株式会社エレナでは、約3,000名の入社手続き・給与明細の配付・年末調整等の労務手続きを紙で行っていました。これにより、誤記入による差し戻しや必要書類の一部提出漏れが発生し、手続き完了までに多くの時間が必要でした。また、店舗責任者が従業員から回収した書類を本社人事部に送付しており、煩雑な書類のやり取りが通常の店舗業務を圧迫し、同時に書類の取り扱いによる個人情報の漏洩リスクも抱えていました。こうしたなか同社では、組織全体で業務効率を上げるためのデジタル化と情報管理体制の改善を推進しており、労務領域においても手続きを効率化できる手段を模索していました。

「SmartHR」は、入退社手続き、給与明細の配布、年末調整、身上異動の申請等の労務手続きに必要な機能を網羅的に備えています。従業員は自らのPCやスマートフォンで、労務手続きに必要な情報の入力や配付された書類の閲覧ができます。入力された情報は店舗責任者を経由することなく直接「SmartHR」上に蓄積されるため、手続きを大幅に効率化できるとともに書類紛失等による個人情報漏洩リスクも軽減されます。また、項目に合わせた入力規則や、必須項目の設置、入力する情報についてのヒント表示機能により、必要情報の記入漏れや誤記入を防ぐため、書類の確認・管理といった管理者側の業務削減も実現します。

今回の検討では、上記の機能に加えて導入企業数の多さと、同社が今後取り組みたいと考えている人材マネジメント領域にも対応している機能の豊富さが決め手となり、導入が決定しました。

人事部門では、年間数百人に及ぶ入退社手続き、年末調整、給与明細の配付や年々増える事務処理をすべて紙媒体で行っていました。デジタル化による効率化で生産性が向上することで、従業員の皆さんがやりがいと働きやすさを感じられる職場づくりなど新たな取り組みに時間を使うことをすすめていきます。
また、店舗においては事務負担を軽減し、お客様サービスの向上のために時間を当てられるように取り組んでまいります。
SmartHR様には引き続き、環境変化に対応したサービスの提案とサポートを期待しています。

株式会社エレナ 常務取締役 管理本部長 両角 昭彦 様