イベントごとに必要なタスクを即座に案内！申請にまつわる負担を大幅削減するSmartHRの「申請ナビゲーション」

SmartHRの「申請ナビゲーション」機能は、結婚・出産・転居など、イベントごとの申請業務を効率化します。従業員が社内のマニュアルを探さずとも、選択肢に回答するだけで一人ひとりに必要な申請やタスクをご案内。従業員の申請ミスの削減や、人事・労務担当者による問い合わせ対応や確認・差し戻し業務の負荷を軽減し効率化します。

本稿では、SmartHRの「申請ナビゲーション」機能が解決する課題や特長、便利なユースケースをご紹介します。

申請にまつわる業務は、人事・労務担当者と従業員の双方にとって「非効率な状態」となっており、組織全体の生産性を低下させる要因の1つになっていました。人事・労務担当者と従業員が抱える具体的な課題には、以下が挙げられます。

こうした人事・労務担当者と従業員双方にとっての「非効率な状態」を、SmartHRの「申請ナビゲーション」機能は解消します。

主なメリットは以下の3点です。

1. 従業員の身上変更における必要な申請やタスクの漏れ・ミスを大幅に削減できる
2. 結婚、出産などのイベントごとに選択肢に回答するだけで必要なタスクがすぐにわかる
3. SmartHR上での申請だけでなく、紙の書類提出や他社システムの申請も設定でき、対応タスクを一元化できる

本機能の活用により、人事・労務担当者と従業員の双方の時間的コストと心理的コストが削減され、組織全体の生産性が向上します。

従業員は「SmartHR」のホーム画面に表示されるイベントのリスト（例：結婚した 、引っ越しをした など）から、自身の状況に合った選択肢を選ぶだけで、必要なタスクが一覧表示されます。

「申請ナビゲーション」にしたがって簡単な質問に答えるだけで、実行すべき申請やタスクが一覧で表示されます。

一覧表示されたタスクはホーム画面にも表示されるため、対応漏れや申請忘れを防ぎ、たとえば慶弔金の申請漏れといった従業員の不利益を防止します。

人事・労務担当者は、従業員情報の変更申請だけではなく、「汎用申請」、手続き、SmartHR以外でのシステムの申請フォームや紙での提出など、さまざまなタスクの割り当てが可能です。

多種多様な社内ルールに柔軟に対応できるため、「SmartHR」を従業員が行なうあらゆる手続きの起点として活用いただけます。

人事・労務担当者は、従業員への案内を作成する際にゼロから設定する方法と、プリセット（※）を利用して効率的に開始する方法を選択できます。

※頻出イベントに対して、設問や選択肢があらかじめ準備されたフォーム

結婚、出産、引っ越しといった頻出のイベントは「SmartHR」上でプリセットが用意されており、AIが関連性の高い申請フォームを自動で提案。人事・労務担当者はゼロから設定を組む手間なく、自社に合った案内を構築できます。

では、実際にどのような場面で「申請ナビゲーション」機能を活用できるのか、具体的なユースケースをご紹介します。

イベント、従業員の雇用形態、さらには自社の制度にあわせて申請フォームを作成していくと、多種多様なフォームが必要になることがありませんか？

申請ナビゲーションは、例えば「結婚しました」というイベントに対して、「氏名変更」「扶養の追加」「住所変更」「通勤変更」の有無などで分岐を設定し、それぞれの申請とタスクを案内できます。

従業員はスマホアプリから申請できるため、いつでもどこでも正しく申請できます。

物品購入や社内稟議といった申請では、金額や内容によって異なる申請・承認プロセスで運用されていることもあります。

申請ナビゲーション機能では、質問の選択肢に金額や回答内容に応じて分岐を設定し、異なる承認経路を設定した申請フォームの案内が可能です。これにより、従業員が自身で「正しい申請フォームはどれか」を選択することなく、質問に回答するだけで、申請フォームが案内されるため、正しい経路での承認プロセスを実現できます。

申請には、それに伴うさまざまなタスクが発生します。

たとえば、退職の場合、「退職届」もしくは「退職願」の提出だけでなく、「貸与品の現物返却」や、「各種ITツールのアカウント削除」などの対応が必要です。

申請ナビゲーション機能では、「SmartHR外タスク」もあわせて作成できるため、従業員が質問に回答していくだけで、自身が対応するべきタスクが、SmartHRのホーム画面上に一覧化されます。従業員は画面上でタスクを完了にしていくことで、作業の抜け漏れを防止できます。

本稿では、申請にまつわる人事・労務担当者と従業員の双方が抱える課題について解説し、「申請ナビゲーション」機能がどのように課題を解決できるのかお伝えしました。

申請ナビゲーションの活用により、申請にまつわる業務をスムーズに進められ、社内全体の生産性の向上を実現できます。

「申請ナビゲーション」機能は、「SmartHR」の「従業員情報申請」機能を利用されている「HRストラテジープラン」「人事・労務エッセンシャルプラン」「タレントマネジメントプラン」をご契約中のお客さまは無償でご利用いただけます。本稿でお伝えした課題感をおもちの方は、ご利用をぜひご検討いただければと思います。