SmartHR、新たに“従業員領域”へ参入。あらゆる業務の入口となる従業員ポータル上で、タイムリーな情報共有を実現する「お知らせ機能」を提供

〜バックオフィス担当者から従業員への情報を集約し、業務効率化・生産性向上の好循環を後押し〜

　株式会社SmartHR（本社：東京都港区、代表取締役CEO：芹澤雅人）が運営するクラウド人事労務ソフト「SmartHR（スマートエイチアール）」は、従業員の業務効率化を実現する“従業員領域”へと新たに参入し、従業員ポータルの「お知らせ機能」を2024年11月14日より提供いたします。
　「お知らせ機能」は、「SmartHR」を利用するすべてのユーザーが一番最初にアクセスするホーム画面である「従業員ポータル」上で、業務に必要な情報共有をタイムリーに行えます。「従業員ポータル」には、外部サービスへのスムーズなログインを叶える「IdP機能」や給与明細の配付・人事評価・各種労務手続きなど、さまざまな機能の窓口が集約されており、バックオフィスと従業員をつなぐフロントシステムとして情報伝達から業務効率化までを一気通貫で後押しします。

SmartHR、新たに従業員領域へ参入。タイムリーな情報共有を実現する従業員ポータルの「お知らせ機能」を提供というキャッチコピーとSmartHRロゴなどが記載されているアイキャッチ画像

■ 従業員ポータルの概要

従業員ポータルについての概要説明の図。使うほど、業務効率化・生産性向上の好循環を加速

　オウケイウェイヴ総研の「社内業務」に関する調査(※1)によると、1日の業務のうち、調べ物にかかる時間で最も多かったのが「1〜2時間未満（69.2%)」となり、年間では1人あたり150時間にも及ぶともいわれています。また、リモートワークの浸透や、業務のデジタル化を背景に、企業におけるクラウドサービスの導入数は年々増加しており、2022年の「SaaS利用実態調査レポート」(※2)では、54%の企業が11個以上のクラウドサービスを利用していると回答しています。こうした背景から、従業員は必要な情報を探す手間やログインに必要なID・パスワードの管理コストが増え、情報システム担当者においても、従業員ごとに情報を制限するアクセス管理などの業務負担が増していることがうかがえます。
　「従業員ポータル」は、「SmartHR」上で行う各種手続きや、従業員サーベイ・人事評価などのタスク、社内のお知らせ、「IdP機能」を通じた外部アプリケーションへのスムーズなログインなど、業務に必要なさまざまな情報を集約できます。社内業務にまつわるあらゆる情報が集約されることで、情報の検索・伝達、外部サービスのパスワード管理にかかる工数を削減し、従業員、人事・労務担当者、情報システム担当者の業務効率化・生産性向上に貢献します。

※1：オウケイウェイヴ総研：【社内業務に関する調査】ビジネスマンが「調べもの」に費やす時間は毎日1.6時間。6割超の人が調べものに時間を取られていると感じている結果に（2019年）
※2：メタップス【2022年版】SaaS利用実態調査レポート

■「お知らせ機能」の概要

「お知らせ機能」についての概要説明の図。しっかりと情報が届くから、問い合わせ削減にも貢献

　「お知らせ機能」は、対象者を設定して周知が必要な情報を配信できる機能です。従業員が「SmartHR」へログインすると、「従業員ポータル」上に自分宛てのお知らせが表示され、簡単に情報を受け取れます。
　お知らせの配信では、文書だけでなく画像・ファイル添付など柔軟な形式での配信が可能なほか、SmartHR上の従業員データベースを基に、配信する対象を特定の部署・役職・雇用形態などに絞って、必要な従業員のみに情報を届けることが可能です。人事・労務に関連するお知らせだけでなく、社内報や経営メッセージといったさまざまな用途で社内に向けた情報共有に活用できます。
　なお「お知らせ機能」は、「SmartHR」の「HRストラテジープラン」「人事・労務エッセンシャルプラン」「タレントマネジメントプラン」をご利用されている企業様でご利用いただけます。

　「従業員ポータル」および「お知らせ機能」の詳細は、「SmartHR」の機能や運用のヒント、活用から生まれた成果やストーリーをご紹介するSmartHR Mag.のガイド記事からもご確認いただけます。

● 業務効率化&情報発信の一元化を実現。SmartHR「従業員ポータル」

■ スマートフォン向けアプリと「お知らせ機能」の連携でより便利に

SmartHRのスマートフォン向けアプリの利用で、さらに情報と届けやすくなった事例の紹介図

　「お知らせ機能」は、SmartHRのスマートフォン向けアプリを通じて、従業員へのプッシュ・バッジ通知が可能です。これによりパート・アルバイトや契約社員など自社のメールアドレスを持っていない従業員や、業務でパソコンを利用しない従業員にもタイムリーに情報を届けることができ、情報の見逃しを防ぎます。
　スマートフォン向けアプリを利用しているお客様の一部を対象に行なった調査では、配付書類の閲覧率が約4~7％向上し、配付から閲覧までの平均日数が3.1日短縮、従業員サーベイの回答完了率が平均16%向上するなど着実な業務効率化につながっています。
　今回新たに提供する「お知らせ機能」とスマートフォン向けアプリを連携して活用することで、会社から従業員へのより円滑な情報共有が期待できます。

■ 今後の展開
　さまざまな情報が集約される「従業員ポータル」は、バックオフィスと従業員をつなぐフロントシステムとして、今後もAIの活用により従業員から人事・労務担当者への問い合わせ対応を自動化する機能や、社内資料の保存・閲覧機能、従業員ポータル上で勤怠管理等の別機能を直接利用できるウィジェット機能などの展開を検討しています。
　SmartHRは、人事・労務の業務効率化および働くすべての人の生産性を向上させる「クラウド人事労務ソフト」として、煩雑な業務の効率化を促し、従業員および管理者の双方の働きやすさを後押ししてまいります。

■ クラウド人事労務ソフト「SmartHR」について
　「SmartHR」は、労務管理クラウド6年連続シェアNo.1(※3)のクラウド人事労務ソフトです。
　採用管理の情報から内定者の雇用契約や入社手続き、年末調整などの多様な労務手続きをペーパーレス化し、データとして蓄積。さらに、「SmartHR」に溜まった従業員データを活用した「人事評価」「従業員サーベイ」「配置シミュレーション」「スキル管理」などのタレントマネジメント機能により、組織の活性化や組織変革を推進し生産性向上を支援しています。アプリストアサービス「SmartHR Plus」は勤怠や給与などのサービスと連携できるアプリケーションを展開し、個社ごとのカスタマイズ性を高め、正確性や安全性の高いデータ連携を実現しています。
　「SmartHR」は、企業の生産性向上を後押しし、すべての人が働きやすい環境づくりに貢献します。
　※3 デロイトトーマツミック経済研究所「HRTechクラウド市場の実態と展望 2023年度版」労務管理クラウド市場・出荷金額（2023年度見込） https://mic-r.co.jp/mr/03030/

■ 会社概要