人事・労務にとどまらない！「お知らせ機能」の活用事例【SmartHRユーザーに聞いてみた】

こんにちは。SmartHRプロダクトマーケティングマネージャーの中園です。

SmartHRでは従業員への情報伝達に役立つ「お知らせ機能」を提供しています。さまざまなシーンで活用できる本機能ですが、実際にユーザー企業はどのように活用しているのでしょうか。SmartHR ユーザーコミュニティ「PARK」で「あなたの会社では、お知らせ機能をどう活用していますか？」と事例を募ったところ、多くの知見が集まりましたのでピックアップしてご紹介します。

SmartHRユーザーの導入事例やノウハウを、ぜひ日頃の業務に活かしてください。

SmartHRの「お知らせ機能」を利用すれば、すべての従業員へ一斉に情報発信できるほか、指定の雇用形態・部署・役職によって発信の出し分けもできます。お知らせが届くとSmartHRのホーム画面・スマホアプリ・メールで通知されるので、大切な情報の見逃しを防ぎます。

ユーザーの声をご紹介する前に、まずは、各部門どのような場面でSmartHRをお使いいただいているのかをご紹介します。

年末調整、従業員サーベイ、人事評価などの人事・労務部門の業務でSmartHRを利用する際に、セットでお知らせ機能を用いることで、より情報を届けやすくなります。

• 社内通知のペーパーレス化

人事異動、就業規則の改定、年末調整に関するお知らせなど、多岐にわたる全社通知・書類をデジタルで一元管理できます。これにより、印刷・配布・回収にかかるコストと手間を削減し、ペーパーレス化を推進します。

• リアルタイムな情報伝達

飲食、小売、医療福祉などの業界では、日常的にパソコンを使用しない従業員も多く、情報が届きにくい課題があります。SmartHRのスマホアプリのプッシュ通知機能を活用すれば、働く場所や時間に関係なく、従業員がリアルタイムに重要な情報を把握できるようになり、情報格差の解消をサポートします。

• 従業員エンゲージメント向上

健康診断の予約、社内イベントの告知、福利厚生の案内など、従業員の健康維持やモチベーション、エンゲージメントに直結する重要な情報も効率的に配信できます。必要な情報がスムーズに届くことで、従業員満足度の向上と、より働きやすい職場環境の実現をサポートします。

SmartHRは、人事・労務部門向けのイメージがありますが、経理担当や情報システム部門など、幅広いバックオフィス業務でもご活用いただけます。お知らせ管理機能の権限を付与すれば、人事・労務部門以外の担当者もお知らせを発信できるようになります。

• 経費精算の効率化

経費精算は、旅費・交通費や交際費など多岐にわたり、従業員の皆さまの迅速な対応が不可欠です。お知らせ機能は、ホーム画面、スマホアプリ、メールといった複数のチャネルを通じて通知を届けます。これにより、経費精算に関する確認漏れや対応忘れを防止し、経理部門と従業員双方の経費精算業務を効率化します。

• セキュリティ対策の周知・徹底

フィッシング詐欺やマルウェア感染といったサイバーリスクから会社を守るためには、全従業員への迅速かつ確実な情報伝達が不可欠です。セキュリティルールの変更、最新の脅威情報とその対応策、およびセキュリティ研修の受講依頼といった重要な情報を、漏れなく全従業員に配信・周知することで、会社のセキュリティ向上に寄与します。

店舗業や工場、医療現場などで社用スマートフォンやメールアドレスを持たない方にも、SmartHRのスマホアプリと併用することでお知らせが届けやすくなります。

• 商品陳列・POP掲示などの販促指示

新商品発売や季節のフェアに合わせた推奨陳列レイアウトの画像や動画、POPなども、お知らせ機能を使ってデジタルで配布できます。店舗のパソコンだけでなく、スマホアプリにも配信されるので、店舗スタッフはスマートフォンを見ながら効率的に店舗業務を行えます。

• 労働現場の安全管理

過去のインシデント事例や教訓を画像やPDFファイルにまとめ、現場に配信できます。これにより、多忙な現場スタッフでも朝礼などで危険箇所や作業手順を確認し、各現場で発生した危険情報をリアルタイムに共有できるので、類似事故の発生防止に寄与します。

PARKに投稿されたお知らせ機能を活用するユーザーの声を、一部抜粋してご紹介します。

この度、「お知らせ機能」の活用方法について、ユーザーコミュニティ「PARK」にて多くのご投稿をいただき、誠にありがとうございました。

「PARK」では、業務に関する悩みのご相談やSmartHRの活用方法、ちょっとした息抜きまで、SmartHRユーザーの皆さま同士で活発に交流いただいています。

少しでも興味をお持ちいただけましたら、ぜひお気軽に「PARK」にご参加ください！