【バックオフィスを疲弊させる『名もなき業務』実態調査】 労務担当者の約半数が「1日3回以上」の業務中断を経験。従業員とのやり取り・確認・督促で生まれる「見えない非効率」

　近年、多くの企業において人事労務領域のDXが加速し、手続きのペーパーレス化やクラウド化が標準となりつつあります。しかし、実務の現場では、システム導入後も依然として管理部門の業務負荷が軽減されないという課題が散見されます。その要因の一つとして注目されているのが、正式な業務として定義されにくい「従業員とのやり取り」や「周知・督促」といった、人事労務における『名もなき業務』の存在です。

　特に、労働人口の減少に伴う生産性向上が喫緊の課題となるなか、年末調整などの大規模なイベント時だけでなく、日常的な申請内容の修正依頼や認識合わせ、就業規則や社内制度等従業員からの問い合わせ、さらにはPCを保有しないノンデスクワーカーへの情報伝達において、情報の「つながらなさ」が組織全体の停滞を招く要因となっています 。手続きそのものはデジタル化された一方で、その前後で発生するコミュニケーションが依然としてアナログな手法に依存していることが、管理部門と従業員双方の時間を奪う構造的な非効率を生んでいます。

　こうした現状を踏まえ、すべての従業員が自ら必要な情報にアクセスし自律的に業務を遂行できる「自走型組織」への転換に向けて、新たな社内コミュニケーションの在り方を模索すべく、人事労務における『名もなき業務』の実態と、それが組織の生産性やガバナンスに与える影響の客観的把握を目指し本調査を実施しました。

• 労務担当者の約半数が「1日3回以上」の業務中断を経験
  • 問い合わせ対応や督促などの「名もなき業務」が本来業務を分断し、生産性を低下させている実態が判明 
• 問い合わせの88%は「マニュアル等を見れば解決できた内容」 
  • 労務担当者は「調べるのが面倒」と推測、従業員の本音は「記載内容がわかりにくい」
• 繁忙期、担当者の約6割が「1日1時間以上」を従業員とのやり取りに費やす
  • 年末調整等の繁忙期には、入力作業以上に「不備確認」「修正依頼」等のやり取りが疲弊の最大要因に
• PCを持たない従業員との「伝達の壁」、69%が現場責任者へ口頭伝達・中継を依頼
  • 「伝言ゲーム」によるタイムラグやセキュリティリスクが課題、現場中間管理職に負担が集中

• 調査名：『名もなき業務』実態調査（2025年12月）
• 調査期間：2025年12月19日〜12月22日
• 調査方法：インターネット調査
• 有効回答：労務管理システムを導入済みで、従業員数51名以上の法人にお勤めの経営者・役員、会社員（20〜69歳の男女）かつ、「労務管理業務にメインで従事」、または「バックオフィス業務に従事していない従業員」かつ、社内での問い合わせを1年以内に経験したことがある方計1,790名

※構成比は小数点以下を四捨五入（合計して100%にならない場合があります）

(1) 労務担当者のうち49%の担当者が1日3回以上の業務中断を経験

　労務担当者の49%が、通常期であっても「1日3回以上」の業務中断を経験しています。この傾向は繁忙期にさらに深刻化し、中断が1日3回以上にのぼる割合は70%にまで達します。

中断を引き起こす要因の第1位は「従業員からの突発的な問い合わせ対応（88%）」であり 、次いで「未提出者への督促・リマインド（59%）」が挙げられました。

年末調整においても、労務担当者を疲弊させる要因は「提出書類の不備確認や修正依頼（67%）」という『名もなき業務』であり、「システムへのデータ入力/転記作業（29％）」「税額の計算作業（23%）」といった入力・計算作業を大きく上回る結果となっています。

