自動車業界が100年に1度の大変革期を迎えるなか、新型コロナウイルスのまん延など先行きが予想できない状態にあります。そのような状況下において、テクノエイト株式会社では業務の抜本的な見直しとデジタル化の加速が急務となっており、DX推進部門を立ち上げるなど今年度をDX元年として全社一丸となって取り組んでいます。

人事・労務に関する業務も例外ではなく、ペーパーレスと業務効率化に向けた検討が進められていました。一例として、住所変更や通勤車両の変更など、従業員自身に関する情報収集の改善があります。

従業員が自身の情報を申請・更新するためには、必要書類の引取や提出をするたびに人事部門の部屋を訪れる必要がありました。また人事部門が交代勤務に対応していないことから、手続きの完了までに日数や工数がかかることが問題でした。他にも、収集した従業員情報の一元管理ができておらず、人員構成や通勤手当の計算などの資料を作成するたびに、複数のファイルからデータを取得・加工するという工数が発生していることも問題となっていました。

「SmartHR」を利用すれば各種手続きのペーパーレス化が可能なため、業務効率化を大きく後押しします。各種手続きは、従業員のPCやスマートフォンから行えるため、従業員は勤務形態に関係なく申請が可能です。また、労務手続きを行うと自動的に「SmartHR」上の従業員データベースが更新されるため、常に最新で正しい従業員情報が蓄積されます。さらに、収集した従業員情報を活用できる組織図や分析レポートといった機能がある点も評価され、導入が決定されました。

こうした機能面の特徴だけでなく、実際の従業員情報を用いたトライアルも決め手の一つになりました。データの取り込み工数の少なさや、ヘルプセンターやチャットサポートをはじめとしたサポート体制など、運用を任せられる安心感が認められました。そのほか、「SmartHR」をすでに導入・運用している企業へのヒアリングを通じ、「SmartHR」の導入が全社的なペーパーレス化に良い影響を与えたという、副次効果が明らかになったことも導入の後押しとなりました。

今回、テレビCMでも有名な「SmartHR」を導入しました。実際に今年から年末調整の申請を行いましたが、対話形式で大変使いやすいシステムであると実感しました。今まで紙一択だった業務が、デジタル化することで工数低減に繋がり、ペーパーレスとしてSDGs活動を一歩前進させることもできました。他の人事・労務に関する業務も「SmartHR」に切り替えることで、さらなる波及効果が出ることに大変期待しています。

総合企画部 部長