「地域に根差した病院でありたい」そんな想いのもとに誕生した医療法人社団高砂会 飯田病院は、開院から60年以上にわたり、宇都宮市を拠点に地域住民の方々の健やかな生活に貢献してきました。

2025年には人口の4人に1人が75歳以上の後期高齢者数となる、いわゆる「2025年問題」を抱える昨今。超高齢社会を目前に控えた今、高齢者医療と向き合う飯田病院の役割はますます大きくなっています。

そんな時代のニーズに応えるべく、院内では業務効率の改善に着手。職員が働きやすく、持続可能な地域の医療機関であり続けるべく改善を重ねています。

今回は、業務改善の旗振り役である総務部の山本さんと上野理事長にSmartHR導入に込める想い、その後の院内の変化について伺いました。

山本さん：当院では、現場で働く約100名の職員に対して、人事・総務・財務などの各種管理業務を数名で行っている状況です。そのため、この部門における効率化は長年の課題でした。

中でも人事関連の手続きは届出業務が多いのですが、紙で業務を行うことで費用・時間の両面で大きなコストが生じており、他の管理業務を圧迫していました。

上野理事長：医療機関の本分は、患者さんに最善の医療を届け、日々の生活に寄り添うことです。経営者視点から申しますと、医療技術の向上を求め最新鋭の医療システムや機器への投資には積極的でも、管理業務への投資に意識が向かない医療機関は多いと思います。

管理業務は少数スタッフの属人的な対応と彼らのマンパワーに依存しがちです。その結果、一般企業では当たり前のようなITツールの導入も進んでいないのが現状ではないでしょうか。

私も一医師として、最新鋭の医療機器への投資に興味が向く一方で、理事長という病院経営を預かる身としては全体最適を求める必要があります。その点では、煩雑な紙の手続きが多い人事関連の業務に“メス”を入れるのは必然でした。

山本さん：管理業務を行う身としては、なんといっても社会保険や雇用保険の書類作成が電子申請で行えることが魅力でした。

紙の書類を作成し、その書類を携えて社会保険事務所等の窓口に出向く、その時間と費用のコストは100名規模の当院にとっては看過できない問題です。電子申請による業務の効率化を実現するSmartHRはうってつけの解決策でした。

給与明細、ペーパーレス年末調整、マイナンバー管理等の取り組みもSmartHRで始めております。多岐にわたる人事業務において、“紙から電子”を実現し、業務効率化に取り組んでいます。

山本さん：人事に限らず、組織において何かを変える際は一定の負の感情が生まれるものだと考えます。それは今回の取り組みでも同様です。

さらに病院は、一般企業と比べて管理業務に対するIT化が遅れています。例えば、職員一人ひとりに対して、メールアドレスを付与しているわけではありません。

電子化に際して、全職員に個人アカウントを設定してもらい浸透させるには時間がかかりましたし、取り組みを理解してもらうのに労力がかかったこともまた事実です。

山本さん：相互理解と対話に尽きるかと思います。職員のミッションは患者さんに最善の医療をお届けすることです。一方で病院を継続していくには、人事などの管理業務の効率化は避けて通れません。その効率化が結果として患者さんの医療水準につながるということを職員に根気強く伝えて理解を得ています。

また、電子化により職員の恩恵や負担が軽減されること、例えばweb帳票の簡便さや書類入手のリードタイムが軽減されることも、あわせて伝えています。

上野理事長：導入による主な変化としては、3点挙げられます。

1つ目は、人事関連手続きのステータスが一元管理され、把握が容易になった点です。管理する立場としては、申請の進捗状況がウェブで一覧化される点がとても助かっています。

これまでは、何を確認するにも棚から該当ファイルを探し出し書類を見つける必要がありました。しかし、現在は病院にいなくても自分のパソコンから確認することができますので、大いに効率化が図れています。

2つ目は、潜在的な個人情報流出のリスクが減った点です。紙で申請を行っていたときは、書類を抱えて窓口へ申請に行き、その後は病院で管理・保管をしていました。

取り扱いに細心の注意を払うとはいえ、個人情報を持ち出すとなれば、情報漏えいのリスクがゼロではありません。

その点、安全なクラウド管理は紙の運搬・管理の必要がない分、情報漏えいのリスク低減の面でも恩恵を感じています。

3つ目は、 山本をはじめ管理サイドから新たに業務改善の提案が増えたことです。

SmartHRを導入し、まだ間もないことから具体的な数値をお伝えすることは難しいですが、山本からは別領域の業務効率化のプランを出してもらっています。これも煩雑なペーパーワークの工数削減の効果と考えています。

また、彼自身も以前と比べて顔色がよくなり、いきいきと仕事をしているなと感じる瞬間が増えています。

山本さん：SmartHRが導入されたことで、職員には病院全体が変化し始めていることを実感してもらいたいと思っています。実際に、特に若い世代からはこういった取り組みに対してポジティブな反応が多く寄せられています。

今後は、多くの職員に利便性の向上を実感してもらい業務へのモチベーション向上につなげていきたいですね。

山本さん：まずは、より良い飯田病院を作るために「やらなければいけないこと」から「よりよくしていくために必要なこと」へ時間配分を見直していきたいですね。

そのために、組織として最低限やらなければならない業務については可能な限り人手をかけずにITの力を借りて行う体制を構築し、効率化を図っていきたいと思っています。

今回創出した時間については、ブランディングやPRに使いたいですね。具体的にはHPや採用媒体等での情報発信を強化したいと考えています。

今後は採用がより困難な時代になると言われています。人材獲得の面でも有利にはたらくよう、飯田病院の認知向上、魅力的な病院づくりに取り組んで参ります。

山本さん：同業の方々の中には、ITに疎い方を相当数抱え対応に苦慮することもあるかと思います。

ですが、根気強く現場の理解を得ながら便利なツールを導入することで、新しい機運を生み出し、組織をより良い方向へ進められると信じています。

時代の変化に取り残されないよう、将来を見据えて今からしかるべき手を打つことが必要なのではないでしょうか。

上野理事長：医療機関の永続性という観点で管理業務の効率化は避けられません。病院淘汰のうねりの中でも「選ばれる病院」を目指し、健全な病院経営を続けるべきだと考えています。

そのためには、我々が今まで距離をおいていたITツールを積極的に導入し、浸透させていくほかありません。

同じ課題を抱える医療機関の一か所でも多くが、将来を見据えて変化を受け入れていくことを願ってやみません。この「自己変容」こそが、不確実な将来に対する唯一の生存路線です。