住民税特別徴収税額通知の電子化をSmartHRで簡単・正確に実現

こんにちは。SmartHRのプロダクトマーケティングマネージャーの小澤です。

SmartHRでは、個人住民税特別徴収税額通知書を従業員へ簡単に電子配付できる新機能をリリース予定で、2026年の配付時期にはご利用いただけるようになります。

この機能により、毎年5月から6月頃に労務担当者が抱える紙での配付業務の負担が軽減され、手間なく正確な配付を実現します。

従業員の住民税を会社が給与から天引き（特別徴収）し、自治体に納付する額を通知するための書類です。毎年5月頃に各自治体から企業に対して送付され、担当者はこの通知書を特別徴収の対象の従業員に対して届ける必要があります。

従来の紙での配付では、自治体から届く特別徴収税額通知を従業員ごとに仕分け、封入、配付する作業が必要です。従業員数が多い企業では数百〜数千枚の仕分けや、各支店・個人への郵送作業が発生します。また、住民税情報という重要な情報を含むため、仕分け中や配付途中、従業員受け取り後の紛失リスクも懸念されます。

令和6年より特別徴収税額通知書は電子データでの配付を選択できるようになりました。

しかし、電子データ形式で従業員に配付するにも以下のような課題が発生します。

• 送付相手の確認やダブルチェックなど慎重な対応が求められるため、労務担当者の負担が大きい
• 従業員側の開封手順が複雑（パスワード取得、Zipファイル解凍ツールのインストールなど）なため、従業員の手間やITリテラシーが求められる。結果的に労務担当者への問い合わせも発生しやすく、従業員も労務担当者も負担が大きい
• 従業員のメールアドレスを管理していない会社では、電子データを送付するための手段（メール、チャット、グループウェア等）の検討と、整備から始める必要がある

これらの課題により、アンケート結果によれば、約90%もの労務担当者が現在の業務に課題を感じており、紙での配付、電子配付どちらを選んでも、業務上の大きな負担となっています。

※当機能は現在開発中の機能です。正式リリース時には記載の内容や画面イメージは予告なく変更する場合がございます。

SmartHRの新機能「特別徴収税額通知管理」は、特別徴収税額通知の電子データを簡単・正確に配付できる機能です。

使い方は非常にシンプルで労務担当者、従業員どちらにも使いやすい機能になっています。

1. eLTAXからダウンロードした通知書のファイルをSmartHRにアップロード
2. エラーデータを確認の上、配付ボタン押下
3. 従業員はSmartHR上でパスワードを入力し、ファイルを開封（ZIP解凍ツール不要）

特別徴収税額通知を電子配付する場合、税額通知書（ZIP形式）と、パスワード取得URLファイル（PDF形式）をセットでそれぞれ従業員に配付する必要があります。

eLTAXからダウンロードしたZIPファイルをSmartHRにアップロードし、SmartHRに登録してある従業員に紐づけて配付できます。税額通知書ファイルに記載の「受給者番号」とSmartHRに登録されている社員番号を紐づけることで正確かつ簡単に行えます。

特別徴収税額通知書は自治体ごとに届くタイミングが異なるため、担当者は全従業員分の通知書が届いているか個別に管理する必要があります。

多くの企業では表計算ソフトなどを用いた管理をしていますが、SmartHRの「特別徴収税額通知管理」機能では、通知書の到達状況と従業員への配付状況を簡単に一覧管理できます。

これにより、通知書の配付対象となる従業員を、もれなく管理いただけます。また、ファイル未登録者や配付済みといった状況が一目で分かり、進捗管理が容易になります。

eLTAXの電子ファイル開封には、パスワード取得用PDFに記載されたURLからパスワード確認サイトを開き、取得したパスワードをZIPファイルの解凍に使うという複雑な手順が必要でした。

SmartHRの「特別徴収税額通知管理」機能では、従業員は画面上の案内URLからパスワード確認サイトを開き、取得したパスワードを入力するだけで閲覧できます。ZIP解凍ツールも不要で、簡単な手順で確認できるため、従業員からの問い合わせ削減にもつながります。

PCだけでなくスマートフォンからも確認できるため、場所や時間を選ばず、いつでもどこでも閲覧可能になり、従業員の利便性が向上します。

また、会社でメールアドレス等を管理していない従業員であってもSmartHRのアカウントさえ持っていれば誰にでも簡単・確実に通知書を届けられます。

特別徴収税額通知書の配付作業は、労務担当者にとって毎年の大きな負担となっていますが、SmartHRの「特別徴収税額通知管理」機能を導入することで、労務担当者の業務を効率化し、従業員の利便性を向上させることができます。

• 社員番号と紐づけることで簡単に配付ができ作業時間が大幅に削減されます
• 社員番号と紐づけることで手作業による仕分けミスや配付漏れを防止します
• SmartHR上でファイルの取得状況や配付状況が可視化されます
• SmartHR上で通知書を開封できるので従業員の利便性も向上します
• 従業員からの問い合わせ対応の工数が削減されます
• 紙での配付による紛失の懸念が無くなりセキュリティ向上につながります

来年度は、労務担当者と従業員双方の負担を軽減しませんか？2026年からの特別徴収税額通知書の電子配付には、2026年1月の給与支払報告書提出時に申請が必要になります。

SmartHRの「特別徴収税額通知管理」機能について、詳細はこちらからお問い合わせください。人事労務担当者と従業員双方の負担軽減をサポートします。

※当機能は現在開発中の機能です。正式リリース時には記載の内容や画面イメージは予告なく変更する場合がございます。