API非対応サービスのアカウント管理もスムーズに！SmartHR「ID管理」のブラウザ自動操作機能をご紹介

こんにちは、SmartHRのプロダクトマーケティングマネージャーの佐々木です。

この度、SmartHRの「ID管理」機能において、新たに「ブラウザ自動操作」機能を提供開始しました。

SmartHRの「ID管理」機能は、従業員データをもとに、入社・異動・退職に伴い作成・削除が必要な外部サービスのアカウントを自動検知する機能です。また同時にアカウントの保有状況の可視化も実現します。

これまでは、API連携に対応している外部サービスを中心に、アカウント管理の抜け漏れ防止と効率化を実現してきました。一方で、企業で利用される外部サービスのなかには、API連携に対応していないものも少なくありません。

今回提供する「ブラウザ自動操作」機能により、API連携に対応していない外部サービスについても、ブラウザ上のアカウント一覧画面からアカウント情報を自動で取り込み、SmartHRの「ID管理」に反映できます。これにより、API非対応のサービスも含めた、より包括的でセキュアなアカウント管理を実現します。

本記事では、「ブラウザ自動操作」機能の概要や、解決できる課題、活用メリットをご紹介します。

企業が利用するSaaSやウェブサービスは年々増えています。人事労務、勤怠、経費精算、チャット、グループウェア、学習管理など、業務ごとにさまざまなサービスを利用している企業も多いのではないでしょうか。

こうしたサービスが増えるほど、従業員の入社・異動・退職に伴うアカウント管理の負荷が高まります。

特に負荷が大きくなりやすいのが、API連携に対応していないサービスの管理です。

API連携に対応していないサービスでは、アカウント情報をCSVで出力し、必要な項目を加工・整形したうえで、アカウント管理システムに取り込むといった手作業が発生しがちです。

たとえば、以下のような業務に心当たりはないでしょうか。

これらの作業は、一つひとつは小さな作業に見えても、対象サービスが増えるほど大きな負担になります。また、手作業が多いほど、更新漏れや作業ミスが起きやすくなります。

特に退職者アカウントの削除漏れは、情報漏洩や不正アクセスなどのセキュリティリスクにつながる可能性があります。アカウント管理は、単なる事務作業ではなく、組織全体のセキュリティを守るための重要な業務です。

「ブラウザ自動操作」機能は、API連携に対応していない外部サービスのアカウント情報を、ブラウザ上の画面から自動で取得し、SmartHRの「ID管理」に反映できる機能です。

従来、API連携に対応していないサービスでは、アカウント情報をCSVで出力し、加工・取り込みを行う必要がありました。「ブラウザ自動操作」機能を活用することで、こうした手作業を減らし、API非対応サービスも含めてアカウント状況を把握しやすくなります。

取得したアカウント情報は、SmartHRの従業員データと照合できます。これにより、誰がどのサービスのアカウントを保有しているかに加え、作成・削除が必要なアカウントの有無をすばやく把握できます。

「ブラウザ自動操作」機能では、ブラウザ上でアカウント一覧画面を表示できるウェブサービスであれば、SaaS、オンプレミス、自社開発システムを問わずアカウント情報を取得し、SmartHRの「ID管理」へ反映が可能です。

これまでCSV出力・加工・取り込みに頼っていたサービスの一部を自動取得に置き換えることで、アカウントの棚卸しや更新作業の負担軽減が期待できます。

※「ブラウザ自動操作」は、一部データの取得が困難なケースや対応できない外部サービスがあります。

ブラウザ画面から情報を取り込む際は、あらかじめ取得項目の設定が必要です。

従来のRPA（Robotic Process Automation）では、管理者が「どの部分が社員番号か」「どの部分がメールアドレスか」といった取得項目を一つずつ指定する必要がありました。こうした設定には専門的な知識が求められることもあり、導入時のハードルになりやすい部分です。

「ブラウザ自動操作」機能では、AIがアカウント一覧画面の構造を解析し、メールアドレスや社員番号など、取得に必要な項目を特定・提案します。

管理者は、専門的な知見を要する設定を一から行う必要がなく、AIの提案を確認するだけで、スムーズに初期設定を進められます。

「ブラウザ自動操作」機能で取得したアカウント情報は、SmartHRの従業員データと照合できます。

たとえば、SmartHRではすでに退職済みの従業員が、外部サービスではまだアカウントが残ってしまっている場合、削除が必要なアカウントとして把握しやすくなります。

また、入社済みの従業員に必要なアカウントが作成されていない場合も、作成が必要なアカウントとして把握できます。

これにより、誰がどのサービスのアカウントを持っているのかを可視化することに加え、作成・削除が必要なアカウントを自動で検知し、対応の抜け漏れを防止します。

名古屋を中心に全国で飲食店を展開する株式会社かぶらやグループ様では、これまでAPI非対応のウェブサービスごとに、CSVの作成・加工・取り込みを手作業で行っていました。

そのため、1サービスあたり最大10分程度の作業時間が発生しており、対象サービスが増える度に、確認や更新にかかる負担も大きくなっていました。

今回、「ブラウザ自動操作」機能を活用した結果、1サービスあたりの作業時間は最短1分で完了し、最大90%の業務効率化につながりました。

アカウント管理業務がスムーズになったことで、情報の更新頻度を高めやすくなり、退職者アカウントの削除漏れなどを防ぐ運用体制づくりにもつながっています。

アカウント管理では、従業員の入社・異動・退職といった人事イベントにあわせて、必要なアカウントを作成し、不要になったアカウントを削除することが重要です。

そのためには、最新の従業員情報と、各サービスのアカウント保有状況を正しく突き合わせる必要があります。

SmartHRの「ID管理」は、SmartHRに蓄積された従業員データを起点に、外部サービスアカウントの保有状況や、作成・削除が必要なアカウントの把握を支援します。

今回の「ブラウザ自動操作」機能により、API連携に対応していないサービスについても、アカウント情報を取得・可視化できる範囲が広がりました。

これまで手作業や属人的な確認に頼っていたアカウント管理を、より効率的でセキュアな運用へ近づけることができます。

今後もSmartHRは、従業員データベースを起点に、情報システム部門の業務負荷軽減と、組織全体のセキュリティ強化を支援してまいります。