。昨年の情報と比較するなど、データ化されたおかげでチェックも非常にラクになりました。

また、身上変更申請もSmartHR上で実施できるようになり、年間で500枚程の書類を削減しています。インフルエンザワクチンの補助金申請ですとか、そのような手続きもSmartHR上で実施できるようになりました。

身上変更手続きや年末調整など、紙で実施していた時期は内容確認の回覧やファイリングまで行う必要がありました。社労士さんへの共有のために郵送することもありましたが、今はSmartHRにログインしてもらうことで完結しています。

あまり目に見えないところですが、社労士さんからも好評で、効率化が進んでいると感じます。

本来やるべき仕事に注力していきたい

今後、どのような取り組みに注力していく予定ですか？

本間さん：SmartHRの活用で生まれた時間を、育児休業や従業員が知っておくべき法律に関する資料の作成などに使えるようになりました。

SmartHRの活用を通して、グループ会社の労務もさらに効率化を進めていきたいと思います。会社として生産性の高い働き方を目指しているため、より成果を出せる仕事に注力したいと思っています。

システムでできる仕事はどんどんシステムにまかせて、本来やるべき仕事に注力していきたいです。

引き続きSmartHRがご支援できるよう改善を進めてまいります。本日は貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。