従業員データ活用で情報共有が変わる！「情報システム担当者権限」をご紹介

こんにちは。SmartHRのプロダクトマーケティングマネージャーの古川です。

この度、SmartHRでは新たに「情報システム担当者権限」をシステム標準権限としてリリースしました。
これまでもカスタム権限により業務内容に合わせた柔軟な設定が可能でしたが、近年の情報システム部門向けの機能の拡充に伴い、より明確な形で権限を付与できるようになりました。

本記事では、この「情報システム担当者権限」の概要や活用メリットをご紹介します。

従業員データベースは、バックオフィス全体での活用ニーズが高く、多くの管理者が他部門から情報の抽出依頼を受けた経験があるのではないでしょうか？

なかでも情報システム部門では、入社時の初期設定や退職時のアカウント削除、資産台帳の更新といった業務において、最新の従業員情報が不可欠です。しかしながら、個人情報の取り扱い上、これまでは人事部門が仲介し、情報システム部門に必要な従業員情報を共有する必要がありました。

今回のリリースにより、センシティブな情報にアクセスしない範囲で、情報システム部門が直接SmartHRの従業員データベースにアクセスできるようになります。

これまで、情報システム部門が従業員情報を必要とする場面では、人事部門が以下のような作業を担っていました。

• 給与や家族情報など、不要な個人情報を除外して加工
• 必要な項目を抽出し、都度ファイルを編集・共有

このように、人事部門が情報を選別・整形して対応する必要があったため、都度対応の負担や、共有ミスのリスクも避けられませんでした。

今回新たに追加された「情報システム担当者権限」では、

• 閲覧範囲を業務に必要な情報に限定
• セキュリティ・ID連携など、情報システム関連の機能だけアクセス可能
• 人事情報（給与・扶養など）へのアクセス権はなし

といった設定がデフォルトで適用されており、人事部門で細かな権限設定を行わずとも、情報システム部門が直接SmartHRにアクセスして必要な情報を確認できるようになります。その結果、人事部門での情報抽出・共有対応は不要となり、業務分担の明確化・効率化につながります。

最新の従業員情報を情報システム部門が直接確認できることで、以下のような効果が期待できます。

• 入社・退社時の設定作業をSmartHRの情報に基づいて実施可能
• データの突き合わせ・確認作業が不要に
• SaaSアカウントやPC端末の棚卸作業の効率化
• 組織変更に伴う設定変更もスムーズに

何が最新で、何が変更されたのかを都度確認する手間がなくなり、SmartHRのデータベースをより広範に活用できるようになります。

SmartHRが情報システム部門向けに提供している各種機能を、一部紹介します。

SmartHRの従業員データベースと連動し、入社、退社に伴うアカウント管理業務を効率化できます。退職者アカウントの削除漏れや、SaaSアカウントの統合管理や監視などにも活用できます。

SmartHRの従業員データベースと連携しているので、退職時に自動でアクセスを停止するなど、従来のシングルサインオンサービスと比較して管理にかかる工数を削減できます。権限ごとに、アクセスルールの設定も可能になり、組織や役職ごとに利用するサービスを管理することもできます。

本記事でご紹介した情報システム担当者権限に限らず、SmartHRのカスタム権限では、従業員データベースに保有している様々な情報について、アクセスできる情報を細かく制御可能です。適切な権限設計により、バックオフィス全体の業務がスムーズになります。

バックオフィス全体が共通の最新データに基づいて業務を行うことで、部門間の連携ミスや確認作業の手間が減り、情報の精度向上や意思決定の迅速化にもつながります。結果として、全社的な生産性の底上げや、セキュリティ・コンプライアンス対応の強化につながることが期待できます。

今後もSmartHRは、各部門が共通のデータベースを軸に連携・活用できるよう、機能強化を進めてまいります。