約4.6万人の雇用契約を電子化。担当者・従業員双方の負担を軽減し、より生産性の高い環境へ

株式会社ライフコーポレーションは、パートタイマーを含めた従業員約4.6万人の雇用契約更新や各種申請手続きにおいて、以下の課題を抱えていました。

• 雇用契約書の更新について、印刷、配付、回収、整理、廃棄といった一連の作業が、担当者・従業員双方にとって大きな負担となっていた。
• 身上変更や勤怠関連など、紙による届出が多く、各事業所の担当者が書類の配付・回収に時間を取られ、作業効率の低下を招いていた。
• 従業員が各種申請を提出する際に、手続きが複数のシステムに分かれていて非効率である点。

これらの課題を解決するため、労務手続きのペーパーレス化と一元化による業務負担軽減、さらなる生産性向上を目指し、SmartHRの導入検討に至りました。

決め手となったのは、既存の仕組みを活かしながらも従業員にとっての「利便性」も担保できる点でした。

（1）外部システムとのデータ連携に優位性

SmartHRは他システムとの情報連携に優れています。システムを再構築するうえで既存の仕組みを踏襲しやすく、円滑な移行と安定稼働の担保につながると判断しました。

（2）従業員が入力しやすいフォーマットの実現が可能

システム操作に抵抗感のある従業員が多い環境において、SmartHRは高い機能性、柔軟性、汎用性を備えていました。使い勝手のよい入力フォーマットを自由度高く設計できる点に期待しました。

（3）機能の自由度が高く、自社の運用に合わせられる

既存の仕組みや業務フローを大きく変えずに、自社のニーズや慣習に合わせたカスタマイズや工夫が可能な点。導入後のスムーズな定着を見越したうえで非常に重要でした。

• 効率的な業務フローの確立
  • 先行して実施した雇用契約の更新においては、APIを利用した従業員の追加や契約更新の依頼送付をほぼ自動化しています。
• 充実したサポート体制
  • サポートの手厚さにより、必要な情報も得やすく、スムーズな初期導入を後押ししました。

今後は、年末調整、身上申請などの各種申請業務をSmartHRに順次集約していく予定です。 あらゆる労務手続きをペーパーレス化し、入口を1つに統合することで、紙の運用負荷や複数システムが混在する非効率さを解消し、次の効果を狙っています。

• 事業所管理職および担当者の業務負担の軽減
• 担当者、従業員双方における書類紛失リスクの低減
• 従業員自身が保管する書類を社外で閲覧可能に

SmartHRは機能性が高く、自社に合わせたさまざまな工夫が可能であると感じています。今後もさらなる活用を通じて、現場の負担軽減と従業員の利便性向上を図り、より生産性の高い環境の実現を目指してまいります。

株式会社ライフコーポレーション 近畿圏人事部給与厚生課 中西 信宏 様