こんにちは。 SmartHR マーケティンググループの廣嶋です。年末調整機能をご活用いただいている企業さまへ、導入に至った背景やご活用方法を伺うインタビュー企画。今回は、全国40店舗以上のガソリンスタンドを運営している株式会社ダイヤ昭石さまです。年末調整でSmartHRをご利用いただいた従業員の方にも詳しくお話を伺いました。

日高さん：導入前までは年末調整を基本的に紙で申請していました。つらかったのは、全国42店舗で働く約600名分の書類を一枚ずつチェックすることでした。

アルバイトの方の不備があったときには、必ず店長が問い合わせ対応をしていたので、現場が混乱することもありました。そこから店長と人事総務とアルバイトの方との伝言ゲームのようなやりとりが発生し、最終的な回答を得られるまで最長で5日程度かかることもありました。

白井さん：5日に1回しか出勤しないアルバイトの方もいらっしゃるので、間違っていても次のレスポンスまでに時間がかかり、私たちの作業も遅れがちになってしまいます。そこに難点がありました。

日高さん：一番は、不備がすごく少なくなったことです。従来は「申請用紙に何を書いていいのかよくわからない」という問い合わせや不備が続出していました。これまでは一店舗当たり、5件くらいの問い合わせがあったのですが、導入後は1店舗に1件程度に減りました。

日高さん：SmartHRで年末調整を実施する説明会を2回実施しました。さらに説明会の内容も録画して社内で公開しました。また説明会ではダミー従業員を作って、最初から最後までSmartHRで年末調整をどうやるのかを実際に映し出しながら説明するなど、わかりやすく申請していただけるように工夫しました。

白井さん：動画をmp4で社内スケジューラーにアップロードして、全員が閲覧できることを周知しました。

白井さん

人事担当として各店舗の声を集めるために定期的に訪問しているのですが、直近に訪問したいくつかの店舗で、「かなり効率化できて大変助かった」という声を聞けたので、導入してよかったなと思っています。

店長が記入方法を説明しなくて済んだため、店長が本来やるべき業務に集中できたのも大きかったですね。

内海さん：私はダイヤ昭石への転職前から労務の仕事をしていたので、従業員の方からいただく質問も想定できたのですが、SmartHRを導入したことで「どこに何を書けばよいかわからない」という質問がぐっと減ったと感じています。

アンケート形式になったことで、労務担当はわかっていても、従業員はわからない一般的な質問が、わかりやすくなったのかなというのが率直な感想です。

日高さん：アンケートも一問一答形式なので、紙で実施していたときにあった「そもそも書き方がよくわからない」という質問はほとんどなくなり、店長が答えられるレベルの質問だけになったという声は聞いています。

白井さん：たとえば、保険料控除申告書の生命保険料控除の記入欄は小さくて記入が大変ですが、SmartHRであれば手書きで記入することもないので、利便性が高かったと感じています。

申告する従業員の方の目線でいうと、SmartHRは圧倒的にユーザーインターフェイスがいいと思っています。デザインも含めてよく考えられているので、流れに無理がなく、人の認知に沿っている。アンケート形式なので、さらにわかりやすくなっていると感じています。

日高さん：端末をお持ちでない方には、会社のパソコンを使ってくださいとアナウンスしました。各店舗に2台は設置しているので、就業時間内に申請してもらう運用にしました。就業中にわからないことを人事に問い合わせた従業員の方もいらっしゃったので、問い合わせ対応もスムーズにできました。

​白井さん：年配の従業員の方も少なくありませんし、新しいウェブサービスを使いこなすのは、人により得手不得手もあると感じているので、フォローに関しては、もっと工夫していきたいですね。

内海さん：たとえば、控除対象となる扶養親族は、所得額を入力する必要がありますが、従業員の方は収入を入力することも少なくありません。

SmartHRなら入力する金額が何なのかがはっきりわかるので、労務担当の私たちから「記入している金額は収入ですか、所得ですか」と尋ねなくて済んだのは本当に助かりました。

日高さん：これまでは12月の1か月間、派遣社員の方を一名フルタイムで雇用して手伝ってもらっていました。SmartHRを導入してからは派遣さんなしで、残業時間も昨年より少なく年末調整を終えることができました。

内海さん：紙で申請していたときは、どの従業員の方の申請が完了しているのかなど、進捗管理が難しかったのですが、SmartHRの管理画面からデータを見れば、「この人はもう返ってきている。この人はまだ回答中」とはっきりわかるので、進捗を管理しやすかったですね。

白井さん：年末調整時期の作業スピードも圧倒的に早くなり、終了するまで半月くらい早めることができたと感じています。

日高さん：今までは各店舗から回収した申請用紙を一枚ずつチェックして、不備や疑問がある項目全部に付箋を付けて、問い合わせの内容を書いていました。問い合わせをしている間にまた別の店舗からの申請用紙をチェックするフローで、3名で2,400枚の用紙をチェックしていました。

それ以外にも、従業員の個人情報を別の給与計算ソフトに手作業で入力していたのですが、今回はSmartHRのデータをCSVで給与計算ソフトにアップロードできたので、ミスも工数も大幅に削減できました。

​内海さん：従業員の方に還元する税金の額も変わってくるので、手入力だとミスしているかもしれない不安もあります。ダブルチェックしていても、膨大な量になると、チェックもよくやってるのか、やってないのかわからなくなり、プレッシャーがありました。

初めてのSmartHRでの年末調整業務を経て、次年度以降に改善したいとお考えの部分はありますか。

​日高さん：去年の年末調整では、住宅控除がまったくわからない方も多かったので、私たちが入力してしまいました。ヒントやマニュアルを整備して、入力は従業員で完結できるような運用にして、本当の意味でのペーパーレスを実現したいですね。

栗山：毎年、扶養控除申告書は記入していますが、年に1回だけなので、どこに何を記入すればよいかを覚えていないんです。今までは、用紙と記入例を見比べながら自分で記入していましたが、記入欄が小さいうえに、どこに何を記入すればよいのかを理解するのも大変でした。

今回初めてウェブで年末調整を申告しましたが、入力時の質問内容も専門用語ばかりの堅い単語ではなかったので、わかりやすく簡単に回答できました。

なによりも、スマートフォンから簡単に入力できたので、申告用紙に記入するよりも時間もかかりませんでした。1問1答のアンケート形式で、初めて年末調整を申請する方でも進められるのも魅力です。

これまで年末調整は「税金が還付されるための面倒くさい作業」程度の認識しかなかったのですが、自分のこととして捉えるようになりましたね。