【2023年版】プリセットレポートランキング〜活用方法も紹介！〜

※2025年7月1日に「分析レポート」機能を「人事労務レポート」機能に名称変更しました。

こんにちは、SmartHRプロダクトマーケティングマネージャーの埜村（のむら）です。

本稿では、2023年において「人事労務レポート」機能で使われたプリセットレポートランキングと、その活用方法をお伝えします。

「人事労務レポート」機能では、2023年12月現在、10個のプリセットレポートをご用意しています。

※プリセットレポートとは

人事労務レポート機能にあらかじめ設定されたレポートの雛形です。SmartHR本体のデータを同期するだけでさまざまなグラフが作成され、組織施策の課題や人事施策の成果などを可視化できます。

課題や目的に応じたプリセットレポートを選択すれば、SmartHRにたまった最新の従業員データを反映したレポートをすぐ作成できます。

今回はそのなかでも、2023年においてユーザーさまに使われる頻度の高かったプリセットレポートをランキング形式でご紹介します！ また、各レポートの活用方法もお伝えしますので、自社課題と照らし合わせながらぜひ参考にしてみてください。

組織情報レポートは会社全体の従業員数や平均年齢、部署ごとの男女比や平均勤続年数など、その名のとおり組織の情報を一覧化できるレポートです。

組織情報レポートは、組織の最新情報を社内外のさまざまな方に知ってもらいたい場合におすすめです。

採用ページ・資料に利用すれば、ひと目で最新の従業員数や平均年齢などがわかります。さらに、IR情報として社外に公表するデータや、有価証券報告書に記載する「企業の概況」に関する項目の抽出にも活用できます。

人事労務レポートには閲覧のみ可能な「閲覧者」という権限があります。組織情報レポートを従業員に閲覧者として共有すれば、従業員がいつでも最新の組織情報を参照できるようになります。

株式会社SmartHRでは採用面談・カジュアル面談に対応する従業員が多くいます。応募者から会社の情報を聞かれた際に、従業員が応募者に組織情報レポートを参照して、最新の組織情報を伝えられる仕組みができています。

採用・人員計画検討レポートでは入社人数・従業員数の推移・平均年齢・残業時間を全社・部署・雇用形態・年代別に確認できます。また、役職者の人数・比率などの把握も可能です。

従業員数や残業時間を部署・雇用別に確認する、役職者数を確認することで、短期的な採用計画を立てる際に、どの部署にどのような人材が何人必要か把握できます。

また、年代別の従業員数を確認すれば、「5年後に30代の従業員が少なくなる可能性が高く、マネージャーの減少や組織構造の歪化が懸念される。今のうちに20代を採用しよう！」など、中長期的な組織作りの検討を進められます。

離職分析レポートでは、離職率・退職者数といった離職の結果指標や、入社人数・平均勤続年数・残業時間・基本給の推移などの離職の要因になりえる数字を、部署別や雇用形態別に一覧で確認できます。

離職分析レポートは、離職の結果指標とその要因になる指標をまとめて確認できます。

離職の原因は会社によってさまざまです。離職防止のためには、自社の状況を把握し、課題を仮説立てて離職率低下に取り組むことが重要です。

「特定の部署だけ勤続年数が減っている」「勤続年数は伸びているけど基本給がほとんど上がっていない」「退職者が多い部署の残業時間が多い」など、離職分析レポート内を横断的に確認して原因を見つけてみましょう。

本稿では、2023年によく使われたプリセットレポート3つ「組織情報レポート」「採用・人員計画検討レポート」「離職分析レポート」の特徴を紹介しました。

組織状況の可視化にはぜひ人事労務レポート機能のプリセットレポートをご活用ください。

また、組織課題の解決には、多角的なデータの収集と活用が大切です。たとえば専門スキル・マネジメントスキルなどの従業員がもつスキルや、キャリアに関する情報、人事評価に関するデータ、エンゲージメントスコアなど、さまざまなデータが必要となります。

組織の課題解決のために必要なデータを簡単に収集できる機能をあわせて活用すれば、組織の解像度をさらに高められます。ぜひほかの記事もご覧ください。