日本最大級のクラウドソーシングサービスを提供する株式会社クラウドワークスは、2011年11月に創業し、わずか3年と1ヶ月後の2014年12月にマザーズ上場を果たした急成長中のベンチャー企業です。

「“働く”を通して人々に笑顔を」をミッションに、企業と個人がオンライン上で直接繋がり、仕事を受発注できるサービスとして日本中で新しい働き方を生み出しています。

急成長するクラウドワークスでは採用活動も盛んに行われ、新入社員は年間100名を超え、多い時では31名が同時に入社してくることもあったといいます。

今回は、多忙を極める労務の現場にSmartHRを導入したことでどのような変化があったのか、労務を担当する居村さんとCFOの佐々木さんにお話をうかがいました。

居村さん：従業員は全体で200人、正社員だけでも100人を超えています（※2016年9月現在）。ここ1年間で100人ほど増えてほぼ倍になりました。

体制はコーポレート部門の中にある人事グループが労務を担当しています。労務は2名で行っていますが、1名は経理と兼任です。

居村さん：本当に大変でした。しかも当時はすべて紙で入社手続きや交通費の管理をしていて、入社時に新入社員からもらった個人情報を見ながら、入社に必要な書類を手書きによって作成していました。一時期は入社してくる人のペースに仕事が追いついていない状態が続いていましたね。

村さん：以前、31名が同じタイミングで入社することがあったのですが、ほんっとに大変でした。ほんっとに……（笑）。

佐々木さん：冗談じゃなく「ペンだこ」ができるくらい書いてたよね（笑）。

それだけの人数となると、欲しい情報がスムーズに集まらないことも多そうですが……。

居村さん：……集めます（笑）。どうにかしてでも集めないと始まらないので、入社時に必要な情報の記入を何度も促したり、内容にミスも多いので地道に修正してもらっていました。本当に骨の折れる作業でした。

居村さん：当初からかなり活用しています。「本人入力」機能が最高です。

メールで個人情報の入力を依頼するだけで簡単に情報が揃いますし、SmartHRの入力欄の設計上、情報の間違いがほとんどない状態で勝手に新入社員の情報が集まるのが良いですね。誤りのない情報が集まるので、人事データベースとしても活用しています。

もちろん電子申請も活用しているので、全体で考えると労務にかかる時間は3分の1以下になりました。手書きも無くなって「ペンだこ」もなくなりました（笑）。

佐々木さん：実は当初、マイナンバーの収集と管理を行う前提でSmartHRを導入しました。

しかし先ほどもお伝えしたように、従業員情報の管理に取られる時間や紙に記入する手間の問題もSmartHRで解決できたので、マイナンバーの管理だけではなく、他の多くの機能を活用しています。

居村さん：他にも2要素認証やIPアドレス制限もあり、セキュリティがしっかりしていたのでスムーズに導入できました。最近では権限管理も細かく設定できるようになって安心して使っています。

居村さん：「入社の手続き」と「退社の手続き」、「扶養の追加」が多いですね。入社時には従業員自身で情報を入力してもらっていますし、扶養追加の申請も本人にしてもらっているので、かなり楽に処理することができています。

あと、今は手書きですが、今後は離職票も電子申請する予定です。賃金台帳を元に自動計算されるので便利ですよね。

居村さん：給与明細のメール配布機能を使い始めたところ、社員がかなり喜んでいます。「IT企業なのになぜ紙なの」と言われていたので（笑）。

佐々木さん：経費削減にもなりますしね。しかも、これまではアウトソーシング先から送られてくる200枚以上の給与明細用紙を手で配っていましたが、これがかなりの手間でした。

給与明細は机の上に放置することもできないので、各部長などがメンバーに配っていましたが、配る作業にトータルで半日以上はかかっていたと思います。今思うとかなり無駄な作業でした。これが全てなくなったことは会社にとってかなり良いことだと思います。

居村さん：少し話はそれるのですが、7月から「副業の自由化」、「リモートワークの自由化」、「フレックスタイム制度の開始」などをパッケージ化した人事制度「ハタカク！」を開始しました。

これもSmartHRを導入したことで生まれた時間があったから開始することができましたし、導入の旗振り役を担えたのだと思います。

※ 役員もリモートワーク？ 社員6割の生産性が向上したクラウドワークスの新しい人事制度「ハタカク！」とは

佐々木さん：以前からフレックス制度の導入を希望する声やリモートワークを行いたいという声はありましたが、セキュリティや労働時間、コミュニケーションの希薄化などの課題も多く、なかなか実行することができませんでした。

今回、居村がいろいろと進めてくれましたが、間違いなくSmartHRを導入したことで生まれた時間があったから開始することができた制度だと思います。アンケートの結果、60%の社員の生産性が向上していることも分かりました。

居村さん：氏名変更の手続きができたら嬉しいですね。

居村さん：それは嬉しいです！ 他には随時改定の電子申請と、年末調整が行えたら最高ですね。

居村さん：期待しています。結構前から使っていますが、速いスピードでどんどんアップデートされているので今後にも超期待しています。なので要望はあっても不満はないですね。すみません、あまり参考にならず（笑）。

居村さん：先ほどもお話しましたが、格段に労務が効率化できた点です。もうクラウドワークスのインフラと言っても過言じゃないです。チャットサポートが充実しているのも良いですね。わからないことがその場で解決できるのでよく使っています。

※1「従業員の氏名変更」が可能になりました。（2020年12月現在）
※2「年末調整機能」をご利用いただけるようになりました。（2020年12月現在）

佐々木さん：全くありませんでした。マイナンバー管理や人事データベースなど、求めている機能が揃っていましたし、利用料金も良心的ですよね。

今となってはそれ以外の機能も含めてなくてはならないツールになっているので、導入して正解だったと思っています。

佐々木さん：細かな機能は使いませんが、従業員情報を見ることは結構ありますし、かなり使いやすいと思っています。

かなりの頻度でアップデートされているのも知っていますし、改善や新機能追加までの速さを見ていると、サービスとして信頼できますよね。なかなか改善されずに放置されているサービスってストレスですし、不信感があるので。

居村さん：期待を込めて7でお願いします。

居村さん：やはり年末調整と随時改定が対応したらですね……！ そしたら満点です。

※3「年末調整機能」をご利用いただけるようになりました。（2020年12月現在）