導入3か月で年間1,000件の採用管理をペーパーレス化。即日の評価回収・面接翌日の内定を叶える

中途採用の競争が激化するなか、イオンディライトコネクト株式会社は、「面接翌日〜翌々日に内定を出す」といったスピーディな採用方針を掲げていました。しかし、現場では候補者管理から選考までを表計算ソフトと紙で運用していたため、評価シートの回収が滞り、結果として選考スピードが低下していました。

• 評価シートの回収に平均1〜2日を要し、内定通知まで1週間かかるケースも。
• 内定連絡の後ろ倒しにより、他社の内定で辞退されるケースが増加。採用機会が損失していた。

また、業務の非効率化や属人化も課題となっていました。

• 表計算ソフトで採用管理をしており、年間1,000件以上の候補者データをすべて手作業で入力していた。
• 同時編集ができず、更新漏れが発生。正確な進捗管理ができていなかった。
• 重複応募の見落とし、表記ゆれによる集計の煩雑化など、属人的な管理による業務停滞が起きていた。

  
  中途採用フローのスピード向上と管理の精度を高めるため、同社はSmartHRの採用管理を活用した効率化を推進しました。

同社は労務領域でSmartHRを活用していたため、他社の採用管理システムの新規導入と比較して、「IDやパスワードが増えない」「新しい操作を覚える負担がない」といったメリットがありました。

現場の面接官も、システムの操作をいちから覚える必要はなく、「SmartHRのなかに機能がひとつ増えただけ」という感覚で利用を開始できるため、学習コストを抑えられます。このような定着ハードルの低さも導入を後押ししました。

採用担当者側も一貫して「SmartHRで確認してください」と案内でき、システムに関する説明工数も軽減しています。その結果、面接官の利用定着もスムーズに進み、「ログインできない」といった初歩的なつまずきは一切発生しませんでした。

また、SmartHRの管理画面トップに選考評価の依頼を出せるため、面接官も気づきやすく、都度個別にリマインドしたり、評価未提出者へ催促したりする手間も大幅に軽減できました。

(1) 評価シート回収が「即日に」

評価業務はすべてオンラインで完結。面接官からは「提出が楽になった」「面接中のメモをそのまま評価として提出できるので負担が減った」と好評で、一次面接官が二次面接官の評価の連携がスムーズになりました。

その結果、面接終了と同時に評価シートを回収でき、即日稟議が可能になりました。選考スピードが劇的に改善し、面接翌日に内定通知を出せるようになるなど、採用の機会損失を防げています。

(2) 100%ペーパーレス化で業務工数を劇的に削減

従来の運用では、手入力・手書きした面接評価シートをPDF化し、ファイル名変更したうえで添付してメール送付するなど、採用稟議までに多くの手間と時間がかかっていました。

導入後は、評定シートの印刷や原本データのやりとりがなくなり、採用プロセス全体で100%ペーパーレス化が実現しました。

(3) 採用管理の正確性が向上

これまで記憶頼りだった重複応募の検知が、同じ候補者による応募の可能性があると判定できる機能により、正確に把握できるようになりました。過去の選考理由も参照でき、過去データを活用して採用の判断がしやすくなっています。また、同時編集も可能になり、リアルタイムで進捗を更新できます。

(4) 削減した時間で、新たな採用施策へ投資

工数削減によって創出した時間を活かし、特定技能人材の受け入れ準備やリファラル採用の推進など、新しい取り組みへ着手できるようになりました。採用担当が「本来取り組みたい業務」に集中できる環境が整った点も、大きな導入効果です。

ペーパーレス化により、中途採用フロー全体のスピードが向上し、候補者体験の質が高まっている実感が生まれています。

今後は、エージェントごとの採用率の算出など、これまで感覚に頼っていた領域をデータで把握し、より高度な採用活動に取り組む方針です。また、入社が決まった従業員情報をSmartHRに集約させ、採用から入社手続きまで一気通貫での効率化を目指しています。

「SmartHRはシンプルな操作性で、新しいシステムの利用に抵抗がある現場でも導入しやすいです。初期設定の負担も少なく、まずはペーパーレス化したい、一元管理を実現したい、採用管理をもっとシンプルにしたいという企業には、とくにおすすめできるサービスです。また、SmartHRのカスタマーサクセスの担当の方が丁寧にヒアリングしたうえで、こちらの要望に誠実に向き合ってくださるので、信頼できます。今後も、業務効率化とデータ活用の両面で、採用力強化を図っていきます」

イオンディライトコネクト株式会社 加賀 千尋 様