生活協同組合連合会コープ東北サンネット事業連合・みやぎ生活協同組合は、8千人を超える職員の人事・労務にまつわる申請申告手続きに紙媒体を使用。人事・労務の担当部署は書類の準備・配送・回収に加え、不備の確認や問合せ対応、職員データの転記作業やシステムとの連携作業まで対応しており、業務負担の高さと、ヒューマンエラーの予防に課題を抱えていました。

課題解決に向けて、部署が担当する業務の洗い出しと社内ヒアリングを行い、「紙媒体での申請申告業務」や「給与明細の紙配布業務」など、改善すべき問題点が明らかになりました。そこで、職員の申請申告のオンライン化とペーパーレスをテーマに、クラウド人事労務ソフト導入の検討を開始しました。

複数の候補の中から、自社内での比較検討と、既にSmartHRを導入している子会社へのヒアリングを通じ、以下理由で「SmartHR」を選定しました。

（1）ペーパーレスを実現する機能
職員自身がPCやスマートフォン上で入力した人事・労務の手続きに必要な情報を、担当者がオンラインで管理できるため、紙媒体の配布・回収業務を省略することができます。

（2）機能の充実度と将来性
プラン内で使用できる機能が多く、導入・運用に過度なコストや人的リソースを掛ける必要がありません。また、機能改善の速度が早いので、将来的にさらなる運用のしやすさが期待できます。

（3）サービス連携の豊富さ
給与システムや評価システムなど、他のサービスとの連携が豊富なため、人事系システムの核として運用できます。

（4）使い勝手の良さ
画面のデザインや操作性が良く、多くの人が抵抗なくスムーズに入力できるユーザビリティは、申告申請に関する心理的負担の減少を通じた従業員満足度（ES）の向上が期待できます。

（5）「人事評価」機能
人事データベースと連動した「人事評価」機能を使用することで、職員の状態把握や、スキル育成、人事異動などの検討に必要なレポートの入力や参照が、より適切かつ容易に行える様になります。

人事・労務の業務改善に必要な項目に加え、今後のシステム展開を含めて検討し、導入を決定しました。
今後は、関連するサービスとの連携を引き続き強化していくとともに、働く人とのコミュニケーションをよりスムーズになるような支援を強めてほしいと願っています。具体的には、組織がめざすものの推進意識の強化や、各自をフォローしやすくする機能など、他にはない、働き方支援に関する機能の強化を期待します。

コープ東北サンネット事業連合
常務理事 システム部管掌 兼 物流本部長 兼 事業企画室長
河野 敏彦 様