“行方不明書類"の捜索から解放。従業員がスマホから気軽に申請できる体制に

SGSB株式会社 は、業務請負・人材派遣サービス、各種建設工事、リフォーム工事、倉庫賃貸などの事業を手掛ける企業です。

約300名の従業員のうち9割以上がノンデスクワーカーという同社では、各事業所にパソコンが1台程度の配置となるため、申請業務は長らく紙と社内便に頼っていました。申請によっては提出から承認まで最大1か月かかることもあり、途中で行方不明になるケースも発生。業務の締切前の時期には「今、あの申請はどうなっている？」と管理部門も現場も巻き込む“バタつき"が発生していました。

この課題を解決すべく導入されたのが、SmartHRの 「汎用申請」 です。取締役 総務管理部長 伴さん、人事部 江島さんにお話を伺いました。

伴さん： 従業員が申請をするには、表計算ソフトで用意されたフォーマットを印刷し、必要事項を記入したものを、職場での承認後、社員が事業所間の移動のついでなどに社内便として本社の人事部へ届けるという流れでした。

忙しい現場の従業員にとっては、申請のような事務作業は優先度を下げがちで、一次承認者である上長も細かい部分までチェックしきれていないケースがありました。そのため、人事部に書類が届いたタイミングで不備が見つかる度に、都度差し戻していました。

また、申請の行方がわからなくなるケースも多々ありました。 たとえば、勤怠を締める段階で、ある従業員の休暇届が人事部に届いておらず勤怠申請との齟齬があることが判明したとき、本人に問い合わせると「提出しました」と言われることがたびたびありました。そこから、承認者一人ひとりに問い合わせをしなければならず、総務管理部の負担になっていました。

伴さん： 期間としては休暇届の場合、職場での提出から総務管理部での最終承認までに最大で10日ほどかかっていました。

給与の締め日が迫ると、「なるべく早めに確認してください」と人事部から各部署の承認者へ連絡をしていますが、どうしても期限直前に現場で必要書類の所在を慌ただしく探すケースが多く、各所に手間をかけている状況でした。

伴さん： 「汎用申請」を知ったとき、「いろいろと応用を利かせて使えそう」と直感しました。 承認ルートを柔軟に設定できるので、「これなら弊社に合わせて使える」と具体的な利用イメージをもてました。

弊社の場合、「新しいツールに合わせて業務を変える」よりも、「今までの業務をベースにデジタル化していく」方がやりやすい面がありますので、柔軟に設定できる点は魅力に感じました。

江島さん： サポートの対応が非常によいなと感じたことも、決め手の1つです。いつも問い合わせへのレスポンスが早く、丁寧に答えてもらえて心強いです。

実は前職でもSmartHRを利用しており、こうしたサポート体制は社内へ上申する際も強い安心材料になりました。また、機能アップデートも頻繁に実施されているので、「こうなればもっと使いやすいのに」と思っていたことやヘルプセンターへ相談していたことが、次々と実装されていたこともありました。

総じて、SmartHRは利用者の立場になって考えられているので、担当者としては安心感があります。

伴さん： まず、申請の進捗がわかるようになったのは大きいです。SmartHR上で「申請が出ていること」が確認できるので、以前のように「申請は出しましたか？」と、現場に問い合わせる必要がなくなりました。

従業員からしても、「申請を出しているのに人事部から問い合わせがくる状況」は、不安やストレスになります。人事部としても従業員へのストレスを考慮して、本人への問い合わせを遠慮している部分がありました。その心理的な負担が減ったことは、非常に助かっています。

また、各部署の管理者からは「遠慮なく休暇届の申請が上がってくるようになった」という声を聞きました。 紙で提出する場合、「休暇をお願いします」と手渡さなければならないですが、SmartHRであればスマホアプリ上でポンと出せます。「みんな忙しいのに、ちょっと出しづらいな」といったような、コミュニケーション上の「言いづらさ」が減ったのかなと思います。当初は想定していない変化ですが、従業員の働きやすさにも貢献しているのだと気づかされました。

江島さん： 「汎用申請」の導入に際しては、「社内にはシステムに慣れていない人もいるから、かえって大変になるんじゃないの？」と不安の声がありました。

そこで、申請書類すべてを変更するのではなく、まずは「休暇届」のみの移行であることを部長会議で共有し、そして中長期での「汎用申請」による具体的な変化について説明しました。そこから各部署へと展開してもらいました。

また、総務管理部では実際に「汎用申請」を使う従業員が迷わず操作できるような資料を用意し、従業員のスムーズな「汎用申請」の現場理解につなげました。

伴さん： 引き続きSmartHRの活用を進めていき、もっとさまざまな業務をSmartHRに集約できればいいなと考えています。

最終的にはSmartHRの活用をはじめとする社内DXをさらに推進し、業務の標準化を図りたいと考えています。特定の個人に依存しない体制の構築により、担当者の負担を軽減し、組織全体での人材育成にもつなげていきたいですね。

江島さん：現状は業務によって使用するシステムがバラバラな状態がまだ残っているので、1つのマスターで済むようになれば、管理者にとっても、従業員にとってもロスがありません。

「汎用申請」も、応用を利かせて幅広く使えそうだと思っているので、期待しています。何よりも、せっかくSmartHRで人事のデータベースを構築でき始めているので、今後はそれを経営分析や人事戦略にも活用していきたいですね。