ストレスチェックの回答率を上げる！SmartHR「お知らせ機能」活用術

「紙の配布や回収が大変だから、今年からウェブで実施します！」そう意気込んでストレスチェックのデジタル化に踏み切ったものの、蓋を開けてみると「思ったほど回答率が上がらない」「むしろ紙の頃より下がってしまった」そのような経験はありませんか？

厚生労働省もストレスチェック制度の導入を推進しており、効率化のためにデジタル化（ウェブ実施）を選ぶ企業は増えています。しかし、営業の現場で人事・労務担当者さまのお話を伺うと、デジタル化した途端に回答率がガクッと落ちるという、ケースによく遭遇します。

特に、店舗や工場、建設現場など「個別にパソコンや社用メールアドレスを持たない従業員」が多い企業で、この悩みは深刻です。

「メールを送りました」と言っても、普段メールを見ない従業員には届きません。結局、現場の店長や工場長に「みんなに受けるよう言って回って！」とお願いすることになり、管理職の負担も減らないまま。これでは、「何のためのデジタル化だったのか」と頭を抱えたくなってしまいますよね。

今回は、そのようなデジタル化のジレンマを解消し、誰も置き去りにしない「SmartHRのお知らせ機能」を活用した新しいストレスチェックの方法をご紹介します。

デジタル化すると回答率が落ちてしまう原因は、従業員の目の前に立ちはだかる「2つの壁」にあります。

1. 連絡が届かない（メールアドレスがない問題）
   個別にPCや社用スマホが支給されていない現場従業員の方にとって、会社からの「メール連絡」は、私たちが思う以上にハードルが高いものです。個人のメールアドレスを収集するのも管理リスクがありますし、掲示板にポスターを貼っても「自分事」として捉えてもらうのは至難の業です。
2. ログインができない（ID・パスワードの紛失問題）
   ようやく案内が届いても、次に待っているのがログインの壁です。「ストレスチェック用のIDって何だっけ？」「パスワードを忘れてしまった」 など、年に数回しか使わないシステムのIDやパスワードを覚えている人は稀です。その結果、人事・労務担当者の元には「ログインできない」という問い合わせが殺到することになります。

「連絡が届かない」「ログインができない」この2つの壁を壊すのが、SmartHRの「お知らせ機能」です。

SmartHRのお知らせ機能なら、メールアドレスを持たない従業員にも、SmartHRが提供するスマホアプリのプッシュ通知で直接情報を届けられます。

給与明細を見るために普段から使っているSmartHRの専用アプリに通知が届くため、見逃すリスクが低く、アプリのアイコンにバッジ（赤い丸）が付くため、「何か重要なお知らせが来ているな」と直感的に気づいてもらえます。

これはまさに、紙の調査票を一人ひとりに手渡していた頃の「気付きやすさ」を、デジタルで再現する「デジタルの手渡し」と言えるでしょう。

Smart相談室（※1）のストレスチェックは、SmartHRのアカウントをそのまま利用できるため、専用アカウントの作成が不要です。 またSmartHRのSSO（シングルサインオン）を活用することで、担当者・従業員の双方に以下のメリットがあります。 

• 従業員： 新しいID・パスワードを覚える必要がない
• 担当者： 「ログインができない」という問い合わせ対応の負担が大幅に減少する

（※1）株式会社SmartHRのグループ会社が提供するサービス

Smart相談室は、SmartHRの従業員データベース（DB）と直接連携しているため、退職者情報も自動で同期されます。従来のようにストレスチェックの実施直前に、CSVデータを加工する手間が不要で、DB連携によって常に最新の従業員情報に基づいた正しい配信リストが自動で用意されます。

退職者のリスト更新忘れは労務担当者にとって最もヒヤッとするポイント。「もう辞めたはずの人に案内メールが送られてしまった…」という事故は意外と多いです。DB連携なら、退職日は自動反映されるため、こうしたミスを構造的に防げることも、担当者にとってメリットと言えます。

労働基準監督署に提出が必要な、「心理的な負担の程度を把握するための検査結果等報告」の届出書類の作成と、電子申請が可能です。また、SmartHRに格納されている事業所情報を利用して書類が簡単に作成できます。
以下の図のように、紙運用で発生していた多くの工程を、デジタル化によってシンプルに短縮できます。

Smart相談室は仕事のことからプライベートのことまで、気軽に相談できる窓口を備えています。

高ストレス状態の従業員は、「産業医面談はハードルが高い」「人事や労務に相談していることを知られたくない」といった心理的な壁を感じ、一人で抱え込んでしまいがちです。こうした悩みは社内だけでは解決しづらく、結果として適切なケアが遅れてしまうケースも少なくありません。

Smart相談室で「気軽に相談できる環境」を整えることは、従業員自身のセルフケアを促す仕組み作りにもつながります。早期のケアが可能になることで、休職防止や生産性の向上といった、組織全体の健やかさにも寄与します。

SmartHRの「お知らせ機能」で直接情報届け、SSOでストレスなく回答できるようにすることで、ストレスチェックを「単なる義務」から「職場を良くするきっかけ」に変えませんか？

まずは、自社の運用でどれくらい工数が削減できるか、ぜひお気軽にご相談ください。