(2) 問い合わせの88%は「自己解決」が可能な内容

　労務担当者が受ける問い合わせのうち、計88%が「マニュアルや規定を見ればわかる」内容でした。

この事象に対し、担当者の58%は「（従業員が自分で）調べること自体が面倒」と推測していますが、従業員は「記載内容がわかりにくい（41%）」や「マニュアルの所在がわかりにくい（31%）」といった情報の到達性・アクセシビリティ課題を理由として多くあげており、担当者の推測と従業員の本音には乖離があることが確認できます。

(3) 繁忙期には60%の労務担当者が1日1時間以上の「やり取りコスト」を費やす

　業務上のやり取り（問い合わせ・督促等）に費やす合計時間として、通常期で31%の担当者が1日1時間以上を割いています。

繁忙期になると、1日1時間以上を費やす担当者は60%まで増加します。

(4) PCを持たない従業員との「伝達の壁」、69%が現場責任者への口頭伝達・中継を依頼

　労務担当者の63%は、店舗や工場などで社用PCを持たない従業員とのやり取りを行っています。

PCを持たない従業員への伝達手段を問う設問では、主な連絡手段は「現場責任者への口頭伝達・中継依頼（69%）」が最多で 、次いで「個人の携帯電話（30%）」や「掲示板（27%）」などが続きました。

これらの手段に対し、83%の担当者が「一人とやり取りするだけでも時間と手間がかかる」課題を感じており 、さらに「本人が内容を確認・理解できたか把握できない」と感じる割合も83%に達しています。

　本調査結果から、現代の企業における人事労務DXは、手続きのペーパーレス化や入力作業の削減といった「点」の効率化には成功しているものの、その前後で発生する「従業員とのコミュニケーション」という「面」の効率化においては依然として大きな課題を残している実態が明らかになりました。特に年末調整に代表される繁忙期において、担当者を最も疲弊させる要因が計算作業そのものではなく、不備確認や督促といった「従業員とのやり取り」である点は象徴的です。社用PCを持たないノンデスクワーカーとの間では、現場責任者を介した伝言ゲームが常態化しており、これが情報のタイムラグや認識の齟齬を生む構造的なボトルネックとなっています。

　バックオフィスシステムの効果を最大化し、組織全体の生産性を抜本的に向上させるためには、作業のデジタル化に留まらない視点の転換が不可欠です。重要なのは、管理部門が「対応」するのではなく、従業員一人ひとりが自身のスマートフォン等から必要な情報にいつでもアクセスでき、疑問を自己完結できる環境を整えることです。従業員に対して情報への窓口を整備し、情報の透明性と到達性を高めることで、担当者の「名もなき業務」を削減し、さらに全従業員が本来の業務に集中できる組織環境が実現すると考えます。

　以下の特設サイトよりダウンロードいただけます。

• 資料名：人事・労務が疲弊するの正体と解消のヒント 「名もなき業務」従業員とのやり取りに潜む業務の中断を可視化する実態調査
• ダウンロードサイト：https://smarthr.jp/know-how/ebook/ebook_418-20-2/

※上記サイトよりフォームにご入力後、ダウンロードのご案内メールを送付いたします

　本調査結果を掲載・利用される場合は、情報の出典元として「SmartHR調べ（ https://smarthr.jp/release/20260407_research/  ）」と明記をお願いいたします。

　2013年1月23日設立。2015年11月にクラウド人事労務ソフト「SmartHR」を提供開始。勤怠管理・給与計算を含む労務管理をペーパーレス化し業務効率化を叶える機能にくわえ、蓄積された情報を活用し組織戦略を支援するタレントマネジメント機能を提供。さらに、外部システムとの豊富な連携や、アプリストア「SmartHR Plus」を通じて、幅広い顧客ニーズに対応したサービスを提供しています。

　SmartHRは「労働にまつわる社会課題をなくし、誰もがその人らしく働ける社会をつくる」というコーポレートミッションのもと、働くみんなが使いやすいサービスで、企業の生産性向上に貢献します。